制冷设备公司制冷设备研讨会服务合同

制冷设备公司制冷设备研讨会服务合同甲方（委托方）：公司名称：[甲方制冷设备公司全称]法定代表人：[甲方法人姓名]地址：[甲方公司地址]联系方式：[甲方联系电话]电子邮箱：[甲方邮箱]统一社会信用代码：[甲方公司代码]乙方（服务方）：公司名称：[乙方服务公司全称]法定代表人：[乙方法人姓名]地址：[乙方公司地址]联系方式：[乙方联系电话]电子邮箱：[乙方邮箱]统一社会信用代码：[乙方公司代码]鉴于甲方拟举办制冷设备研讨会，旨在交流行业技术动态、展示最新产品成果，需专业服务方提供全程支持；乙方具备组织大型专业研讨会的丰富经验与资源，能够满足甲方需求。依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方本着平等自愿、互利共赢的原则，就研讨会服务事宜达成如下协议：一、研讨会基本信息（一）核心要素研讨会名称：[如“202X年制冷设备创新技术与应用研讨会”]举办时间：____年__月__日，其中签到时间为当日[X]时[X]分，正式开始时间为[X]时[X]分，预计结束时间为[X]时[X]分（含互动交流环节）。举办地点：[具体酒店会议厅名称及地址，如XX国际酒店XX层XX会议厅]，会场面积需不小于[X]平方米，容纳人数不少于[X]人（以甲方最终确认的参会名单为准）。参会人员：主要包括制冷设备行业专家、上下游企业代表、经销商、终端用户等，甲方负责提供参会人员名单及联系方式，乙方协助完成邀请与签到工作。（二）主题与议程研讨会主题：[如“高效节能制冷技术在冷链物流中的实践与未来”]，乙方需围绕该主题设计会场布置风格（如主色调采用蓝色系体现制冷行业特性）。会议议程：详见附件一《制冷设备研讨会议程表》，包含专家演讲（如行业趋势分析、核心技术突破等）、产品展示（甲方最新制冷设备模型及参数讲解）、互动问答、商务洽谈等环节。乙方需严格按照议程表推进各项流程，确保衔接顺畅。二、服务内容与标准（一）场地筹备会场布置：乙方需在研讨会前1天完成场地布置，包括但不限于：舞台搭建：主舞台背景板设计需突出研讨会主题及甲方企业LOGO，尺寸为[长X宽]米，材质选用高清喷绘布；舞台两侧设置LED显示屏（尺寸不小于[X]平方米/块），用于播放PPT、产品视频（甲方提供素材，乙方负责调试）。座位安排：采用[剧院式/课桌式]排列，前排预留[X]个贵宾席位（配备姓名牌、矿泉水、纸质议程表），后排为普通席位，通道宽度不小于[X]米，确保人员通行顺畅。指示系统：在酒店入口、电梯口、会场门口设置导向牌（设计风格与主题统一），标注“制冷设备研讨会会场”及箭头指示。设备租赁：提供符合专业会议标准的音响系统（含无线麦克风[X]个、领夹麦克风[X]个，确保声音清晰无杂音）、灯光系统（主舞台面光、侧光覆盖均匀）、同传设备（若有外籍嘉宾，需配备[X]套中英同声传译设备）。（二）嘉宾邀请与接待专家邀请：乙方协助甲方邀请[X]位行业专家作为演讲嘉宾，需在研讨会前[X]天完成嘉宾确认，提供嘉宾简介（用于制作名牌及宣传材料），并协调演讲内容与会议主题的匹配度。接待服务：为特邀嘉宾提供[X]星级酒店住宿（标准间[X]间，大床房[X]间）、机场/高铁站接送服务（安排[X]辆商务车），以及研讨会期间的餐饮安排（与参会人员分开的VIP餐食）。（三）物料制作与分发印刷品：制作参会手册（包含议程、甲方企业及产品介绍、演讲嘉宾资料等，数量为参会人数的1.2倍）、嘉宾姓名牌（区分贵宾、演讲嘉宾、参会代表，采用亚克力材质）、签到表（电子签到系统与纸质签到表双重备份）。伴手礼：按甲方要求定制伴手礼（如印有甲方LOGO的U盘、制冷设备维护手册等），乙方负责在签到处协助分发，确保每位参会者领取一份。（四）流程执行与应急保障现场执行：研讨会当天，乙方需安排[X]名工作人员（含项目经理1名）全程跟进，负责流程把控、设备调试、嘉宾引导、秩序维护等工作。项目经理需与甲方现场负责人保持实时沟通，每小时汇报一次进展。应急方案：针对可能出现的设备故障（如音响失灵、断电）、嘉宾临时缺席等情况，乙方需制定应急方案（如备用音响设备、临时调整演讲顺序），并在研讨会前进行演练，确保问题发生时10分钟内启动解决方案。