公司收款内控制度

PAGE公司收款内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司收款流程，加强收款内部控制，确保公司资金安全，提高资金使用效率，保障公司财务信息的真实性、准确性和完整性，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中的各类收款业务，包括但不限于销售商品、提供劳务、出租资产等所取得的款项。（三）基本原则1.合法性原则：收款业务应严格遵守国家法律法规和相关财经制度，确保各项收款活动合法合规。2.准确性原则：收款信息应准确记录，及时核对，保证收款金额、来源、时间等信息真实无误。3.及时性原则：及时收取款项，缩短资金回笼周期，提高资金使用效率。4.安全性原则：采取有效措施确保收款资金的安全，防止资金被挪用、侵占或流失。5.职责分离原则：明确各部门和人员在收款业务中的职责，实现不相容岗位相互分离，相互制约和监督。二、收款流程（一）业务发起1.销售部门或相关业务部门根据合同约定或业务需求，向客户发出收款通知，明确收款金额、收款方式、收款期限等信息。2.对于重要客户或大额收款业务，业务部门应提前与客户沟通协调，确保客户了解付款要求和时间节点。（二）收款方式1.现金收款对于金额较小、符合现金管理规定的收款业务，可采用现金收款方式。收款人员收取现金时，应在收款现场开具收款收据，并加盖公司财务专用章或发票专用章。收款收据应一式三联，分别为存根联、收据联和记账联，收款人员应妥善保管存根联，将收据联交客户，记账联及时交财务部门入账。每日营业终了，收款人员应及时将收取的现金缴存银行，并填写现金缴存单，注明收款日期、金额、来源等信息。现金缴存单应与收款收据记账联核对一致后，交财务部门审核。2.银行转账收款鼓励客户采用银行转账方式付款，业务部门应向客户提供公司银行账户信息，包括开户行名称、账号等。客户转账后，财务部门应及时查询银行到账情况，并与业务部门核对收款信息。核对无误后，财务部门根据银行回单编制收款凭证，进行账务处理。对于银行转账未成功或出现异常情况的，财务部门应及时与银行沟通联系，查明原因，并通知业务部门与客户协调解决。3.票据收款收到客户交付的支票、汇票、本票等票据时，收款人员应仔细审核票据的真实性、有效性和完整性，包括票据的出票日期、金额、收款人名称、背书情况等。审核无误后，收款人员应在票据背面加盖公司预留银行印鉴，并及时交财务部门办理入账手续。财务部门应根据票据类型和到期日，合理安排资金结算，确保资金及时到账。对于收到的商业汇票，财务部门应按照票据管理规定进行妥善保管，并在到期前提示付款。如发现票据存在问题或到期无法兑付的，应及时通知业务部门与客户协商解决，并采取相应的法律措施维护公司权益。（三）收款记录与核对1.业务部门应建立收款台账，详细记录每笔收款业务的客户名称、收款日期、收款金额、收款方式、合同编号等信息，并及时更新台账。收款台账应定期与财务部门核对，确保数据一致。2.财务部门应根据业务部门提供的收款信息，及时进行账务处理，编制收款凭证，并登记相关账簿。财务人员应定期对收款记录进行核对，检查收款金额与业务台账、银行回单、收款收据等是否相符，确保收款记录的准确性。3.每月末，财务部门应对当月收款情况进行汇总分析，编制收款情况报表，报送公司管理层和相关部门。报表应包括收款总额、收款方式构成、客户分布、逾期未收款情况等内容，为公司决策提供参考依据。（四）收款跟踪与催收1.业务部门负责对收款情况进行跟踪，及时掌握客户付款进度。对于逾期未付款的客户，业务部门应及时与客户沟通联系，了解原因，并采取相应的催收措施。2.催收措施可包括电话催收、邮件催收、上门催收、发送催款函等。对于重要客户或长期拖欠款项的客户，业务部门应制定专项催收方案，并及时向公司管理层汇报催收进展情况。3.财务部门应协助业务部门进行收款催收工作，提供相关财务数据和信息支持。对于涉及法律纠纷的收款事项，财务部门应配合公司法律事务部门，提供必要的财务证据和资料，维护公司合法权益。（五）收款核销1.当客户款项全部收回后，业务部门应及时与财务部门核对收款情况，确认收款金额与合同约定一致。核对无误后，业务部门填写收款核销申请单，注明合同编号、客户名称、收款金额、收款日期等信息，并提交财务部门审核。2.财务部门对收款核销申请单进行审核，检查收款记录与账务处理是否相符，相关票据是否齐全。审核通过后，财务部门在收款核销申请单上签字确认，并进行账务核销处理。3.收款核销后，业务部门应将收款核销申请单及相关资料整理归档，妥善保管，以备后续查询和审计。三、岗位设置与职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同或业务协议，明确收款条款和方式。2.根据合同约定，向客户发出收款通知，跟踪客户付款进度，及时与客户沟通协调收款事宜。3.协助财务部门进行收款催收工作，提供客户相关信息和业务背景资料。（二）财务部门1.负责制定和完善公司收款内控制度，并监督制度的执行情况。2.审核业务部门提交的收款通知和收款核销申请单，确保收款信息准确无误。3.及时进行收款账务处理，编制收款凭证，登记相关账簿，保证财务记录的真实性和完整性。4.定期核对收款记录，分析收款情况，编制收款报表，为公司管理层提供决策支持。5.