物业公司应收账款管理办法

物业公司应收账款管理办法为规范物业服务过程中应收账款的管理，提高资金回笼效率，降低坏账风险，保障公司经营活动现金流稳定，依据《中华人民共和国民法典》《物业管理条例》及公司财务管理制度，结合行业特点与运营实际，制定本办法。一、应收账款的范围与分类物业公司应收账款主要涵盖以下类型：基础物业费：依据物业服务合同，向业主/使用人收取的公共区域维护、秩序维护、清洁绿化等基础服务费用。专项服务费：针对业主个性化需求提供的增值服务费用（如家政服务、设施维修、车位租赁/管理费等）。代收代付费用：受相关单位委托代收的水电费、供暖费等（若约定由物业公司先行垫付或需向业主结算的费用）。其他应收款：因业主违约产生的违约金、赔偿金，或临时服务产生的费用（如临时场地占用费、广告位使用费等）。二、管理职责分工（一）运营服务部（含客服、工程等一线部门）签订服务合同，明确收费标准、缴费周期、违约责任等核心条款；建立业主信息台账，动态更新联系方式、房屋使用状态等信息，确保账单送达准确性；对增值服务费用及时录入系统并同步至财务部门；配合催收工作，提供业主沟通记录、服务履约证据等资料。（二）财务部负责应收账款核算与统计，按月编制《应收账款明细表》，分析账龄结构、逾期率等核心指标；审核账单合规性（如收费标准与合同一致性、增值服务费用依据等），定期与运营部门核对数据；牵头组织坏账风险评估，提出核销或诉讼建议，报管理层审批；对接税务、审计等外部机构，确保管理符合财税法规要求。（三）法务部（或外聘法律顾问）审核服务合同收款条款，确保违约责任、争议解决方式合法且具备可执行性；对逾期超3个月且催收无效的账款，启动法律程序（如发送律师函、申请支付令、提起诉讼等）；参与坏账核销合规性审查，提供法律风险提示。（四）管理层审批应收账款管理重大决策（如坏账核销、诉讼授权、信用政策调整等）；统筹各部门协作，协调资源支持催收工作（如授权专项经费、调配人员等）；定期听取应收账款管理报告，督导问题整改。三、全流程管理要点（一）账款形成：源头把控合同标准化：服务合同需明确缴费模式（如“先服务后收费”或“预付费”）、缴费周期（季度/半年/年度）、缴费截止日及逾期违约金计算方式（建议日息万分之三至五，兼顾合规性与约束性）。信息精准性：业主入住时，运营部采集完整联系方式（含手机、微信、邮寄地址）、房屋权属证明等资料，存入系统并定期更新（每年核对一次）。（二）账单管理：清晰透明账单生成：每月5日前，运营部根据服务记录、合同条款生成《缴费通知单》，经财务部审核后，通过短信、微信公众号、邮寄（针对失联业主）等多渠道送达。异议处理：业主对账单提出异议时，运营部3个工作日内核查（如服务未履约、计费错误等）；确属公司责任的，立即调整账单并致歉；属业主误解的，提供服务记录（如巡逻签到表、设施维修单）说明。（三）催收执行：分级施策逾期16-30天：运营部主管介入，通过电话或上门沟通，了解未缴费原因（如经济困难、对服务不满），针对性解决（如协商分期缴费、记录服务改进建议）。逾期31-90天：财务部联合法务部，向业主发送《催款函》（注明逾期天数、违约金、法律后果），同时暂停部分增值服务（如门禁升级、车位使用权），但保留基础物业服务（避免违法）。逾期90天以上：法务部评估诉讼成本与胜诉概率，对具备偿还能力的业主，启动诉讼程序；对确无偿还能力的（如业主破产、房屋空置多年），按坏账处理流程提报核销。（四）坏账核销：合规严谨坏账认定需满足以下条件之一：业主失联且无法通过公示、诉讼等方式追偿；法院判决执行无果；业主破产清算后无剩余财产可供分配。核销流程：财务部提出申请，附催收记录、法律文书、资产核查报告等资料，经管理层审议、监事会备案后，进行账务核销（核销后仍保留追偿权，若业主后续还款，冲减当期收入）。四、风险防控体系（一）客户信用管理新业主入住时，运营部可通过查询裁判文书网、征信报告（业主自愿授权）等评估信用状况；对信用不良者（如多次拖欠物业费、涉诉未履行），协商提高预缴周期（如季度改月度）或要求缴纳押金。老业主每年度进行信用评级，将缴费记录、沟通配合度等纳入评分；对A级业主（无逾期记录）提供缴费优惠（如年度缴费减免1个月费用），对C级业主（逾期超3次）限制增值服务申请。（二）合同风险防控服务合同需明确“物业服务标准与缴费义务挂钩”，即若物业公司未按合同履约，业主可暂缓缴费（需书面告知并留存证据），避免因服务瑕疵导致大规模欠费。对商业物业、租户较多的项目，合同约定“业主对租户欠费承担连带责任”，或要求租户直接与物业公司签约，降低业主转移风险的可能。（三）预警机制建设财务部每月编制《应收账款风险预警表》，对逾期率超10%的项目、账龄超90天的账款进行红色预警，报管理层召开专题会议分析原因（如服务质量问题、市场竞争导致业主流失）。运营部建立“业主沟通台账”，对提出服务投诉且未缴费的业主，优先处理投诉并跟踪缴费进度，避免小问题演变为长期欠费。五、考核与激励机制（一）考核指标应收账款回收率：按季度考核，目标值不低于95%（新交付项目可适当放宽至90%），计算公式为“（当期实收金额÷当期应收金额）×100%”。逾期率：考核账龄超30天的账款占比，目标值不高于5%；逾期率每降低1%，对应部门绩效加分。（二）激励措施对超额完成回收率目标的团队，按超额部分的1%-3%计提奖金（具体比例根据公司利润情况调整），奖金向一线催收人员倾斜。连续两年考核优秀的员工，晋升、调薪时优先考虑；对考核不达标的团队，提交整改方案，限期内未改善的，调整部门负责人。六、附则本办法自发布之日起施行，原有规定与本办法冲突的，以本办法为准。各项目可结合当地政策、业主结