工程合约管理内控制度

PAGE工程合约管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司工程合约管理，规范合约签订、履行、变更、终止等行为，防范合约风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程合约的管理，包括但不限于建筑工程、安装工程、装饰装修工程、市政工程等各类工程项目所涉及的合约。（三）基本原则1.依法合规原则：工程合约的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合约合法有效。2.风险防控原则：建立健全合约风险评估和防控机制，对合约签订、履行过程中的风险进行识别、评估和控制，降低合约风险。3.全面管理原则：涵盖工程合约从谈判、起草、审核、签订、履行到终止的全过程管理，确保各环节紧密衔接，责任明确。4.协同合作原则：合约管理涉及公司多个部门，各部门应密切配合、协同工作，形成管理合力，共同推进合约管理工作。二、合约管理组织与职责（一）合约管理委员会1.组成公司设立合约管理委员会，由公司高层管理人员、法务部门负责人、财务部门负责人、工程管理部门负责人等组成。委员会主任由公司总经理担任。2.职责（1）审议重大工程合约的签订、变更、终止等事项；（2）协调解决合约管理过程中的重大问题；（3）监督合约管理制度的执行情况。（二）合约管理部门公司指定法务部门为合约管理部门，负责工程合约的统一管理工作。其主要职责如下：1.制定和完善工程合约管理制度；2.参与工程合约的谈判、起草、审核等工作；3.负责工程合约的签订、履行、变更、终止等环节的具体管理工作；4.建立工程合约台账，对合约执行情况进行跟踪和监督；5.协调解决合约纠纷，处理合约违约事宜；6.组织开展合约管理培训和宣传工作。（三）其他部门职责1.工程管理部门（1）负责工程项目的前期调研、可行性研究、规划设计等工作；（2）参与工程合约的谈判，提供技术支持和工程要求；（3）负责工程项目的组织实施和现场管理，确保合约按约履行；（4）及时向合约管理部门反馈工程进展情况和合约执行中存在的问题。2.财务部门（1）参与工程合约的经济条款审核，提供财务方面的专业意见；（2）负责工程款项的支付审核和财务管理，确保资金安全和合理使用；（3）协助合约管理部门进行合约成本核算和效益分析。3.其他相关部门根据各自职责，配合合约管理部门做好工程合约管理的相关工作。三、合约签订管理（一）合约谈判1.谈判团队组建工程合约谈判由合约管理部门牵头，组织工程管理部门、财务部门等相关人员组成谈判团队。谈判团队应明确分工，各司其职。2.谈判准备（1）收集与合约相关的资料，包括项目背景、技术要求、市场行情、法律法规等；（2）分析对方的资信状况、履约能力和谈判意图；（3）制定谈判策略和方案，明确谈判目标和底线。3.谈判过程（1）遵循平等、自愿、公平、诚信的原则，与对方进行充分沟通和协商；（2）对合约条款进行详细讨论和谈判，确保条款明确、具体、合理，避免模糊不清或歧义条款；（3）记录谈判过程中的重要事项和双方达成的共识，形成谈判纪要。（二）合约起草1.起草主体合约谈判达成初步意向后，由合约管理部门负责起草工程合约文本。2.起草要求（1）合约文本应符合法律法规和行业标准的要求，明确双方的权利义务；（2）条款应完整、准确、严谨，避免出现漏洞和歧义；（3）语言应规范、简洁、易懂，便于双方理解和执行。（三）合约审核1.审核流程（1）合约管理部门将起草好的合约文本提交给工程管理部门、财务部门等相关部门进行初审；（2）各相关部门对合约文本进行审核，重点审核合约条款的合法性、合理性、完整性以及对本部门利益的影响，并提出审核意见；（3）合约管理部门汇总各部门的审核意见，对合约文本进行修改完善；（4）修改后的合约文本提交给法务部门进行法律审核；（5）法务部门对合约文本进行全面的法律审查，确保合约合法有效，并出具法律审核意见；（6）合约管理部门根据法务部门的审核意见，对合约文本进行最终修改，形成送审稿。2.审核内容（1）合法性审核：审查合约是否符合国家法律法规和行业标准的规定；（2）合理性审核：评估合约条款是否公平合理，是否符合公司利益；（3）完整性审核：检查合约条款是否齐全，有无遗漏重要内容；（4）风险防控审核：分析合约履行过程中可能存在的风险，并提出相应的防控措施。（四）合约签订1.签约主体资格审查在签订工程合约前，合约管理部门应审查对方的签约主体资格，包括营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等，确保对方具有合法的签约能力。2.签约流程（1）合约送审稿经公司领导审批同意后，由合约管理部门与对方当事人签订工程合约；（2）签订合约时，应确保双方当事人在合约上签字（盖章）齐全，合约文本一式多份，双方各执一份，并按规定办理相关手续。