2026年外贸档案保管协议

2026年外贸档案保管协议甲方（保管方）：[甲方全称]法定代表人/负责人：[姓名]地址：[地址]联系电话：[电话]统一社会信用代码：[统一社会信用代码]乙方（寄存方）：[乙方全称]法定代表人/负责人：[姓名]地址：[地址]联系电话：[电话]统一社会信用代码：[统一社会信用代码]鉴于甲方具备档案保管资质和能力，愿意为乙方提供外贸档案保管服务，乙方愿意将其拥有的外贸档案委托甲方进行保管，双方根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，经友好协商，达成如下协议：第一条档案范围及形式1.1乙方委托甲方保管的外贸档案包括但不限于：与国外客户签订的外贸合同、进出口货物报关单、各种发票（如增值税专用发票、普通发票等）、运输单据（如海运提单、空运单、铁路运单等）、检验证书、信用证、往来函电、邮件、电子数据（如电子邮件、电子合同等）以及其他与外贸业务相关的文件资料。1.2档案形式为纸质档案和电子档案。电子档案应为清晰的图片格式或可读取的电子文档格式，并满足长期保存的要求。第二条甲方权利义务2.1甲方应按照协议约定，对乙方委托的外贸档案进行安全、规范、专业的保管，确保档案的完整性、安全性、保密性。2.2甲方应建立完善的档案管理制度，对档案进行分类、编目、登记，并配备专业的档案管理人员。2.3甲方应提供符合档案保管要求的库房、设备、温湿度控制等保管条件，并采取防火、防潮、防盗、防虫、防鼠等安全措施。2.4甲方应根据乙方的合法需求，提供档案的查阅、复制、摘抄等服务，并按照协议约定收取费用。2.5甲方应定期对档案保管情况进行检查，并定期向乙方报告档案保管情况，包括档案数量、保管状况、提供利用情况等。2.6甲方应根据档案管理规定和协议约定，对到期档案进行鉴定，并按照规定进行销毁，并做好销毁记录，同时应将销毁记录副本提交给乙方。2.7甲方应对乙方委托的档案内容严格保密，未经乙方同意，不得向任何第三方泄露。第三条乙方权利义务3.1乙方应向甲方提供完整、准确、真实的外贸档案，并对档案内容的合法性负责。3.2乙方应向甲方支付档案保管费用。3.3乙方需要查阅、复制、摘抄档案时，应向甲方提出书面申请，并说明理由。3.4乙方应对甲方提供的档案保管服务内容保密，不得泄露给任何第三方。3.5乙方应配合甲方进行档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作。第四条协议期限4.1本协议有效期为[]年，自[]年[]月[]日起至[]年[]月[]日止。4.2协议到期后，双方可以协商续签协议。续签协议的内容应另行约定。第五条费用及支付方式5.1档案保管的收费标准为每[]年[]元人民币，具体费用根据档案数量、保管期限、档案形式等因素计算。5.2保管费用的支付方式为[]，即[]。5.3乙方应在[]前向甲方支付保管费用。第六条保密条款6.1双方应对本协议内容、以及在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密严格保密。6.2保密期限为本协议有效期内及协议终止后[]年。6.3任何一方违反保密义务，应承担相应的赔偿责任，并可能承担相应的法律责任。第七条违约责任7.1甲方未履行保管义务，导致档案丢失、损坏、被窃等，应承担相应的赔偿责任。7.2甲方泄露档案内容，应承担相应的法律责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。7.3乙方未履行提供完整档案义务，导致甲方无法正常保管档案，应承担相应的责任。7.4乙方未按时支付保管费用，应向甲方支付滞纳金，滞纳金比例为每日[]%。第八条不可抗力8.1本协议所称不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为等。8.2遭遇不可抗力的一方应在不可抗力发生后[]日内书面通知对方，并提供相关证明。8.3因不可抗力导致协议无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时协商解决协议的后续履行问题。第九条争议解决9.1因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。9.2协商不成的，任何一方均可向[]仲裁委员会申请仲裁，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。9.3仲裁地点为[]。第十条协议生效及其他10.1本协议自双方签字盖章之日起生效。10.2本协议的任何变更应另行签订补充协议。10.3本协议的解除应按照协议约定或法律规定进行。10.4本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。10.5