机关单位会议纪要制作规范

机关单位会议纪要制作规范会议纪要作为机关单位记载会议情况、传达决策部署、规范工作执行的核心公文，其制作质量直接关系到会议精神的落地实效与工作推进的规范性。结合机关工作实际，现将会议纪要制作的全流程规范及实操要点梳理如下，为提升会议纪要质效提供参考。一、会议纪要的核心定位与作用会议纪要以“纪实、简明、权威”为核心特质，是机关单位决策落实的行动指南（明确任务分工、时限要求）、工作协调的法定凭证（厘清责任边界、化解执行争议）、历史存档的规范文本（真实还原会议过程、支撑后续审计督查）。其效力源于对会议“讨论—决策”过程的客观记录，需兼具“政策合规性”与“执行可操作性”。二、会议纪要制作的前期准备（一）会前筹备：明确目标与材料支撑会议类型区分：提前确认会议性质（党组会、办公会、专题会、座谈会等），不同类型纪要的格式、发布范围、审批层级存在差异（如党组会纪要需体现“把方向、管大局”的政治属性，专题会纪要侧重专项任务推进）。材料前置审核：收集会议议程、背景报告、上次纪要落实反馈等材料，标注“决策要点”“争议风险点”，便于记录人提前预判讨论焦点。（二）记录人素养与工具准备记录人能力要求：需兼具“业务熟悉度”（理解政策术语、工作流程）、“速记精准度”（捕捉关键表述、分歧细节）、“政治敏锐性”（识别决策导向、合规性要求）。工具合规性：优先使用机关指定的录音设备（需提前调试、确保录音清晰），同步搭配纸质笔记本（标注“重点符号”如“★”“△”区分决议与待议事项）；涉密会议严禁使用非授权电子设备记录。三、会议过程中的记录要点（一）记录原则：“三性”兼顾准确性：核心决策、责任分工、时间节点需严格还原原话（如“原则同意方案，需补充XX环节风险评估”而非“大家觉得方案还行，再改改”）。完整性：覆盖“会议基本信息（时间、地点、主持人、参会人员）—议题讨论（背景、分歧、共识）—决议事项（责任、时限、要求）—其他部署（临时动议、传达要求）”全链条。简洁性：剔除冗余表述，保留“谁（责任主体）—做什么（任务）—何时完成（时限）—交付什么（成果）”的核心逻辑。（二）记录内容示例（以专题会为例）记录模块实操要点------------------------------------------------------------------------------------------基本信息时间：2024年X月X日9:00-11:30；地点：X楼X会议室；主持人：XXX；参会人员：XX部、XX科负责人（请假：XXX，列席：XXX）议题讨论议题：XX项目推进难点

▸背景：因XX政策调整，原方案需重新评估

▸讨论：XX部建议“调整XX环节”，XX科提出“补充XX数据支撑”

▸共识：优先解决XX问题，同步启动XX调研决议事项1.责任部门：XX部牵头，XX科配合；

2.时限：X月X日前完成XX调研并提交报告；

3.要求：报告需包含“政策适配性分析+3套备选方案”四、会议纪要的撰写规范（一）格式规范：契合机关公文要求标题：采用“会议名称+纪要”格式（如《XX局2024年第X次党组会议纪要》），避免“关于XX的纪要”等模糊表述。正文结构：开头：简明说明会议背景（“为研究XX事项，XX于X月X日召开会议”）。主体：分议题撰写，用“一、”“（一）”等层级区分，每个议题下先概述讨论，再明确决议（逻辑词建议用“会议指出”“会议强调”“会议要求”引导）。结尾：根据会议类型选择（如党组会可写“会议要求各支部传达学习”，专题会可写“散会”）。落款：记录人签名+日期（涉密纪要需标注密级、编号，由审核人签字确认）。（二）语言规范：精准、客观、凝练决策表述：使用“审议通过”“责成”“牵头协调”等规范术语，避免“大概”“尽量”等模糊词（如“由XX部门于X月前完成XX工作”而非“XX部门尽快处理XX工作”）。分歧处理：客观记录争议点与最终共识（如“部分同志建议XX，经讨论，最终确定XX”），不加入个人评价。逻辑衔接：同一议题内用“首先”“其次”“综上”梳理讨论脉络，不同议题间用“另议”“此外”区分。五、审核与发布流程（一）多级审核：筑牢质量防线1.记录人自查：核对参会人员、决议细节、时间节点，确保“人、事、时”无差错。2.部门初审：业务部门负责人检查“决策合规性”（是否符合政策、程序）、“任务可操作性”（责任、时限是否清晰）。3.领导审定：党组会、办公会等重要会议需经分管领导、主要领导签字；涉密纪要需履行保密审批。（二）发布与存档：规范闭环管理印发范围：根据会议性质确定（如党组会纪要主送党组成员，抄送支部；专题会纪要发至相关责任部门）。传达要求：明确“传达到科室负责人”“全体干部学习”等层级，避免“层层衰减”。存档管理：纸质版编号归档（加盖公章），电子版存储于机关指定系统（涉密纪要加密存储，非涉密纪要同步上传OA系统），确保“可追溯、可检索”。六、常见问题与改进建议（一）典型问题诊断内容笼统：决议仅写“加强管理”，未明确“责任部门、整改时限、验收标准”。信息错误：参会人员职务写错（如“XX处副处长”误写为“处长”）、时间地点混淆。发布滞后：会议结束后5个工作日仍未印发纪要，导致工作推进脱节。（二）针对性改进措施模板化管理：针对不同会议类型制定“纪要模板”（含固定格式、常用术语、决策表述示例），降低格式错误率。能力提升：每季度开展“会议纪要写作+速记”培训，结合案例复盘（如“对比错误纪要与规范版本，分析差异点”）。流程优化：明确“会议结束24小时内出