3.合约备案与存档合约签订后，合约管理部门应及时将合约副本送公司档案室备案存档，并建立合约台账，记录合约的基本信息、签订时间、履行情况等。四、合约履行管理（一）合约交底1.交底主体与内容合约签订后，合约管理部门应组织工程管理部门、财务部门等相关部门进行合约交底。合约交底的内容包括合约的主要条款、双方的权利义务、工程进度要求、质量标准、付款方式、违约责任等。2.交底方式与时间合约交底可采用会议、培训、发放交底资料等方式进行。合约交底应在合约签订后及时进行，确保相关部门和人员熟悉合约内容，明确各自的职责。（二）合约执行跟踪1.跟踪主体与职责合约管理部门负责对工程合约的执行情况进行跟踪监督。工程管理部门应定期向合约管理部门反馈工程进展情况，包括工程进度、质量状况、存在的问题等；财务部门应及时提供工程款项的支付情况和财务数据。2.跟踪方式与频率合约管理部门可通过定期检查、不定期抽查、召开协调会等方式对合约执行情况进行跟踪。跟踪频率应根据工程实际情况确定，一般每月至少进行一次跟踪检查。（三）合约变更管理1.变更原因与条件在工程合约履行过程中，如因不可抗力、工程变更、市场环境变化等原因需要变更合约条款的，应按照本制度规定的程序进行变更。2.变更流程（1）提出变更申请：由合约执行部门或相关人员提出合约变更申请，说明变更的原因、内容和对合约履行的影响；（2）审核变更申请：合约管理部门对变更申请进行审核，组织相关部门进行评估，提出审核意见；（3）协商变更事宜：经审核同意变更的，合约管理部门与对方当事人就变更事项进行协商，达成一致意见后签订变更协议；（4）变更协议备案与存档：变更协议签订后，合约管理部门应及时将变更协议副本送公司档案室备案存档，并更新合约台账。（四）合约付款管理1.付款依据与流程（1）工程款项的支付应依据合约约定和工程实际进度进行。工程管理部门应根据工程进度情况，向合约管理部门提交付款申请，并提供相关证明材料；（2）合约管理部门对付款申请进行审核，审核通过后提交财务部门；（3）财务部门对付款申请进行财务审核，确保付款金额准确无误，并按照公司财务管理制度办理付款手续。2.付款风险防控（1）加强对工程进度和质量的监督，确保工程款项支付与工程实际进展相符；（2）严格审核付款申请，防止出现虚假付款或超付情况；（3）建立付款风险预警机制，对可能存在的付款风险及时进行评估和处理。五、合约终止管理（一）终止原因工程合约在以下情况下可终止：1.合约期满，双方履行完毕合约约定的义务；2.双方协商一致，提前终止合约；3.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合约无法继续履行；4.一方严重违约，另一方依法解除合约。（二）终止流程1.提出终止申请：由合约执行部门或相关人员提出合约终止申请，说明终止的原因和依据；2.审核终止申请：合约管理部门对终止申请进行审核，组织相关部门进行评估，提出审核意见；3.协商终止事宜：经审核同意终止的，合约管理部门与对方当事人就终止事项进行协商，达成一致意见后签订终止协议；4.终止协议备案与存档：终止协议签订后，合约管理部门应及时将终止协议副本送公司档案室备案存档，并更新合约台账。（三）合约结算与清理1.合约结算合约终止后，合约管理部门应组织相关部门对合约履行情况进行结算，包括工程款项结算、质量保证金结算、违约金结算等。结算应依据合约约定和实际履行情况进行，确保结算金额准确无误。2.合约清理合约结算完成后，合约管理部门应及时对合约资料进行清理，包括合约文本、谈判纪要、变更协议、终止协议、付款凭证等，将相关资料整理归档，妥善保存。六、合约风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别合约管理部门应定期对工程合约进行风险识别，重点关注合约签订、履行、变更、终止等环节可能存在的风险，包括法律风险、经济风险、技术风险、信用风险等。2.风险评估合约管理部门应根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法进行。（二）风险防控措施1.针对不同类型的风险，制定相应的防控措施。例如，对于法律风险，加强合约的法律审核，确保合约合法有效；对于经济风险，加强财务审核和成本控制，合理安排资金；对于技术风险，加强技术支持和质量监督，确保工程质量；对于信用风险，加强对方资信调查和履约跟踪，及时发现和处理违约行为。2.建立风险预警机制，对可能出现的风险及时发出预警信号，以便采取相应的措施进行防范和控制。七、合约纠纷处理（一）纠纷预防加强合约管理，规范合约签订、履行等行为，避免因合约条款不明确、履行不当等原因引发纠纷。同时，加强与对方当事人的沟通与协调，及时解决合约履行过程中出现的问题，预防纠纷的发生。（二）纠纷处理流程1.