保证金管理内控制度

PAGE保证金管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司保证金管理，规范保证金的收取、使用、退还等行为，防范财务风险，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属分支机构在经营活动中涉及的各类保证金管理。（三）基本原则1.合法性原则：保证金的管理必须符合国家法律法规及行业监管要求。2.规范性原则：严格规范保证金的收取、使用、退还流程，确保操作有序。3.安全性原则：保障保证金资金的安全，防止资金损失。4.效益性原则：在确保保证金安全的前提下，提高资金使用效益。二、保证金的分类及定义（一）投标保证金1.定义：投标人按照招标文件的要求向招标人出具的，以一定金额表示的投标责任担保。2.目的：保证投标人在投标有效期内不撤销投标文件，中标后按照规定签订合同并提交履约保证金。（二）履约保证金1.定义：中标人按照合同约定，向招标人提交的保证其履行合同义务的担保。2.目的：确保中标人全面履行合同约定的各项义务，保障招标人的利益。（三）质量保证金1.定义：在合同履行过程中，为保证产品或服务质量，由供应商或服务提供商向采购方预留的一定金额的保证金。2.目的：促使供应商或服务提供商重视产品或服务质量，在质保期内对出现的质量问题承担责任。（四）其他保证金根据公司经营活动的特殊需要，经公司管理层批准设立的其他类型的保证金，如租赁保证金等。三、保证金的收取（一）收取依据1.投标保证金：依据招标文件的明确要求收取。2.履约保证金：根据中标合同的约定收取。3.质量保证金：按照采购合同或服务协议的规定收取。4.其他保证金：依据公司相关规定及与对方签订的协议收取。（二）收取标准1.投标保证金：一般不超过投标总价的2%，但最高不得超过规定的金额上限。具体标准根据项目特点和招标文件要求确定。2.履约保证金：通常为中标合同金额的一定比例，比例范围根据行业惯例和项目情况在合同中明确约定，一般在5%10%之间。3.质量保证金：按照合同金额的一定比例预留，比例一般为合同金额的5%10%，质保期届满后无质量问题予以退还。4.其他保证金：根据具体业务情况，由公司管理层参照市场行情和风险评估确定合理的收取标准。（三）收取方式1.现金缴纳：原则上不接受现金缴纳保证金，特殊情况需经公司财务部门批准，并严格履行相关手续。2.银行转账：要求保证金缴纳人通过银行转账方式将保证金足额汇入公司指定的银行账户，并在转账备注中注明保证金的类型、项目名称等相关信息。3.银行保函：对于符合条件的业务，可接受以银行保函形式缴纳保证金。银行保函应符合公司要求的格式和内容，由具有良好信誉的银行出具。（四）收取流程1.业务部门负责向保证金缴纳人发出保证金缴纳通知，明确保证金的类型、金额、缴纳方式、缴纳期限等要求。2.保证金缴纳人按照通知要求办理缴纳手续。3.财务部门收到保证金后，进行核对确认，并开具收款凭证。收款凭证应注明保证金的类型、金额、缴纳人名称、项目名称等信息。4.财务部门将收款情况及时反馈给业务部门，业务部门负责跟踪保证金缴纳情况，确保足额按时缴纳。四、保证金的使用（一）使用范围1.投标保证金：如投标人在投标有效期内撤销投标文件，或中标后无正当理由不与招标人签订合同，招标人有权没收其投标保证金。2.履约保证金：在中标人未能按照合同约定履行义务时，招标人可根据合同约定扣除部分或全部履约保证金，用于弥补因中标人违约给招标人造成的损失。3.质量保证金：在质保期内，如产品或服务出现质量问题，采购方有权扣除相应的质量保证金用于维修、更换、赔偿等费用支出。4.其他保证金：按照公司与对方签订的协议约定的使用范围执行。（二）使用审批1.涉及保证金使用的部门应填写保证金使用申请表，详细说明使用原因、金额、支付对象等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司财务部门审核。3.财务部门审核申请表的合规性和资金支付情况后，报公司管理层审批。4.公司管理层审批通过后，财务部门按照审批意见办理保证金支付手续。（三）使用记录1.财务部门应对保证金的使用情况进行详细记录，包括使用时间、金额、支付对象、使用原因等信息。2.使用记录应定期进行核对和整理，确保记录准确无误。3.业务部门应配合财务部门做好保证金使用记录的核对工作，及时提供相关业务信息。