财务会计凭证生成及档案电子化管理规范

财务会计凭证及档案电子化管理规范一、适用业务场景本规范适用于企业日常财务活动中各类会计凭证的、审核、电子化存储及档案管理全流程，具体包括但不限于以下场景：日常费用核算：如员工差旅费、办公费、业务招待费等费用报销业务的凭证处理；资金往来管理：如银行存款收付、应收应付账款结算、其他往来款项清理等业务的凭证；成本费用归集：如生产领用材料、人工成本分配、制造费用分摊等成本核算相关凭证处理；财务结账与报表：月末、年末结账时，对各类损益类科目结转、利润分配等业务的凭证编制；审计与合规检查：应对内外部审计时，电子化会计凭证及档案的查询、调阅与合规性验证。二、标准化操作流程（一）原始凭证收集与审核原始凭证收集：业务经办人员根据经济业务发生情况，合法、合规取得原始凭证（如费用报销单、合同、银行回单、验收单等），保证凭证内容真实、要素齐全（包括业务发生时间、金额、涉及部门、经办人签字等）。初审与整理：部门负责人对原始凭证的合理性、真实性进行初步审核，确认无误后签字；财务人员对原始凭证的完整性（如附件是否齐全、凭证是否有涂改）、合规性（如是否符合公司费用报销制度、税务规定）进行复核，对不符合要求的凭证退回经办人补充或修正。（二）记账凭证填制凭证信息录入：财务人员根据审核无误的原始凭证，在财务系统中填制记账凭证，录入以下核心信息：凭证编号：按月连续编号，如“记-2024-10-001”；填制日期：一般为业务实际发生日期或填制当日的日期；摘要：简明扼要描述经济业务内容（如“支付11月办公室租赁费”），需清晰反映业务性质、涉及对象；会计科目：准确填写总账科目及明细科目（如“管理费用-租赁费”“银行存款-基本户”），科目编码需符合企业会计准则及财务系统设置；金额：按借贷方向分别录入金额，保证借贷方金额合计相等（“有借必有贷，借贷必相等”）；附件张数：注明所附原始凭证的张数及类型（如“附件：发票1张、银行回单1张”）。制单人签字：记账凭证填制完成后，由制单人在“制单”栏签字（电子化流程中为电子签名），保证责任可追溯。（三）凭证复核与审批专业复核：由具备复核权限的财务人员（如会计主管）对记账凭证进行全面复核，重点检查：摘要与原始凭证内容是否一致；会计科目使用是否准确，是否符合企业会计制度；金额计算是否正确，借贷方是否平衡；附件是否完整，审批手续是否齐全。审批授权：复核无误后，按权限流程提交审批：一般费用类凭证：由财务经理审批；涉及大额资金、重大成本类凭证：需财务总监及总经理审批；电子化审批流程中，审批人需在系统中完成电子审批确认，审批意见需明确（如“同意”或“退回重制”）。（四）电子化处理与归档凭证电子化：将审核审批通过的纸质原始凭证及纸质记账凭证进行扫描，扫描件需清晰、完整（保证文字、印章、签字可辨识），格式统一为PDF（每页不超过2MB，便于存储与传输）；在财务系统中关联电子凭证与原始扫描件，通过系统自动电子档案编号（如“DA202410001”），编号规则包含年份、月份、流水号。电子档案存储：按凭证类型（如“费用类”“资金类”“成本类”）、时间顺序（按年、月分类）建立电子档案目录结构，保证档案检索便捷；电子档案存储于企业指定的服务器或云存储平台，存储路径需规范（如“\财务档案\2024年\10月”）；存储时需加密设置，访问权限按岗位划分（如制单员仅可，归档员可管理，审计人员仅可查询），防止数据泄露或篡改。（五）电子档案查询与调用权限内查询：财务人员根据工作需要，在档案管理系统中通过凭证编号、日期、科目、金额等关键词查询电子档案，查询结果仅限本人工作职责范围内使用。跨部门调用：非财务部门（如审计部、法务部）需调用电子档案时，需提交书面申请（电子化流程为在线申请单），说明调用目的、档案范围及用途，经部门负责人及财务负责人审批后，由档案管理员授权查询，调用记录需留存（包括调用人、时间、用途）。外部调阅：税务机关、审计机构等外部单位调阅档案时，需持单位介绍信及有效证件，经公司分管领导审批后，由财务人员陪同查阅，查阅过程需记录存档，严禁档案外泄。三、常用模板示例模板一：记账凭证（电子化界面参考字段）凭证编号填制日期附件张数摘要总账科目明细科目借方金额贷方金额制单审核审批电子档案编号记-2024-10-0012024-10-082支付11月办公室租赁费管理费用租赁费5,000.00张*李*王*DA202410001记-2024-10-0012024-10-082支付11月办公室租赁费银行存款基本户5,000.00张*李*王*DA202410001模板二：电子档案登记表档案编号凭证编号形成日期原始凭证类型电子文件名称存储路径保管期限归档人归档日期最后查阅人最后查阅日期DA202410001记-2024-10-0012024-10-08租赁费发票、银行回单租赁费凭证_20241008.pdf\财务档案\2024年\10月10年赵*2024-10-10审计部-刘*2024-11-05四、关键管理要求（一）数据准确性保障原始凭证与记账凭证的信息需保持一致，严禁无依据填制或篡改凭证内容；凭证填制完成后，需通过财务系统“试算平衡”功能检查借贷方是否相等，保证无数据逻辑错误；电子档案扫描件需与纸质凭证原件核对，避免扫描遗漏、模糊导致信息失真。（二）权限与安全管理严格执行“不相容岗位分离”原则：制单、审核、归档、查询等岗位由不同人员担任，避免权限集中；定期更新档案系统密码，密码需包含字母、数字及特殊符号，长度不少于8位，每季度更换一次；电子档案存储服务器需定期进行病毒查杀、漏洞修复，重要档案需异地备份（如每月备份至公司分支机构服务器），防止因硬件故障、自然灾害导致数据丢失。（三）合规与期限管理会计凭证及档案的保管期限需符合《会计档案管理办法》规定（如原始凭证保管30年、记账凭证保管30年、月度财务报表保管10年等），到期销毁时需经财务负责人、分管领导审批，并编制销毁清册留存；涉及未结清债权债务、未了事项的凭证，其档案需永久保存，直至相关事项完结；电子档案需符合《电子签名法》要求，电子签名需与手写签名具有同等法律效力，审批流程中的电子签名需由本人通过数字证书或生物识别技术（如指纹、人脸）。（四）定期检查与维护每季度由档案管理员对电子档案的存储完整性、可读性进行检查，随机抽取10%-20%的档案，核对电子文件与原始凭证是否一致，扫描件是否清晰可辨；每年年末组织财务、审计部门联合开展档案管理专项检查，重点检查归档及时性、权限设置合理性、备份有效性，发觉问题及时整改并记录