学校总务处内控制度

PAGE学校总务处内控制度一、总则（一）目的为加强学校总务处的管理，规范各项工作流程，提高资金使用效益，防范财务风险，确保学校资产安全完整，保障学校教育教学工作的顺利开展，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于学校总务处全体工作人员，涵盖总务处负责的财务管理、物资采购与管理、资产管理、后勤服务等各项工作。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《事业单位财务规则》《行政事业单位内部控制规范（试行）》等相关法律法规及行业标准制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和政策要求，确保各项工作合法合规。2.全面性原则：涵盖总务处工作的各个方面，不留管理死角。3.制衡性原则：明确各岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作机制。4.适应性原则：根据学校发展和实际工作需要，不断调整和完善内控制度。5.成本效益原则：在保证内部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高工作效率。二、财务管理制度（一）预算管理1.预算编制总务处应根据学校年度工作计划和事业发展规划，结合上一年度预算执行情况，编制年度财务预算。预算编制要遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的科学性、合理性和准确性。广泛征求各部门意见，对预算项目进行充分论证，提高预算的可行性。2.预算执行严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如遇特殊情况确需调整预算的，应按规定程序报经学校批准。建立预算执行跟踪机制，定期对预算执行情况进行分析和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。3.预算调整因政策变化、学校事业发展需要等原因导致预算调整的，应按以下程序办理：总务处提出预算调整申请，说明调整的原因、项目和金额。学校财务部门对调整申请进行审核，并提出审核意见。经学校领导班子集体研究批准后，下达预算调整通知。（二）收入管理1.收入范围学校总务处的收入主要包括财政拨款收入、事业收入、上级补助收入、附属单位上缴收入、经营收入及其他收入等。2.收入确认各项收入应按照国家有关规定及时足额入账，不得隐瞒、截留、挪用。严格按照收入来源和性质进行分类核算，确保收入数据的准确性。3.票据管理统一使用财政部门监制的票据，建立票据领用、登记、核销制度。票据管理人员应妥善保管票据，不得丢失、损坏，定期对票据使用情况进行检查和盘点。（三）支出管理1.支出审批建立健全支出审批制度，明确审批流程和审批权限。一般支出由总务处负责人审批；重大支出需经学校领导班子集体研究决定。支出审批应严格审核支出的真实性、合法性和合理性，确保支出符合规定用途。2.支出标准严格执行国家和学校规定的各项支出标准，不得擅自提高或降低标准。加强对差旅费、会议费、培训费等支出的管理，严格控制支出规模。3.支出核算按照国家统一的会计制度进行支出核算，确保会计信息真实、准确、完整。对各项支出进行明细核算，便于查询和监督。（四）货币资金管理1.库存现金管理严格遵守现金管理规定，控制库存现金限额。现金收支应及时入账，做到日清月结，账款相符。严禁白条抵库、坐支现金等违规行为。2.银行存款管理加强银行账户管理，严格按照规定开设和使用银行账户。定期核对银行存款账目，编制银行存款余额调节表，确保银行存款账实相符。妥善保管银行存款印鉴，实行印鉴分管制度。3.资金安全防范加强对货币资金的安全防范意识，采取必要的安全措施，如安装监控设备、配备保险柜等。对涉及货币资金的业务，严格执行不相容岗位分离制度，防止资金被盗、挪用等风险。（五）财务监督1.内部监督建立健全财务内部监督制度，定期对财务收支、预算执行等情况进行内部审计和监督检查。财务人员应严格遵守职业道德，对财务工作进行自我监督和约束。2.外部监督主动接受财政、审计、税务等部门的监督检查，及时整改存在的问题。积极配合学校内部审计部门的工作，提供真实、完整的财务资料。三、物资采购与管理制度（一）采购计划1.需求调研总务处应定期深入各部门了解物资需求情况，结合学校教学、科研、管理等工作实际，制定合理的物资采购计划。与各部门保持密切沟通，及时掌握物资需求的变化，确保采购计划的准确性和及时性。2.计划编制根据需求调研结果，编制年度物资采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等内容。采购计划应经学校相关部门审核批准后实施。（二）采购流程1.采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。严格按照政府采购法律法规规定的采购方式和程序进行采购，确保采购过程合法合规。2.采购实施对于公开招标、邀请招标等采购项目，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。采购人员应按照采购文件要求，组织开标、评标、定标等工作，确保采购结果公平公正。与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。（三）验收管理1.验收标准依据采购合同和相关标准，制定物资验收标准。