建筑施工现场异地协调会议记录模板

建筑施工现场异地协调会议记录模板一、会议记录的核心价值与场景定位建筑施工现场常因项目跨区域、参建方分散（如总包驻场、设计单位远程、材料供应商异地）等特点，异地协调会议成为推进工程的关键纽带。会议记录不仅是决策执行的“施工图”（明确责任、节点、标准），更是纠纷处理的“法律凭证”（固定各方意见、共识边界），在进度滞后分析、技术争议仲裁、款项拨付依据等场景中发挥不可替代的作用。以某EPC装配式建筑项目为例，因构件预埋精度争议，通过调取异地协调会议记录（含设计方视频会议讲解截图、施工方实测数据记录），24小时内明确了“设计深化不足+现场放线偏差”的双重责任，推动双方3日内达成整改方案。二、异地协调会议记录模板（通用版）（一）会议基本信息项目内容----------------------------------------------会议主题如“XX项目X标段钢结构吊装进度协调会”会议时间年-月-日时-分至时-分（含时区说明，如“北京时间”）会议形式线上（腾讯会议/Zoom，会议号：XXX）/线下（XX项目部会议室）主持人姓名（单位/职务：如“张三总包项目部生产经理”）记录人姓名（单位/职务：如“李四监理部资料员”）（二）参会单位及人员单位类型单位名称参会人员（姓名+职务+联系方式）备注（如“线上参会/现场参会”）-----------------------------------------------------------------------------------------建设单位（甲方）XX投资发展有限公司王五（项目经理）13XXXXXXXXX现场参会施工总承包XX建筑工程集团张三（生产经理）13XXXXXXXXX线上参会（因疫情隔离）监理单位XX工程咨询监理公司李四（总监理工程师）13XXXXXXXXX现场参会设计单位XX建筑设计研究院赵六（结构设计师）13XXXXXXXXX线上参会（异地办公）材料供应商XX钢构有限公司孙七（销售总监）13XXXXXXXXX电话参会（因会议冲突）（三）会议议题（按优先级/关联性排序）1.钢结构构件到场延误对工期的影响及补救措施2.地下室防水施工工艺变更的技术交底与成本确认3.农民工工资专户资金拨付进度的争议协调（四）讨论内容及各方意见议题1：钢结构构件到场延误总包方（张三）：原计划3月15日到场的第二批构件，供应商至今未发货，导致吊装班组窝工3天，每日损失约X元。建议供应商承担窝工损失，并于3月20日前到货。供应商（孙七）：因钢厂限产，原材料供应延迟，我方已支付加急费，预计3月18日到货。窝工损失需协商，可适当减免部分货款，但不认可全额赔偿。监理方（李四）：要求供应商出具钢厂限产证明，总包方提供窝工人员/机械台账。3月16日18:00前双方提交书面材料，监理部协调赔偿比例。甲方（王五）：优先保障工期，供应商需在3月19日到货（比原计划提前1天），窝工损失按实际发生的70%由供应商承担，从后续货款中扣除。议题2：地下室防水工艺变更设计方（赵六）：因地质勘察报告补充（黏土层含水率超标），原SBS卷材防水需变更为“卷材+涂料”复合防水，已出具设计变更单（编号：XX-____）。总包方（张三）：新工艺增加成本约X万元，需甲方确认签证流程及付款节点。甲方（王五）：签证按《建设工程施工合同》第X条执行，3月17日前总包方提交变更预算，甲方7个工作日内完成审核，审核通过后启动材料采购。（五）决议事项（5W2H原则：Who/What/When/Where/Why/How/Howmuch）决议编号事项描述责任主体完成时间交付物/成果要求协作支持方预算/成本（元）-----------------------------------------------------------------------------------------------------------01钢结构构件到货及窝工赔偿供应商3月19日到货到货验收单（监理、总包签字）总包/监理赔偿X元（从货款扣）02地下室防水工艺变更签证及采购总包方3月17日提交预算变更预算书（含工程量、单价分析）甲方/设计新增X万元03农民工工资专户资金拨付甲方3月20日前到账银行到账凭证（总包方提供回执）总包方X万元（六）跟进要求1.监督机制：监理方每日16:00前向参会群同步构件运输GPS定位、防水变更材料进场验收单；2.反馈节点：责任方需在完成当日18:00前提交成果照片/文件至“XX项目协调群”；3.争议升级：若24小时内未达成共识，提交至项目管理委员会仲裁。（七）附件清单1.钢结构供应商限产证明（供应商承诺3月16日12:00前提供）2.总包窝工台账（3月16日18:00前提交）3.设计变更单（编号XX-____，电子版已发群文件）三、填写与应用的“避坑指南”（一）信息准确性原则时间维度：线上会议需记录“实际开始/结束时间”（避免因网络延迟导致的时间误差），线下会议精确到分钟；人员维度：参会人员需标注“实际参会”（避免“代参会”导致责任模糊），联系方式保留至“X”（如138XXXX1234）；金额维度：涉及费用需标注“暂估”“最终以审计为准”，避免固定数字引发争议。（二）语言表达技巧去模糊化：将“尽快完成”改为“3月20日18:00前完成”，“适当赔偿”改为“按窝工损失的70%赔偿”；责任锚定：每个决议明确“唯一责任主体”（避免“各方协作”导致推诿），如“供应商负责到货，总包方负责卸车”；技术细节：涉及工艺变更需附“节点图编号”“规范条文”（如“依据GB____第X条”）。（三）特殊场景处理跨国/跨时区会议：在时间栏标注“北京时间”“纽约时间”双时区，如“____09:00（北京时间）/____20:00（纽约时间）”；突发争议中断：记录“因XX争议，会议于10:30暂停，待补充材料后于14:00续会”，并单独附“争议焦点备忘录”；视频会议留存：重要会议需录制（提前告知参会方），记录“会议录像存放于XX网盘（提取码：XXX）”。四、模板的延伸价值：从“记录”到“管理工具”通过标准化会议记录，可实现：进度可视化：将决议事项导入甘特图，自动生成“责任-时间”追踪表；风险预警：对逾期未完成的事项，系统自动触发“黄色预警”（逾期3天）、“红色预警”（逾期7天）；经验沉淀：按“工艺类型”“争议类型”分类归档记录，形成《项目协调案例库》，为后续项目提供参考（如“钢结构构件延误”案例可提炼“