其他货币资金内控制度

PAGE其他货币资金内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司其他货币资金的管理，加强内部控制，确保资金安全、完整，提高资金使用效率，防范资金风险，保障公司正常运营和发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构涉及其他货币资金的收支、存储、使用等业务活动。（三）定义1.其他货币资金是指公司除库存现金、银行存款以外的各种货币资金，包括外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款、信用证保证金存款、存出投资款等。2.外埠存款是指公司到外地进行临时或零星采购时，汇往采购地银行开立采购专户的款项。3.银行汇票存款是指公司为取得银行汇票按规定存入银行的款项。4.银行本票存款是指公司为取得银行本票按规定存入银行的款项。5.信用卡存款是指公司为取得信用卡按照规定存入银行的款项。6.信用证保证金存款是指公司为取得信用证按规定存入银行的保证金。7.存出投资款是指公司已存入证券公司但尚未进行投资的资金。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和金融监管规定，确保其他货币资金管理活动合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障其他货币资金的安全，防止资金被盗用、挪用、侵占等风险。3.效益性原则：合理安排和使用其他货币资金，提高资金使用效率，降低资金成本。4.职责分离原则：明确各部门和人员在其他货币资金管理中的职责，做到不相容岗位相互分离、相互制约。二、岗位设置与职责分工（一）岗位设置1.资金管理岗位：负责其他货币资金的日常管理、核算和监督。2.采购岗位：负责外埠存款的申请、使用及相关采购业务的办理。3.票据管理岗位：负责银行汇票、银行本票等票据的保管、使用和核销。4.投资岗位：负责存出投资款的管理和投资业务的操作。5.财务审批岗位：负责对其他货币资金收支业务进行审批。（二）职责分工1.资金管理岗位职责负责编制其他货币资金收支计划，合理安排资金使用。办理其他货币资金的收付、结算业务，及时进行账务处理。定期核对其他货币资金账目，确保账实相符。对其他货币资金的使用情况进行监督检查，发现问题及时报告并提出处理建议。2.采购岗位职责根据采购业务需要，提出外埠存款申请。负责与采购地银行联系，办理外埠存款开户、使用等手续。按照采购合同规定，合理使用外埠存款，确保采购业务顺利进行。及时向资金管理岗位反馈外埠存款使用情况。3.票据管理岗位职责负责银行汇票、银行本票等票据的购买、保管和发放。按照规定使用票据，确保票据的真实性、完整性和有效性。对使用后的票据进行及时核销，做好票据使用记录。定期盘点票据库存，保证账实相符。4.投资岗位职责根据公司投资计划，办理存出投资款的划转手续。负责与证券公司等投资机构联系，进行投资业务操作。对投资项目进行跟踪管理，及时反馈投资收益情况。定期核对存出投资款账目，确保资金安全。5.财务审批岗位职责对其他货币资金收支业务进行审核，确保业务符合公司规定和相关审批流程。签署审批意见，对审批结果负责。三、授权审批制度（一）审批流程1.其他货币资金支出业务，由业务部门提出申请，填写相关申请表，注明支出金额、用途、收款单位等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交财务审批岗位进行审批。3.财务审批岗位根据公司财务制度和相关规定进行审核，签署审批意见。4.审批通过后，申请表交资金管理岗位办理资金支付手续。（二）审批权限1.单笔其他货币资金支出金额在[X]元以下的，由财务审批岗位负责人审批。2.单笔其他货币资金支出金额在[X]元至[X]元之间的，由财务部门负责人审批。3.单笔其他货币资金支出金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。（三）特殊事项审批对于重大投资、对外捐赠等特殊其他货币资金支出业务，需经公司董事会或股东会审议通过后，方可办理。四、其他货币资金收支管理（一）收入管理1.公司收到的其他货币资金，如外埠存款的退回、银行汇票和银行本票的多余款等，资金管理岗位应及时办理入账手续，并核对相关凭证的真实性、完整性。2.对于因销售业务等收到的银行汇票、银行本票等票据，应及时交票据管理岗位进行保管，并按照规定办理入账手续。