五、保证金的退还（一）退还条件1.投标保证金：在投标有效期届满后，如投标人未出现违规行为，招标人应及时退还投标保证金。2.履约保证金：中标人按照合同约定全面履行义务，且质保期届满无质量问题，招标人应在规定时间内退还履约保证金。3.质量保证金：质保期届满，产品或服务未出现质量问题，采购方应退还质量保证金。4.其他保证金：按照公司与对方签订的协议约定的退还条件执行。（二）退还流程1.业务部门负责核实保证金退还条件是否满足，并填写保证金退还申请表，提交至公司财务部门。2.财务部门对申请表进行审核，确认保证金缴纳情况及使用记录后，报公司管理层审批。3.公司管理层审批通过后，财务部门按照审批意见办理保证金退还手续。4.对于以银行转账方式缴纳的保证金，财务部门应将保证金足额退还至原缴纳账户；对于以银行保函形式缴纳的保证金，应及时办理保函注销手续。（三）退还记录1.财务部门应对保证金的退还情况进行详细记录，包括退还时间、金额、退还对象等信息。2.退还记录应定期进行核对和整理，确保记录准确无误。3.业务部门应配合财务部门做好保证金退还记录的核对工作，及时提供相关业务信息。六、保证金的账户管理（一）账户设置1.公司设立专门的保证金账户，用于存放各类保证金资金。2.保证金账户应按照银行账户管理规定进行开户、销户等操作，并确保账户信息的安全。（二）账户监管1.财务部门负责保证金账户的日常管理和监管，定期核对账户余额、收支情况等。2.严禁将保证金账户资金挪作他用，确保保证金资金专款专用。3.公司内部审计部门应定期对保证金账户进行审计检查，确保账户管理规范、资金安全。（三）账户信息变更1.如保证金账户信息发生变更，如账户名称、账号、开户行等，财务部门应及时办理变更手续，并通知相关业务部门和保证金缴纳人。2.变更手续应按照银行规定办理，并留存相关资料作为档案管理。七、保证金的风险管理（一）风险识别1.业务部门应定期对保证金业务进行风险识别，关注保证金缴纳人信用状况、经营情况等变化，及时发现潜在风险。2.财务部门应加强对保证金账户资金的监控，关注资金流动情况，识别资金安全风险。（二）风险评估1.公司应建立保证金风险评估机制，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险评估应综合考虑保证金金额、缴纳人信用状况、业务风险等因素。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险业务，应加强管理和监控，采取必要的风险防范措施。2.如发现保证金缴纳人存在违约风险或资金安全风险，业务部门应及时采取措施，如要求缴纳人补充担保、提前收回保证金等。3.财务部门应按照风险应对措施及时调整保证金管理策略，确保保证金资金安全。八、保证金的档案管理（一）档案内容1.保证金缴纳通知、缴纳凭证、收款凭证等相关资料。2.保证金使用申请表、审批文件、支付凭证等使用记录资料。3.保证金退还申请表、审批文件、退还凭证等退还记录资料。4.与保证金相关的合同、协议、银行保函等文件资料。（二）档案整理1.财务部门负责对保证金档案进行整理，按照业务类型和时间顺序进行分类归档。2.档案应确保资料完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。（三）档案保管1.保证金档案应妥善保管，保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。2.档案保管地点应具备安全、防火、防潮等条件，确保档案安全。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和盘点，防止档案丢失、损坏等情况发生。（四）档案查阅1.因工作需要查阅保证金档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。3.查阅完毕后，档案查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对保证金管理情况进行审计检查，重点检查保证金的收取、使用、退还流程是否合规，账户管理是否规范，档案管理是否完整等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受国家相关监管部门的监督检查，积极配合监管部门的