如何健全存货内控制度

PAGE如何健全存货内控制度一、总则（一）目的为了加强公司存货内部控制，规范存货管理流程，保障存货的安全与完整，提高存货运营效率，降低存货成本，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门涉及存货采购、验收、存储、发出、盘点等环节的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：存货管理活动必须符合国家法律法规及相关行业规范的要求。2.全面性原则：涵盖存货管理的各个环节，包括采购、验收、存储、发出、盘点等，确保全过程控制。3.制衡性原则：明确各部门和岗位在存货管理中的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.成本效益原则：在保证存货管理有效性的前提下，合理控制存货管理成本，提高经济效益。5.适应性原则：与公司的经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随着内外部环境的变化及时进行调整和完善。二、职责分工（一）采购部门1.负责根据公司生产经营计划和市场需求，编制存货采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同。2.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保按时、按质、按量完成采购任务。（二）验收部门1.制定存货验收标准和流程，对采购的存货进行验收，确保存货的数量、质量、规格等符合合同要求。2.对验收过程中发现的问题及时反馈给采购部门，并跟踪处理结果。（三）仓储部门1.负责存货的存储管理，建立存货台账，记录存货的出入库情况。2.按照存货的特性和保管要求，合理安排存储空间，确保存货的安全存储。3.定期对存货进行盘点，编制盘点报告，及时发现和处理盘盈、盘亏等情况。（四）生产部门1.根据生产计划，合理领用存货，确保生产的顺利进行。2.对生产过程中剩余的存货及时办理退库手续，避免浪费。（五）销售部门1.负责根据销售合同组织发货，确保货物及时、准确地发出给客户。2.对销售退回的存货进行验收，并及时办理入库手续。（六）财务部门1.负责审核存货采购、验收、存储、发出等环节的相关凭证，进行账务处理。2.定期对存货进行财务核算和分析，提供存货管理的财务数据支持。3.参与存货盘点工作，对盘盈、盘亏等情况进行财务处理。（七）审计部门1.定期对存货内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查制度的有效性和合规性。2.对审计过程中发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。三、存货采购环节控制（一）采购计划编制1.采购部门应结合公司的生产经营计划、销售预测、库存状况等因素，综合考虑市场供应情况、价格波动等，编制年度、季度和月度存货采购计划。2.采购计划应明确采购的存货品种、数量、规格、质量要求、预计采购时间等内容，并报相关部门审核批准。（二）供应商选择与管理1.建立供应商评估和选择标准，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等进行综合评估。2.通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商，并建立供应商档案，记录供应商的基本信息、交易情况等。3.定期对供应商进行评估和考核，对不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。（三）采购合同签订1.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购的存货品种、数量、规格、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应报相关部门审核批准，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。（四）采购订单执行1.采购部门根据采购合同下达采购订单，跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量完成采购任务。2.对于采购过程中出现的变更事项，如交货时间、数量、规格等，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议，同时报相关部门备案。（五）采购验收1.验收部门应按照验收标准和流程对采购的存货进行验收，包括数量验收、质量验收、规格验收等。2.验收合格的存货，验收人员应在验收单上签字确认，并及时办理入库手续；验收不合格的存货，验收人员应填写不合格报告，注明不合格原因，及时通知采购部门与供应商协商处理。四、存货存储环节控制（一）存货入库1.仓储部门应根据验收部门出具的验收单办理存货入库手续，核对存货的数量、质量、规格等信息，确保与采购合同一致。2.对入库的存货进行分类存放，按照存货的特性和保管要求，合理安排存储空间，设置明显的标识牌，注明存货的名称、规格、数量、批次等信息。（二）存货保管1.仓储部门应建立健全存货保管制度，定期对存货进行检查和盘点，确保存货的安全存储。2.对于易腐、易变质、易燃易爆等特殊存货，应采取相应的特殊保管措施，如冷藏、防火、防爆等。3.加强对仓库设施设备的维护和管理，确保其正常运行，满足存货保管的要求。（三）存货出库1.仓储部门应根据经审批的领料单、发货单等办理存货出库手续，严格按照先进先出、推陈储新的原则发货。2.对存货出库的数量、规格、去向等进行详细记录，确保账实相符。3.对于贵重存货、危险存货等的出库，应实行双人核对制度，确保出库的准确性和安全性。（四）存货盘点1.仓储部门应定期对存货进行盘点，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月、每季度或每年进行一次全面盘点。2.盘点前，应制定详细的盘点计划，并组织相关人员进行培训，明确盘点的范围、方法、时间安排等。3.盘点过程中，应认真核对存货的数量、质量、规格等信息，如实记录盘点结果。4.盘点结束后，应编制盘点报告，对盘盈、盘亏、毁损等情况进行分析，查明原因，提出处理建议，并报相关部门审批。五、存货发出环节控制（一）生产领用1.生产部门应根据生产计划，填写领料单，注明领用存货的品种、数量、规格等信息，并经相关负责人审批。2.仓储部门根据经审批的领料单办理存货出库手续，将领用的存货发放给生产部门。3.生产部门应及时将领用的存货投入生产，避免浪费和积压。（二）销售发货1.销售部门应根据销售合同组织发货，填写发货单，注明发货的存货品种、数量、规格、客户名称、发货时间等信息，并经相关负责人审批。2.仓储部门根据经审批的发货单办理存货出库手续，确保货物及时、准确地发出给客户。3.销售部门应跟踪发货情况，及时与客户沟通协调，确保客户按时收到货物。（三）其他发出1.对于因捐赠、抵债、报废等原因需要发出存货的，应按照相关规定办理审批手续，并由仓储部门按照规定程序办理出库手续。2.对发出存货的相关凭证进行妥善保管，作为财务核算和审计监督的依据。六、存货核算与监督（一）存货核算1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的要求，对存货进行准确的核算。2.建立健全存货明细账，记录存货的采购、入库、发出、结存等情况，确保账实相符。3.定期对存货进行成本核算，采用合理的成本计算方法，如先进先出法、加权平均法等，计算存货的成本。（二）财务监督1.财务部门应加强对存货采购、验收、存储、发出等环节的财务监督，审核相关凭证的真实性、合法性和完整性。2.定期对存货的财务状况进行分析，如存货周转率、存货占用资金比例等，为公司管理层提供决策支持。（