行政科内控制度

PAGE行政科内控制度一、总则（一）目的本内控制度旨在规范行政科各项工作流程，确保行政工作的高效、有序开展，保障公司资产安全，提高公司管理水平，防范各类风险，促进公司战略目标的实现。（二）适用范围本制度适用于公司行政科全体工作人员，涵盖行政科所负责的行政管理、后勤保障、文件管理、会议组织、办公用品采购与管理、车辆管理等各项工作。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等，以及公司的实际情况和管理需求制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保行政工作合法合规。2.全面性原则：涵盖行政科工作的各个环节，不留管理死角。3.制衡性原则：各项工作流程和岗位设置应相互制约、相互监督，防止权力滥用。4.适应性原则：根据公司发展战略和实际情况，适时调整和完善内控制度。5.成本效益原则：在保证内部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高工作效率。二、岗位设置与职责分工（一）行政科长职责1.全面负责行政科的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调行政科与公司其他部门之间的工作关系，确保行政工作与公司整体运营相协调。3.审核行政科各项费用支出，控制行政成本。4.监督行政科各项工作流程的执行情况，及时发现问题并提出改进措施。5.负责行政科人员的绩效考核和培训发展，提升团队整体素质。（二）行政管理岗位职责1.负责公司行政管理规章制度的制定、修订和完善，并监督执行。2.处理公司日常行政事务，如文件收发、印章管理、证照办理等。3.协调公司内部各部门之间的工作关系，及时解决工作中出现的问题。4.负责公司办公区域的管理，包括环境卫生、安全保卫等工作。5.组织公司各类会议和活动，做好会议记录和活动安排。（三）后勤保障岗位职责1.负责公司后勤保障工作，包括办公用品采购、发放与管理，办公设备的维护与维修等。2.制定办公用品采购计划，合理控制采购成本，确保办公用品的质量和供应。3.定期对办公设备进行检查和维护，及时处理设备故障，保障办公设备的正常运行。4.负责公司食堂、宿舍等后勤设施的管理，为员工提供良好的生活保障。5.做好公司水电、空调等能源管理工作，节约能源，降低能耗。（四）文件管理岗位职责1.负责公司各类文件的收集、整理、归档和保管工作，确保文件的完整性和安全性。2.建立文件管理台账，对文件的收发、借阅、销毁等情况进行详细记录。3.按照公司文件管理制度的要求，对文件进行分类、编号和标识，便于查找和使用。4.定期对文件进行清理和盘点，对过期、无用的文件进行销毁处理。5.协助公司各部门做好文件资料的整理和归档工作，提供文件查询和借阅服务。（五）车辆管理岗位职责1.负责公司车辆的调度、使用和管理工作，制定车辆使用计划，确保车辆合理调配。2.建立车辆档案，记录车辆的基本信息、维修保养情况、保险情况等。3.定期对车辆进行检查和维护，确保车辆性能良好，安全行驶。4.负责车辆的加油、保险、年检等工作，办理相关手续。5.对驾驶员进行管理和考核，监督驾驶员遵守交通法规和公司车辆管理制度。三、工作流程与控制措施（一）行政管理流程1.规章制度制定流程各部门根据工作需要提出规章制度制定需求，提交行政科。行政科对需求进行汇总和分析，确定规章制度制定计划。行政科组织相关人员进行规章制度起草工作，广泛征求意见。行政科对征求到的意见进行整理和分析，对规章制度进行修改完善。行政科将修改后的规章制度提交公司领导审批，审批通过后发布实施。行政科负责对规章制度的执行情况进行监督检查，及时发现问题并提出改进措施。2.