（二）支出管理1.外埠存款支出采购人员应根据采购合同和实际需要，填写外埠存款支取凭证，经审批后到采购地银行办理支取手续。支取款项应严格按照采购合同规定的用途使用，不得挪作他用。采购业务结束后，应及时清理外埠存款账户，如有剩余款项应及时转回公司基本账户。2.银行汇票、银行本票支出业务部门使用银行汇票、银行本票时，应填写票据使用申请表，注明支付金额、收款单位等信息，经审批后交票据管理岗位办理出票手续。票据管理岗位应按照规定填写票据内容，确保票据的真实性、完整性和有效性。持票人应在规定的期限内到银行办理款项结算，逾期票据应及时办理退票手续。3.信用卡支出公司员工因业务需要使用信用卡时，应填写信用卡使用申请表，注明支出金额、用途等信息，经审批后到财务部门领取信用卡。员工应按照公司规定使用信用卡，不得用于个人消费。信用卡账单到期前，员工应及时将报销凭证交财务部门进行还款处理。4.信用证保证金支出公司因进口业务等需要开立信用证时，应按照规定向银行存入信用证保证金。信用证到期后，如无其他问题，银行将保证金转回公司基本账户。如因业务纠纷等原因导致信用证未能按时兑付，应及时与银行沟通协商，采取相应措施保障公司资金安全。5.存出投资款支出投资部门根据投资计划，填写存出投资款划转申请表，经审批后交资金管理岗位办理资金划转手续。资金管理岗位应及时将资金划转到指定的证券公司等投资机构账户。投资业务结束后，应及时收回投资款项，并办理相关入账手续。五、其他货币资金核算与监督（一）核算管理1.资金管理岗位应按照国家统一的会计制度和公司财务制度，对其他货币资金进行明细核算，确保账目清晰、准确。2.每月末，资金管理岗位应编制其他货币资金余额调节表，核对银行存款日记账与其他货币资金明细账的余额是否一致，如有差异应及时查明原因并进行调整。3.年度终了，应对其他货币资金进行全面清查盘点，确保账实相符。清查盘点结果应形成书面报告，报公司管理层和财务部门备案。（二）监督检查1.内部审计部门应定期对其他货币资金的管理情况进行审计监督，检查制度执行情况、资金收支的合规性、安全性等。2.财务部门应加强对其他货币资金的日常监督，定期检查资金管理岗位的工作记录、账目核对情况等，发现问题及时督促整改。3.各业务部门应配合财务部门和内部审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。六、票据及印章管理（一）票据管理规定1.银行汇票、银行本票等票据由票据管理岗位专人负责保管，设立票据登记簿，详细记录票据的购买、发放、使用、核销等情况。2.票据应存放在安全可靠的地方，确保票据的安全。不得将票据随意放置或交予他人保管。3.票据使用人员应按照规定填写票据内容，确保票据的真实性、完整性和有效性。填写错误的票据应及时作废，并加盖“作废”戳记，与存根联一并保存。4.票据到期或使用完毕后，应及时办理核销手续，将票据存根联、使用记录等资料整理归档。（二）印章管理规定1.与其他货币资金相关的印章，如财务专用章、法人章等，应按照规定分别由专人保管，不得由一人保管全部印章。2.印章使用应严格履行审批手续，填写印章使用申请表，注明使用事项、金额、用途等信息，经审批后到印章保管人员处盖章。3.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意将印章带出公司或交予他人使用。如因工作需要临时外出，应将印章交予指定人员代管，并办理交接手续。4.定期对印章进行检查，确保印章的清晰、完整，如有损坏或遗失应及时报告并采取相应措施。七、风险评估与控制（一）风险识别1.资金被盗用、挪用风险：由于内部控制不完善、人员管理不善等原因，导致其他货币资金被盗用、挪用。2.资金损失风险：因投资决策失误、市场波动等原因，导致存出投资款等资金遭受损失。3.票据风险：如票据遗失、被盗用、伪造等，导致公司资金损失。4.审批风险：审批流程不规范、审批人员把关不严等，导致不合理的其他货币资金支出。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据评估结果，确定风险等级。2.对于高风险事项，应制定专门的风险应对措施，重点关注和监控。（三）风险控制措施1.加强内部控制，完善岗位设置和职责分工，严格执行授权审批制度，确保资金管理各环节相互制约、相互监督。2.加强人员培训和管理，提高员工的风险意识和业务水平，防止因人员失误导致风险发生。3.建立健全风险预警机制，