公司固定资产内控制度

PAGE公司固定资产内控制度一、总则（一）制定目的为加强公司固定资产管理，确保固定资产的安全、完整，提高固定资产使用效益，保障公司正常运营，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的固定资产管理活动，包括固定资产的购置、验收、入账、使用、折旧、维护、盘点、处置等全过程。（三）基本原则1.合法性原则：固定资产管理活动必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.全面性原则：涵盖固定资产管理的各个环节，确保无遗漏。3.准确性原则：固定资产的核算、记录等应准确无误，保证财务信息真实可靠。4.效益性原则：在满足公司正常运营需求的前提下，提高固定资产使用效率，降低成本。5.制衡性原则：明确各部门职责，形成相互制约、相互监督的机制，防止舞弊行为。二、固定资产管理职责分工（一）固定资产管理部门1.财务部负责制定固定资产核算办法，准确进行固定资产账务处理，定期编制固定资产报表。参与固定资产购置、处置等决策，审核相关财务事项。监督固定资产盘点工作，对盘盈、盘亏等情况进行账务处理。2.资产管理部负责固定资产的实物管理，建立固定资产台账，详细记录固定资产的购置、使用、转移、处置等情况。组织固定资产的验收、入库、保管、维护、清查盘点等工作。提出固定资产购置、更新、报废等建议，参与相关决策。3.使用部门负责本部门固定资产的日常使用和维护，确保资产正常运行。配合资产管理部进行固定资产清查盘点工作，及时反馈资产使用情况及存在问题。根据业务需求，提出固定资产购置、调配等申请。（二）各部门职责关系1.资产管理部负责统筹协调固定资产管理工作，与财务部、使用部门密切配合，确保固定资产管理流程顺畅。2.财务部依据资产管理部提供的固定资产信息进行账务处理，对固定资产管理活动进行财务监督。3.使用部门在资产管理部指导下，做好固定资产的使用和日常维护工作，并及时向资产管理部反馈资产动态。三、固定资产购置与验收（一）购置计划1.使用部门根据业务发展需要，提前编制固定资产购置计划，详细说明购置资产的名称、规格型号、数量、用途、预计金额等。2.购置计划应经部门负责人审核后，提交资产管理部汇总。资产管理部结合公司实际情况，对各部门购置计划进行综合平衡，提出调整建议，报公司管理层审批。3.经批准的购置计划作为固定资产采购的依据，资产管理部按照计划组织实施采购工作。（二）采购流程1.资产管理部根据批准的购置计划，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、单一来源采购等。2.对于招标采购，应按照相关法律法规和公司规定，编制招标文件，组织开标、评标等活动，确定中标供应商。3.签订采购合同前，资产管理部应会同财务部等相关部门对合同条款进行审核，确保合同内容符合公司利益和法律法规要求。合同中应明确资产的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。4.采购合同签订后，资产管理部负责跟踪合同执行情况，确保供应商按时交货，并组织相关人员进行验收。（三）验收管理1.固定资产到货后，资产管理部应及时组织使用部门、技术人员等相关人员进行验收。验收内容包括资产的数量、规格型号、质量、技术性能等是否符合合同要求。2.验收合格的固定资产，由资产管理部填写验收报告，相关人员签字确认后，办理入库手续。验收不合格的固定资产，应及时与供应商协商解决，如退货、换货或要求供应商承担相应责任。3.对于大型、复杂的固定资产，可邀请专业机构或专家进行验收，确保验收结果准确可靠。四、固定资产入账与折旧（一）入账管理1.财务部依据验收报告、采购发票等相关凭证，按照国家会计准则和公司财务制度的规定，及时进行固定资产入账处理。2.固定资产入账时，应准确记录资产的名称、规格型号、数量、购置日期、购置金额、使用部门等信息，确保账务信息与实物信息一致。3.对于自建、接受捐赠等方式取得的固定资产参照上述流程进行入账处理，确保入账价值准确合理。（二）折旧政策1.