文件收发流程外来文件由行政科专人负责签收，登记文件的名称、文号、发文单位、日期等信息。行政科对签收的文件进行初步审核，根据文件内容和性质，确定文件的传阅范围和处理方式。文件传阅时，行政科应做好记录，确保文件及时、准确地传递给相关人员。相关人员对文件进行处理后，应将文件及时返还行政科，行政科负责对文件进行归档保存。行政科定期对文件进行清理和盘点，对过期、无用的文件进行销毁处理。3.印章管理流程公司印章由行政科专人负责保管，设立印章使用登记簿，记录印章使用情况。印章使用必须经过严格审批，由使用部门填写印章使用申请表，注明使用事由、使用时间、使用范围等信息。申请表经部门负责人签字后，提交行政科长审批，重大事项需报公司领导审批。印章保管人员凭审批后的申请表使用印章，并在登记簿上登记盖章时间、盖章文件名称等信息。印章使用完毕后，保管人员应及时收回印章，并妥善保管。行政科定期对印章使用情况进行检查和核对，确保印章使用规范、安全。4.证照办理流程公司各部门根据工作需要提出证照办理申请，提交行政科。行政科对申请进行审核，确定证照办理所需材料和流程。行政科安排专人负责证照办理工作，准备相关材料，按照规定的时间和程序办理证照。证照办理过程中，行政科应及时与相关部门沟通协调，确保办理工作顺利进行。证照办理完成后，行政科负责将证照及时领取并妥善保管，根据需要及时通知相关部门领取。行政科定期对公司证照进行清理和盘点，确保证照的完整性和有效性。（二）后勤保障流程1.办公用品采购流程各部门根据工作需要填写办公用品采购申请表，提交行政科。行政科对采购申请表进行汇总和审核，结合办公用品库存情况，制定采购计划。行政科根据采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价，确定采购价格和供应商。行政科与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。供应商按照合同约定将办公用品送达公司，行政科组织验收，确保办公用品的质量和数量符合要求。行政科办理付款手续，将采购的办公用品发放到各部门，并做好登记工作。行政科定期对办公用品库存进行盘点，根据实际使用情况调整采购计划。2.办公设备维护流程各部门发现办公设备出现故障后，及时填写设备维修申请表，提交行政科。行政科对设备维修申请表进行审核，确定维修方式和维修人员。维修人员对故障设备进行检查和维修，填写维修记录，注明故障原因、维修方法、维修时间等信息。维修完成后，维修人员应及时通知行政科进行验收，行政科对维修质量进行检查，确保设备正常运行。行政科对维修费用进行审核，办理付款手续，并将维修记录存档。行政科定期对办公设备进行检查和维护，制定设备保养计划，延长设备使用寿命。3.食堂管理流程行政科负责食堂的日常管理工作，制定食堂管理制度和菜谱计划。食堂工作人员按照菜谱计划采购食材，确保食材的新鲜和安全。食堂工作人员对食材进行加工和烹饪，保证饭菜质量和口味。行政科定期对食堂卫生情况进行检查，确保食堂环境整洁、卫生。行政科负责统计员工就餐人数，核算食堂成本，控制食堂费用支出。行政科定期收集员工对食堂饭菜的意见和建议，及时进行改进和调整。4.宿舍管理流程行政科负责宿舍的分配和管理工作，制定宿舍管理制度。员工根据公司规定申请宿舍，行政科按照规定进行分配。行政科定期对宿舍卫生情况进行检查，确保宿舍环境整洁、卫生。行政科负责宿舍设施的维修和维护工作，及时处理员工反映的问题。行政科对宿舍水电费进行统计和核算，按照规定收取费用。行政科定期收集员工对宿舍管理的意见和建议，及时进行改进和调整。（三）文件管理流程1.文件收集流程公司各部门指定专人负责文件的收集工作，定期将本部门产生的文件整理后提交行政科。行政科对收集到的文件进行初步审核，检查文件的完整性和规范性。