会议纪要制作与分发标准模板

会议纪要制作与分发标准模板一、适用范围二、操作流程与步骤1.会前准备明确会议目的与议程：提前获取会议通知，确认会议主题、核心目标、主要议程及预计时长，保证记录方向与会议重点一致。准备记录工具：根据会议性质选择记录方式（电子文档/手写稿），提前安装会议记录软件（如Word、飞书文档等），或准备纸质记录本、笔；若为线上会议，测试录音/录屏功能（需提前征得参会人员同意）。梳理背景资料：收集与会议议题相关的previous纪要、项目文档、数据报表等资料，便于记录时快速引用关键信息。2.会中记录记录基础信息：准确填写会议名称、日期、具体时间（开始-结束）、会议地点（线上需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务）、缺席人员及原因（如有）。聚焦核心内容：议程要点：按会议议程顺序，逐项记录各议题的讨论过程，重点突出不同观点的分歧点、共识点；避免逐字逐句记录，提炼关键语句（如“建议采用方案，理由是……”）。决议事项：对会议达成的明确结论（如“同意通过《项目方案》”“预算调整为万元”），需记录决议编号、具体内容、达成依据及表决情况（如“一致同意”“3人同意，1人反对”）。待办事项：详细记录需后续跟进的任务，包括任务描述、负责人（需明确到具体人名，用“工”代替，如“张工”）、截止日期、所需资源及关联议题（如“负责人：工；截止日期：2023年X月X日；备注：需同步提交技术评审报告”）。标注重点与疑问：对存疑信息（如待确认的数据、需补充的资料）及时标注，会后第一时间向主持人或相关人核实。3.会后整理与初稿撰写信息补全与核对：会后2个工作日内，根据会议录音/笔记补充遗漏内容，重点核对决议事项、待办负责人及截止日期的准确性，保证无关键信息缺失。结构化撰写：按“会议基本信息-会议议程及讨论情况-决议事项-待办事项-会议总结”框架整理，语言简洁、客观，避免主观评价（如“经理的发言很有道理”改为“经理提出：方案可降低20%成本”）。附件整理：如会议涉及演示文稿、数据图表、合同草案等附件，在纪要末尾列明附件名称及数量，并附至邮件或文档中一并分发。4.审核与定稿初稿提交：整理完成后，将初稿提交至会议主持人审核（紧急会议可同步抄送相关议题负责人）。修改完善：根据审核意见调整内容（如补充决议依据、修正待办细节），经主持人最终确认后形成定稿版本（标注“最终版”及定稿日期）。5.分发与归档分发范围：根据会议性质确定分发对象（全体参会人员、相关部门负责人、公司领导层等），涉密会议需严格限定分发范围，并标注“内部文件，注意保密”。分发方式：通过公司内部通讯工具（如企业钉钉）或邮件发送，邮件标题注明“【会议纪要】+会议名称+日期”，附纪要全文及附件（如有）。归档管理：定稿后1个工作日内，将纪要电子版（含附件）提交至公司指定文档管理系统（如OA系统、共享文件夹），按“年份-月份-会议类型”分类存储，保存期限不少于3年（重要决策会议保存期限不少于5年）。三、会议纪要模板表格会议基本信息会议名称项目启动会会议日期2023年X月X日会议时间14:00-16:30会议地点公司3楼会议室A（线上：腾讯会议，会议号X–）主持人*总记录人*助理参会人员经理（研发部）、主管（市场部）、专员（财务部）、工（技术组）缺席人员及原因*工（产假）会议议程及讨论情况备注议题1：项目目标与范围总介绍项目背景：旨在Q4前完成产品上线，目标用户覆盖区域；经理提出需明确核心功能优先级，建议分三期开发一致同意按三期推进议题2：资源分配主管申请市场推广预算万元，专员反馈当前预算额度紧张，建议压缩至万元；*总提议优先保障核心功能开发预算待进一步核算后下周确定议题3：时间节点工汇报技术组初步计划：需求分析（X月X日-X月X日）、开发（X月X日-X月X日）；总要求增加一周缓冲期调整开发截止日期为X月X日决议事项表决情况决议1：项目分期同意按“核心功能-次要功能-优化功能”分三期开发，每期评审通过后进入下一阶段全体一致同意决议2：预算调整市场推广预算暂按万元预留，由专员牵头与主管协商后，于X月X日前提交细化方案全体一致同意待办事项任务描述负责人截止日期关联议题备注1核心功能清单细化及优先级排序*经理2023年X月X日议题1需包含用户需求调研数据2市场推广预算细化方案编制专员、主管2023年X月X日议题2需同步ROI预测3技术开发计划缓冲期调整*工2023年X月X日议题3更新甘特图并同步项目组会议总结本次会议明确了项目分期、预算框架及核心时间节点，后续需加强跨部门沟通，保证资源及时到位。预计下次项目进度会时间为X月X日14:00。附件清单1.《项目核心功能清单（初稿）》；2.《市场推广预算测算表》四、关键注意事项客观性与准确性：记录需忠实于会议内容，避免添加个人观点或未经确认的信息；决议、待办等关键信息需经参会人员核对，保证无歧义。重点突出：优先记录“做什么、谁负责、何时完成”，避免冗余描述；对争议性内容需标注不同意见，供后续参考。及时性：会中记录需快速抓取核心信息，会后24小时内完成初稿，3个工作日内完成审核与分发，避免信息滞后。保密要求：涉密会议纪要需标注密级，通过加密渠道传输，禁止随意转发；外部合作会议纪要需经法务部门审核后分发。格式规范：统一使用公