内控制度采购流程

PAGE内控制度采购流程一、总则（一）目的本采购流程内控制度旨在规范公司采购活动，确保采购过程的合规性、透明性和高效性，保障公司利益，提高采购质量，降低采购成本，促进公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等各类物资及服务的采购行为。（三）基本原则1.合规性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.透明性原则采购过程应公开、公正、透明，避免暗箱操作，保障所有利益相关方的知情权和监督权。3.效益性原则在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.职责分离原则明确采购、审批、执行、验收等各环节的职责，实行不相容岗位相互分离，防止权力集中和舞弊行为的发生。二、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门申请各使用部门根据业务需要，填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，确认申请内容与部门业务需求相符，签字批准后提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门汇总采购部门收到各使用部门提交的采购申请单后，进行汇总整理，分析采购需求的紧迫性和重要性，制定采购计划。2.采购计划审核采购计划需提交至采购部门负责人审核，审核内容包括采购数量的合理性、采购时间的安排、采购预算的控制等。审核通过后，采购计划进入执行阶段。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门根据采购计划，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商名录。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面的情况，确定入围供应商名单。2.供应商评估定期对入围供应商进行评估，评估内容包括交货及时性、产品质量稳定性、售后服务水平、价格变动情况等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。3.供应商选择在采购项目实施前，采购人员根据采购需求和供应商评估情况，从入围供应商中选择合适的供应商进行采购谈判。选择供应商时应综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足公司采购需求，并提供优质的产品和服务。（四）采购合同签订1.采购谈判采购人员与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，达成一致意见后形成采购合同草案。2.合同审核采购合同草案提交至公司法务部门和相关业务部门进行审核审查。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，确保合同条款符合法律法规要求；相关业务部门根据自身职责，审核合同条款是否满足业务需求，是否存在风险漏洞等。审核通过后，采购人员根据审核意见对合同草案进行修改完善，形成正式采购合同。3.合同签订正式采购合同经双方授权代表签字盖章后生效。采购人员负责将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门按照合同要求履行职责。（五）采购执行与跟踪1.采购订单下达采购人员根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。采购订单应编号管理，以便于跟踪和查询。2.供应商发货跟踪采购人员定期与供应商沟通，跟踪采购订单的执行情况，了解供应商的发货进度、预计到货时间等信息。如发现供应商存在交货延迟等问题，应及时与供应商协商解决，并向相关部门反馈。3.到货验收采购物资或服务到货前，仓库管理部门应根据采购合同和采购订单的要求，做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。物资到货后，验收人员按照验收标准对物资的数量、质量、规格等进行严格验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施处理。（六）采购付款1.付款申请采购业务完成后，采购人员根据采购合同和验收情况，填写付款申请单，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息，并提交至财务部门审核。2.财务审核财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。审核通过后，财务部门按照公司资金支付流程办理付款手续。3.付款方式公司采购付款方式主要包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。具体付款方式应根据采购合同约定和公司资金状况进行选择，确保付款安全、便捷、高效。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购过程中可能面临的风险包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险、法律风险等。采购部门应定期组织相关人员对采购风险进行识别，分析风险产生的原因和可能导致的后果。2.风险评估采用定性与定量相结合的方法，对识别出的采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并在采购合同中明确违约责任和赔偿条款。建立供应商信用档案，定期对供应商进行信用评估，及时发现和预警供应商违约风险。对于出现违约行为的供应商，应按照合同约定追究其责任，并采取相应的补救措施，如更换供应商、调整采购计划等。2.质量风险应对严格执行采购物资验收制度，加强对采购物资质量的检验和控制。在采购合同中明确质量标准和验收方法，要求供应商提供质量合格证明文件。对于验收不合格的物资，应及时与供应商沟通协商，要求其承担相应的责任，确保公司利益不受损失。3.价格波动风险应对关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握采购物资价格变化情况。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订长期合同、分批采购等方式，降低价格波动风险。同时，加强与供应商的沟通协商，争取更有利的采购价格。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰、权利义务对等。在合同签订前，充分征求法务部门和相关业务部门的意见，防范合同风险。合同签订后，应跟踪合同执行情况，及时处理合同变更、解除等事项，确保合同的顺利履行。5.法律风险应对加强采购人员法律法规培训，提高法律意识和风险防范能力。在采购活动中，严格遵守法律法规要求，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，应咨询专业法律意见，避免因法律问题给公司带来损失。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购流程进行审计监督，检查采购活动是否符合公司内控制度要求，采购流程是否规范、透明，采购合同是否有效执行等。审计人员应通过查阅文件资料、实地走访、询问相关人员等方式，获取审计证据，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况确保采购活动的合规性和有效性。内部审计部门每年至少出具一份采购流程审计报告，向公司管理层汇报审计结果。（二）采购部门自查采购部门应定期对自身采购工作进行自查，检查采购流程执行情况、供应商管理情况、采购合同履行情况等。采购人员应认真填写自查报告，对发现的问题及时进行整改，并将自查结果上报至采购部门负责人。采购部门负责人应根据自查情况，分析原因，总结经验教训，不断完善采购管理制度和流程。（三）其他部门监督公司其他部门有权对采购活动进行监督，如发现采购过程中存在违规行为或不合理现象，可向采购部门或公司管理层提出意见和建议。采购部门应积极配合其他部门的监督工作，及时处理反馈的问题，共同维护公司采购活动的正常秩序。五、信息管理（一）采购信息收集采购部门应建立完善的采购信息收集渠道，及时收集与采购活动相关的各类信息，如市场价格信息、供应商信息、行业动态信息等。采购人员应定期关注行业网站、专业期刊杂志、市场调研机构报告等，获取最新的采购信息，并进行整理分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购信息共享采购部门应将采购信息及时共享给公司内部相关部门，如财务部门、仓库管理部门、使用部门等。通过建立采购信息管理系统或定期召开采购信息沟通会议等方式，确保各部门能够及时了解采购活动进展情况，协调工作，提高采购效率。（三）采购档案管理采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件资料进行分类整