行政科将审核后的文件进行分类整理，按照文件类别和时间顺序进行编号。2.文件整理流程行政科根据文件的类别和性质，对文件进行进一步的整理和细化分类。对于重要文件，行政科应建立专门的文件夹或档案盒，进行单独存放。行政科对文件进行编号和标识，便于查找和使用。3.文件归档流程行政科按照公司文件管理制度的要求，将整理好的文件进行归档保存。文件归档应按照文件类别和时间顺序进行排列，确保文件存放有序。行政科建立文件索引和目录，便于快速查找文件。4.文件借阅流程公司内部人员因工作需要借阅文件时，需填写文件借阅申请表，注明借阅文件名称、借阅时间、借阅用途等信息。申请表经部门负责人签字后，提交行政科审批。行政科根据审批情况，办理文件借阅手续，在文件借阅登记簿上登记借阅人员姓名、借阅时间、归还时间等信息。借阅人员应按时归还文件，如因特殊情况需要延期归还，应提前办理延期手续。行政科定期对文件借阅情况进行检查和核对，确保文件安全。5.文件销毁流程行政科定期对过期、无用的文件进行清理和盘点，确定需要销毁的文件清单。文件销毁清单经行政科长审核后，报公司领导审批。行政科组织专人对文件进行销毁，销毁过程应进行记录，确保文件销毁彻底。文件销毁记录应存档保存，以备查阅。（四）车辆管理流程1.车辆调度流程各部门根据工作需要填写车辆使用申请表，注明使用时间、使用地点、使用事由等信息。申请表经部门负责人签字后，提交行政科。行政科根据车辆使用情况和驾驶员工作安排，进行车辆调度，确定派车方案。行政科将派车方案通知驾驶员，驾驶员按照通知要求准时出车。车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆返回公司，并向行政科报告车辆使用情况。2.车辆维修流程驾驶员发现车辆出现故障后，及时填写车辆维修申请表，提交行政科。行政科对车辆维修申请表进行审核，确定维修方式和维修人员。维修人员对故障车辆进行检查和维修，填写维修记录，注明故障原因、维修方法、维修时间等信息。维修完成后，维修人员应及时通知行政科进行验收，行政科对维修质量进行检查，确保车辆正常运行。行政科对维修费用进行审核，办理付款手续，并将维修记录存档。行政科定期对车辆维修情况进行统计和分析，总结维修规律，降低维修成本。3.车辆保险流程行政科负责车辆保险的办理和续保工作，根据车辆使用情况和保险政策，选择合适的保险公司和保险险种。行政科按照保险公司要求，提供车辆相关资料，办理保险手续。行政科及时缴纳保险费用，确保车辆保险有效。车辆发生保险事故后，行政科应及时通知保险公司，并协助驾驶员处理事故理赔事宜。4.车辆年检流程行政科负责车辆年检的组织和办理工作，按照规定的时间和要求，准备车辆年检所需材料。行政科安排专人将车辆送至指定的检测机构进行年检，确保车辆年检合格。车辆年检完成后，行政科及时领取年检合格标志，并将车辆年检相关资料存档保存。四、监督与检查（一）内部监督1.行政科定期对各项工作流程的执行情况进行自查，发现问题及时整改。2.行政科建立内部监督机制，明确监督职责和流程，确保监督工作有效开展。3.行政科定期对行政科工作人员的工作进行考核，考核结果与绩效挂钩，激励员工积极履行职责。（二）外部监督1.接受公司内部审计部门的审计监督，配合审计部门开展审计工作，及时提供相关资料和信息。2.接受政府相关部门的监督检查，遵守法律法规和行业标准，确保行政工作合法合规。五、信息沟通与反馈（一）信息沟通1.行政科建立内部信息沟通平台，如工作群、电子邮件等，及时发布行政工作相关信息，方便员工了解和沟通。2.行政科定期召开工作会议，总结工作经验，分析存在的问题，部署下一阶段工作任务，加强与各部门之间的沟通协调。3.行政科与公司其他部门保持密切联系，及时了解各部门的工作需求和意见建议，为各部门提供优质的行政服务。（二）信息反馈1.行政科定期收集员工