协助业务部门进行收款催收工作，提供财务数据和信息支持，参与涉及法律纠纷的收款事项处理。（三）收款人员1.负责具体的收款业务操作，按照规定收取现金、票据等款项，并开具收款收据。2.及时将收取的款项缴存银行或交财务部门入账，确保资金安全。3.协助业务部门跟踪收款情况，反馈客户付款信息。（四）审计部门1.定期对公司收款业务进行审计监督，检查收款内控制度的执行情况。2.审查收款记录的真实性、准确性和完整性，核实收款资金的流向和使用情况。3.对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。四、风险评估与控制（一）风险识别1.收款环节风险客户信用风险：客户因经营不善、财务状况恶化等原因，可能无法按时足额支付款项，导致公司资金回笼困难。收款方式风险：采用现金收款方式可能存在现金保管和安全风险；银行转账收款可能存在银行系统故障、信息传递错误等导致资金到账延迟或错误的风险；票据收款可能存在票据伪造、变造、挂失止付等风险。收款记录风险：收款信息记录不准确、不完整或不及时，可能导致财务数据失真，影响公司决策和财务管理。催收风险：催收措施不当或不及时，可能导致逾期款项无法收回，增加公司坏账损失。2.内部控制风险职责分工不明确：收款业务各环节职责不清，可能导致工作推诿、效率低下，甚至出现舞弊行为。制度执行不力：收款内控制度未能有效执行，可能使风险得不到及时发现和控制。监督检查不到位：缺乏有效的监督检查机制，无法及时发现和纠正收款业务中的问题。（二）风险评估1.公司应定期对收款业务进行风险评估，采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行分析和评价，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点关注的风险领域和关键控制点。（三）风险控制措施1.客户信用管理建立客户信用评估制度，对客户的信用状况进行调查和评估，确定客户信用等级和信用额度。在签订销售合同或业务协议前，业务部门应查询客户信用记录，对于信用状况不佳的客户，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例等。定期对客户信用状况进行跟踪和评估，根据客户经营情况和信用变化，及时调整信用额度和收款政策。2.收款方式控制优化收款方式，尽量减少现金收款，鼓励客户采用银行转账等安全、便捷的收款方式。加强对收款人员的培训，提高其对现金、票据等收款业务的操作技能和风险防范意识。建立银行账户管理制度，定期核对银行账户余额和交易明细，确保资金安全。加强与银行的沟通与合作，及时掌握银行系统升级、信息变更等情况，避免因银行原因导致收款风险。严格票据管理，设立票据登记簿，详细记录票据的取得、背书、转让、保管、兑付等情况。加强对票据真伪的审核，确保票据真实有效。对于收到的票据，应及时办理背书转让或贴现等手续，缩短票据持有期限。如发现票据存在问题，应及时采取挂失止付、公示催告等措施，防止票据风险扩大。3.收款记录控制规范收款记录流程，明确各环节记录要求和责任人。业务部门和财务部门应按照规定及时、准确记录收款信息，确保收款记录与实际收款情况一致。建立收款记录核对机制，业务部门与财务部门应定期核对收款台账和账务记录。财务人员应在记账前对收款凭证进行审核，确保收款信息准确无误后再进行账务处理。加强财务信息化建设，利用财务管理软件对收款业务进行实时监控和管理，提高收款记录的准确性和及时性。同时，定期对财务数据进行备份，防止数据丢失。4.催收管理制定完善的催收管理制度，明确催收流程、催收方式和催收责任。业务部门应按照规定及时对逾期款项进行催收，并定期向财务部门反馈催收进展情况。对于逾期时间较短的款项，可采用电话催收、邮件催收等方式；对于逾期时间较长或金额较大的款项，应及时上门催收，并发送催款函。在催收过程中，应注意保留相关证据，如催收记录、催款函回执等。对于多次催收仍无法收回的款项，应及时启动法律程序，通过诉讼、仲裁等方式维护公司权益。同时，应加强与律师事务所等专业机构的合作，提高法律维权效果。5.内部控制优化明确收款业务各岗位职责，确保不相容岗位相互分离。如收款人员与开票人员、记账人员不得由同一人担任；收款审批与收款操作应相互独立等。同时，建立岗位轮换制度，定期对收款业务相关人员进行岗位轮换，防范舞弊风险。加强收款内控制度培训与宣传，提高全体员工对制度的认识和理解。定期组织收款业务培训，使员工熟悉收款流程、风险控制要求和相关法律法规，确保制度有效执行。强化内部监督检查，审计部门应定期对收款业务进行专项审计，检查制度执行情况、收款记录准确性、资金安全等方面存在的问题。对于发现的问题，应及时下达审计整改通知书，督促相关部门进行整改，并跟踪整改落实情况。同时，鼓励员工对收款业务中的违规行为进行举报，建立健全举报奖励机制。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责定期对收款业务进行审计监督，检查收款内控制度的执行情况，评估收款业务的风险控制效果。2.审计人员应通过查阅收款记录、核对银行对账单、检查收款票据、实地走访客户等方式，对收款业务的真实性、准确性、完整性进行审查。3.对于审计发现的问题，审计部门应及时出具审计报告，提出整改意见和建议