公司根据固定资产的性质和使用情况，合理确定固定资产折旧方法和折旧年限。折旧方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。2.财务部按照确定的折旧政策，每月计提固定资产折旧，并进行账务处理。折旧计提应遵循一贯性原则，确保财务数据的准确性和可比性。五、固定资产使用与维护（一）使用管理1.使用部门应按照固定资产使用说明书及操作规程，正确使用固定资产，不得违规操作。2.建立固定资产使用登记制度，使用人员应在使用记录上签字，记录资产的使用时间、使用情况等信息。3.对于多人共用的固定资产，应明确使用责任人，确保资产使用安全、高效。（二）维护管理1.资产管理部制定固定资产维护计划，定期组织对固定资产进行维护保养，确保资产性能良好。2.使用部门发现固定资产出现故障或损坏时，应及时通知资产管理部，由资产管理部安排维修人员进行维修。3.维修费用按照公司相关规定进行审批和报销，对于大额维修费用，应进行专项评估和决策。4.建立固定资产维护档案，记录每次维护的时间、内容、维修人员等信息，为后续维护和管理提供参考。六、固定资产盘点（一）盘点计划1.资产管理部每年制定固定资产盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等。盘点范围应涵盖公司所有固定资产。2.盘点时间一般安排在年末结账前，确保盘点结果能够及时反映在年度财务报表中。3.盘点人员包括资产管理部人员、使用部门人员及财务部人员等，明确各人员职责，确保盘点工作顺利进行。（二）盘点实施1.盘点人员按照盘点计划，对固定资产进行逐一清查，核对资产的数量、规格型号、存放地点等信息是否与固定资产台账一致。2.对于盘盈、盘亏的固定资产，应详细记录其名称、数量、账面价值、盘盈或盘亏原因等情况，并填写固定资产盘点表。3.在盘点过程中，如发现固定资产存在损坏、丢失等情况，应查明原因，追究相关责任人的责任。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，资产管理部应及时编制固定资产盘点报告，汇总盘点结果，分析盘盈、盘亏原因。2.对于盘盈的固定资产，经公司管理层批准后，按照规定进行入账处理。对于盘亏的固定资产，应查明责任，根据公司规定进行相应处理，如追究责任人赔偿责任、进行账务核销等。3.财务部根据盘点报告，对固定资产账务进行调整，确保账实相符。七、固定资产处置（一）处置申请1.使用部门或资产管理部根据固定资产的使用状况、技术性能等因素，提出固定资产处置申请，说明处置资产的名称、规格型号、数量、账面价值、处置原因等。2.处置申请应经部门负责人审核后，提交资产管理部。资产管理部会同财务部等相关部门对处置申请进行评估，提出处置建议，报公司管理层审批。（二）处置方式1.固定资产处置方式包括出售、报废、捐赠等。对于出售的固定资产，应按照相关规定进行评估定价，通过公开交易等方式进行处置，确保处置价格合理。2.对于报废的固定资产，应组织技术人员进行鉴定，确认资产已无法正常使用且无维修价值后，方可进行报废处理。3.捐赠固定资产应符合公司相关规定和社会公益要求，办理相关手续，确保捐赠资产的合法合规。（三）处置程序1.经批准的固定资产处置申请，由资产管理部负责组织实施处置工作。对于出售的固定资产，应签订出售合同，办理资产交接手续，收取处置款项。2.对于报废的固定资产，应按照规定进行报废清理，确保资产妥善处理。3.财务部依据处置相关凭证，及时进行账务处理，核销固定资产账面价值。八、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对固定资产管理情况进行审计监督，检查固定资产管理制度的执行情况、账务处理的准确性、资产的安全性等。2.审计部门应根据审计结果提出审计意见和建议，督促相关部门整改存在的问题，完善固定资产管理流程。（二）日常监督检查1.资产管理部定期对固定资产使用部门的资产使用和维护情况进行检查，确保资产正常运行，使用部门按规定使用和维护资产。2.财务部定期对固定资产账务处理进行核对检查，确保账务记录准确无误，账