验收标准应明确物资的数量、规格、质量、性能等方面的要求。2.验收程序物资到货后，采购部门应及时通知验收人员进行验收。验收人员按照验收标准对物资进行逐一核对，填写验收报告。验收合格的物资方可办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理，要求其更换或退货。（四）库存管理1.入库管理物资验收入库时，仓库管理人员应根据验收报告办理入库手续，填写入库单。入库单应注明物资名称、规格、数量、供应商等信息，并由验收人员、仓库管理人员签字确认。2.库存盘点定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点工作应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、时间等。对盘点中发现的盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因，按照规定进行处理。3.库存保管仓库应保持适宜的温度、湿度等环境条件，确保物资质量不受影响。对贵重物资、易燃易爆物资等应采取特殊的保管措施，确保安全。（五）领用管理1.领用审批各部门领用物资时，应填写领用申请表，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等信息。领用申请表经部门负责人审批后，交仓库管理人员办理领用手续。2.领用登记仓库管理人员根据领用申请表发放物资，并填写领用登记表。领用登记表应记录领用日期、领用部门、物资名称、规格、数量等信息，由领用人员签字确认。四、资产管理（一）固定资产管理1.资产购置按照学校固定资产管理制度，办理固定资产购置审批手续。固定资产购置应纳入学校年度预算，严格按照采购流程进行采购。2.资产入账固定资产购置后，财务部门应及时进行账务处理，按照规定确定固定资产的入账价值。建立固定资产卡片，详细记录固定资产的名称、规格、型号、购置时间、使用部门等信息。3.资产折旧根据国家规定的折旧方法和折旧年限，对固定资产计提折旧。定期对固定资产折旧情况进行核对和调整，确保折旧计提的准确性。4.资产清查：定期对固定资产进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。清查工作应制定详细的清查方案，明确清查范围、方法、步骤等。对清查中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按照规定进行处理。（二）无形资产管理1.资产确认对学校拥有的专利权、商标权、著作权、土地使用权等无形资产进行确认和登记。无形资产应按照取得时的实际成本入账。2.资产摊销根据无形资产的使用寿命，合理确定摊销期限，并进行摊销。定期对无形资产摊销情况进行核对和调整，确保摊销的准确性。3.资产保护加强对无形资产的保护意识，采取必要的措施防止无形资产被盗用、侵权等情况发生。（三）资产处置1.处置审批固定资产、无形资产等资产的处置应报经学校批准。处置申请应说明资产处置的原因、方式、价格等情况。2.处置方式资产处置方式包括出售、转让、报废、捐赠等。对于报废资产，应按照规定进行鉴定和审批，确保资产处置的合理性。3.处置收入管理资产处置收入应及时足额上缴学校财务，纳入学校预算管理。对处置收入进行严格核算，确保收入的合规性。五、后勤服务管理制度（一）校园维修管理1.维修申请各部门或师生发现校园设施设备需要维修时，应填写维修申请表，注明维修项目、地点、故障情况等信息。维修申请表经部门负责人或相关管理部门审核后，交总务处维修管理部门。2.维修安排维修管理部门接到维修申请后，应及时安排维修人员进行现场勘查，确定维修方案和维修预算。根据维修工作量和紧急程度，合理安排维修时间，确保维修工作尽快完成。3.维修验收维修工作完成后，维修管理部门应组织相关人员进行验收。验收人员按照维修标准对维修质量进行检查，填写验收报告。验收合格的，办理验收手续；验收不合格的，要求维修人员限期整改，直至达到验收标准。（二）环境卫生管理1.保洁人员配备根据校园面积和卫生保洁要求，合理配备保洁人员。明确保洁人员的岗位职责和工作标准。2.卫生区域划分将校园划分为若干卫生区域，明确各区域的保洁责任人。制定不同区域的卫生保洁频次和质量要求。3.卫生检查与考核定期对校园环境卫生进行检查，发现问题及时督促保洁人员整改。建立保洁人员考核制度，根据卫生保洁质量和工作表现进行考核奖惩。（三）绿化管理1.绿化规划制定校园绿化规划，合理布局绿化区域，选择适宜的植物品种。绿化规划应充分考虑校园的整体景观和生态环境要求。2.绿化养护安排专业绿化养护人员，负责校园绿化植物修剪、浇水、施肥、病虫害防治等养护工作。建立绿化养护档案，记录绿化植物的生长情况和养护措施。3.绿化检查与考核定期对校园绿化情况进行检查，评估绿化养护效果。对绿化养护工作进行考核，确保绿化工作达到预期目标。（四）食堂管理1.食品安全管理严格遵守食品安全法律法规，建立健全食品安全管理制度。加强食堂从业人员的健康管理和培训，确保食品安全。定期对食堂食品进行抽检，确保食品质量安全。2.饭菜质量管理制定合理的食谱，保证饭菜品种多样、营养均衡。加强对饭菜质量的监督检查，及时收集师生意见，不断改进饭菜质量。3.食堂成本管理合理控制食堂原材料采购成本，降低运营成本。加强食堂财务管理，严格核算各项费用支出。（五）水电暖管理1.水电暖设施维护定期对校园水电暖设施进行巡查和维护，及时发现和排除故障。建立水电暖设施维修