审核检查清单含纠正措施和验证流程

内部审核检查清单及纠正措施管理工具一、应用场景与适用对象本工具适用于各类组织开展内部管理体系审核（如质量、环境、职业健康安全等）或专项工作检查时，系统化开展检查记录、不符合项管理、纠正措施跟踪及有效性验证的全流程管控。适用对象包括：企业内部审核组、各业务部门负责人、体系管理部门、合规监督部门等，可帮助组织实现审核问题闭环管理，持续改进管理效能。二、详细实施步骤步骤1：审核准备阶段目标：明确审核范围、依据及分工，保证审核有序开展。1.1确定审核目的与范围明确本次审核的核心目标（如体系合规性、流程执行有效性、风险控制情况等）及覆盖范围（如部门、区域、流程/条款等）。1.2组建审核组指定审核组长（如组长），选择具备专业能力、独立性的审核员（如审核员A、审核员B），明确组员职责（如文件审查、现场检查、记录汇总等）。1.3编制审核计划内容包括：审核目的、范围、依据（如ISO9001标准、组织内部管理制度等）、审核日程、审核组成员、受审核部门对接人等，提前至少3个工作日发送至受审核方。1.4准备审核工具包括本《内部审核检查清单》《不符合项报告》《纠正措施验证表》等模板，结合审核范围细化检查内容（如“文件管理”可细化为“文件审批流程”“版本控制有效性”等检查点）。步骤2：现场审核实施阶段目标：通过客观证据收集，判定管理体系或工作流程的符合性、有效性。2.1首次会议审核组与受审核方负责人（如部门经理）及关键岗位人员召开会议，明确审核目的、流程、纪律及沟通方式，确认审核计划。2.2现场检查与证据收集检查方法：采用文件审查（记录、报告、制度等）、现场观察（作业环境、设备状态、操作规范等）、人员访谈（随机提问岗位职责、流程执行情况等）相结合的方式。证据要求：记录需具体（如“2023年10月日《设备维护记录》未填写保养人签字”）、可追溯（含时间、地点、人员、事件要素），避免主观描述（如“记录混乱”应改为“区域5份生产记录未按日期顺序归档”）。2.3汇总审核发觉每日审核结束后，审核组内部沟通，对检查结果进行分类：符合项（记录并肯定）、观察项（潜在风险，建议改进）、不符合项（需启动纠正措施）。步骤3：不符合项判定与报告目标：明确问题性质，落实责任部门及整改要求。3.1不符合项判定标准体系性不符合：管理体系文件与标准/法规要求冲突（如“未制定《供应商年度评估制度》，不符合ISO9001条款8.1.1要求”）。实施性不符合：未按文件规定执行（如“制度要求‘安全培训需签到’，但月次培训无签到记录”）。效果性不符合：执行结果未达到预期目标（如“目标‘产品一次合格率98%’，但*季度实际为92%”）。3.2编制《不符合项报告》内容包括：不符合项编号（如“NC-2023-001”）、不符合事实描述（客观、具体）、不符合条款/制度依据、责任部门（如生产部）、责任人（如主管）、严重程度（轻微/严重）、完成时限（一般不超过15个工作日）。步骤4：纠正措施制定与实施目标：针对不符合原因制定有效措施，消除问题根源。4.1原因分析责任部门组织人员（如工程师、操作员）采用“5Why分析法”“鱼骨图法”等分析不符合根本原因（如“记录未签字”的根本原因可能是“培训不到位”“缺乏考核机制”）。4.2制定纠正措施措施需满足“5W1H”原则：What：具体措施（如“修订《培训管理制度》，增加‘记录填写’专项培训”）；Who：责任人（如培训专员）；When：完成时限（如“2023年11月*日前”）；Where：实施部门（如人力资源部）；Why：措施目的（如“保证员工掌握记录规范，避免漏签”）；How：实施方法（如“组织1次线下培训+线上考核，考核通过率需达100%”）。4.3措施审批与实施责任部门将纠正措施计划提交审核组长审批后实施，实施过程保留记录（如培训签到表、考核结果）。步骤5：纠正措施验证目标：确认措施是否落实、问题是否解决，防止复发。5.1验证方式文件验证：审查纠正措施记录（如培训计划、修订后的制度文件）；现场验证：检查措施执行效果（如现场抽查*份记录，均规范填写签字）；数据验证：对比措施实施前后的指标变化（如“产品一次合格率从92%提升至97%”）。5.2验收结论判定有效：措施已落实，问题彻底解决，根本原因已消除（如“连续3个月抽查记录均规范签字”）；基本有效：问题解决，但存在次要风险（如“记录已签字，但归档仍需优化”），需制定后续改进计划；无效：措施未落实或问题复发（如“培训后仍有记录漏签”），需重新制定措施并升级跟踪。5.3编制《纠正措施验证表》记录验证过程、结论及验证人（如审核员C），经责任部门确认签字后归档。步骤6：审核总结与归档目标：输出审核报告，实现问题闭环管理，积累经验。6.1编制审核报告内容包括：审核概况（目的、范围、时间）、审核综述（符合项、观察项、不符合项统计）、问题分析（典型问题趋势）、改进建议（体系优化方向）、结论（体系运行有效性评价）。6.2跟踪与改进体系管理部门对观察项及未关闭的不符合项进行持续跟踪，纳入下一年度审核重点；定期组织审核经验分享，优化检查清单及流程。6.3资料归档将审核计划、检查清单、不符合项报告、纠正措施记录、验证表、审核报告等资料整理归档，保存期限不少于3年。三、配套工具模板模板1：内部审核检查清单审核项目审核内容审核方法审核发觉（记录具体事实）符合性判定（符合/不符合）不符合项编号文件管理程序文件是否经过审批发布查看文件审批记录《设备操作规程》（版本号V2.0）无批准人签字不符合NC-2023-002人力资源关键岗位人员是否具备资质查看培训记录、资格证书名焊工证书有效期至2023年月，未提前复审不符合NC-2023-003生产过程控制首件检验记录是否完整抽查月日首件检验记录3份记录未标注检验日期不符合NC-2023-004（其他检查点可根据审核范围补充）模板2：不符合项报告不符合项编号NC-2023-003不符合事实描述车间名焊工（工号）的《特种作业操作证》有效期至2023年10月日，截至审核当日（2023年10月*日）未完成复审，不符合《特种设备安全法》第十四条“特种作业人员需按期复审”要求。不符合依据《特种设备安全法》第十四条；《组织人事管理制度》4.3.2条责任部门生产部责任人车间主任严重程度严重（可能引发安全风险）完成时限2023年11月*日前完成复审并提交证书模板3：纠正措施验证表不符合项编号NC-2023-003纠正措施内容1.生产部于2023年10月日安排名焊工参加复审培训；2.2023年11月*日前完成复审，提交新证书复印件；3.修订《特种作业人员管理制度》，增加“证书到期前3个月提醒”流程。验证方式1.查看复审培训签到表及考核结果；2.核对新证书（编号：，有效期至2026年10月日）；3.查看修订后的制度文件（版本号V3.0，含“到期提醒”条款）。验证结果措施已全部落实，新证书在有效期内，制度新增提醒流程，同类问题未复发。验收结论有效验证人审核员A验证日期2023年11月*日责任部门确认生产部（签字：*）四、关键控制要点客观公正原则：审核员需独立开展工作，避免主观臆断，审核发觉需基于客观证据，不偏袒任何部门。问题闭环管理：不符合项需从“原因分析-措施制定-实施-验证”全流程跟踪，保证“事事有落实，件件有回音