三、费用及支付方式（一）总费用本次研讨会服务总费用为人民币[X]元（大写：[人民币大写金额]），包含场地租赁费、设备使用费、物料制作费、嘉宾接待费、工作人员服务费等所有与研讨会相关的费用，甲方无需支付额外费用（因甲方临时增加服务内容产生的费用除外）。费用明细详见附件二《制冷设备研讨会费用清单》。（二）支付节点预付款：合同签订后3个工作日内，甲方向乙方支付总费用的40%，即人民币[X]元，用于乙方启动场地预订、物料采购等前期工作。中期款：研讨会前7天，甲方对乙方的场地布置方案、嘉宾邀请名单等进行确认后，支付总费用的30%，即人民币[X]元。尾款：研讨会结束后5个工作日内，甲方确认乙方服务符合合同约定标准（无重大失误、流程顺畅），支付剩余30%尾款，即人民币[X]元。（三）发票与结算乙方应在收到每笔款项后3个工作日内，向甲方开具等额的增值税专用发票（税率[X]%），发票项目为“会议服务费”。甲方通过银行转账方式支付款项至乙方指定账户（账户信息见合同末尾），付款凭证作为结算依据。四、双方权利与义务（一）甲方权利义务权利：有权对乙方的服务方案（如场地布置、议程安排）提出修改意见，乙方需在[X]个工作日内反馈调整结果。有权监督研讨会全程执行情况，对不符合约定标准的服务要求乙方立即整改（如背景板LOGO错误需在1小时内修正）。若因乙方原因导致研讨会延期或取消，有权要求乙方退还已支付款项并承担违约责任。义务：按时提供研讨会所需的资料（如企业介绍、产品视频、参会人员名单），因资料延迟提供导致乙方工作受阻，责任由甲方承担。配合乙方完成嘉宾对接工作，及时确认演讲内容及时间安排，避免临时变更影响流程。按照合同约定按时支付服务费用，逾期付款需按日支付逾期金额0.05%的违约金。（二）乙方权利义务权利：有权要求甲方及时确认服务方案及提供必要资料，因甲方延迟确认导致服务质量下降，乙方不承担责任。若甲方临时增加参会人数（超出原约定[X]人以上），有权要求甲方支付额外费用（按每人[X]元计算，含物料及餐饮增加成本）。义务：严格按照合同约定的服务内容与标准执行，确保研讨会如期、顺利举行，不得擅自变更场地、缩减服务项目（如将LED显示屏更换为投影设备需经甲方书面同意）。妥善保管甲方提供的商业资料（如未公开的产品技术参数），不得向第三方泄露，保密义务在研讨会结束后持续1年。承担研讨会期间的安全保障责任，包括参会人员人身安全（如设置防滑标识、配备急救箱）、甲方展示物品（如设备模型）的保管，若发生丢失或损坏，需按实际价值赔偿。五、违约责任乙方未按约定时间完成场地布置或设备调试，导致研讨会延迟开始，每延迟30分钟需向甲方支付总费用1%的违约金；延迟超过2小时，甲方有权解除合同，乙方退还已支付款项并赔偿总费用20%的违约金。乙方提供的服务存在重大质量问题（如音响全程杂音影响演讲、嘉宾接待失误导致投诉），需向甲方支付总费用15%的违约金，并承担甲方因此产生的额外损失（如重新举办的部分费用）。甲方无故取消研讨会（距举办日期不足7天），需向乙方支付总费用50%的违约金（用于补偿乙方已发生的场地预订损失、物料制作成本等）。任何一方违反保密义务，泄露对方商业秘密，需赔偿因此给对方造成的直接经济损失（以实际发生的维权费用、业务损失为准）。六、合同的变更、解除与终止变更：任何一方需变更合同内容（如调整举办时间、增减服务项目），应提前[X]个工作日书面通知对方，经协商一致后签订补充协议，补充协议与本合同具有同等效力。解除：因不可抗力（如自然灾害、政府禁令）导致研讨会无法举办，双方均可解除合同，乙方退还甲方已支付款项（扣除实际发生的不可退还费用，如场地定金，需提供凭证），互不承担违约责任。乙方服务存在严重违约（如擅自更换举办地点至不符合标准的场地），甲方有权书面通知解除合同，乙方承担相应赔偿责任。终止：研讨会顺利结束且双方结清所有款项后，本合同自动终止。七、争议解决双方在履行合同过程中发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他条款本合同附件（议程表、费用清单、场地布置效果图等）为本合同不可分割的组成部分，与正文具有同等法律效力。本合同未尽事宜，由双方另行协商签订补充协议，补充协议与本合同冲突时，以补充协议为准。本合同一式四份，甲乙双方各执两份，自双方签字盖章之