医院政府采购办内控制度

PAGE医院政府采购办内控制度一、总则（一）制定目的为加强医院政府采购办的内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院政府采购办负责的所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商平等竞争，维护市场秩序。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全可靠。5.权责对等原则：明确采购各环节的职责和权限，做到权力与责任相匹配，避免权力滥用和责任推诿。二、采购流程控制（一）采购需求提出1.使用部门申请：医院各临床科室、医技科室、行政部门等根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、用途等信息，并提交相关证明材料。2.需求审核：采购办对使用部门提交的采购申请表进行审核，重点审核需求的合理性、必要性、合规性以及预算的准确性。对于重大采购项目，组织相关专家进行论证，确保采购需求符合医院实际业务需求和发展规划。（二）采购计划制定1.采购计划编制：采购办根据审核通过的采购申请表，结合医院采购预算和库存情况，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容。2.计划审批：采购计划报医院分管领导审批。分管领导根据医院整体工作安排和财务状况，对采购计划进行审核，确保采购计划与医院战略目标和资源配置相匹配。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。采购办按照相关法律法规和招标程序，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动，选择中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购办向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织招标活动。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购办成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购办组织相关人员进行论证，报医院领导批准后实施单一来源采购。5.询价采购：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。采购办向多家供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购文件编制1.招标文件编制：对于公开招标和邀请招标项目，采购办负责编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容，确保招标文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准要求。2.谈判文件编制：竞争性谈判项目的谈判文件应包括谈判邀请函、谈判供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、采购需求、响应文件格式等内容。谈判文件应明确谈判的程序、规则和要求，为谈判活动提供指导。3.询价文件编制：询价文件应包括询价通知书、采购需求、报价表格式等内容。询价文件应简洁明了，便于供应商理解和报价。（五）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购办建立供应商库，对申请进入供应商库的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面。只有符合资格要求的供应商才能进入供应商库。2.供应商选择：根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，可以通过公开征集、推荐、邀请等方式扩大供应商选择范围。在选择供应商时，综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素，确保选择到优质的供应商。3.供应商管理：采购办对供应商进行动态管理，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于出现问题的供应商，及时进行整改或淘汰，确保供应商队伍的整体素质和稳定性。（六）采购合同签订1.合同起草：采购办根据采购结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。合同条款应符合法律法规和行业标准要求，确保合同的合法性和有效性。2.合同审核：采购合同报医院法务部门和财务部门审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，防范法律风险；财务部门审核合同的付款方式、结算条款等，确保合同符合医院财务管理制度。审核通过后的合同报医院分管领导审批。3.合同签订：采购办与供应商签订采购合同。合同签订应严格按照审批后的合同文本进行，确保合同签订过程的规范、严谨。合同签订后，双方应妥善保管合同原件，并按照合同约定履行各自的义务。（七）采购验收1.验收准备：采购项目到货前，采购办通知使用部门和相关人员做好验收准备工作。使用部门应组织专业人员组成验收小组，熟悉采购项目的技术参数、质量标准和验收要求。2.验收实施：采购项目到货后，验收小组按照合同约定和验收标准对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、外观、技术参数等方面。对于大型设备和复杂项目，可邀请第三方专业机构进行验收。3.验收报告：验收结束后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收依据、验收情况、验收结论等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后，报采购办存档。对于验收不合格的采购项目，采购办应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货物，直至验收合格。（八）采购付款1.付款申请：供应商按照合同约定完成交货并验收合格后，向采购办提交付款申请。付款申请应包括合同编号、采购项目名称、金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上发票、验收报告等相关证明材料。2.付款审核：采购办对供应商提交的付款申请进行审核，重点审核付款申请的真实性、准确性、合规性以及相关证明材料的完整性。审核通过后，报医院财务部门复核。3.付款审批：财务部门根据医院财务管理制度和资金状况，对付款申请进行复核后，报医院分管领导审批。分管领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。三、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购办定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。2.风险评估：采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点关注的风险领域和风险点。（二）风险应对措施1.政策风险应对：密切关注国家法律法规和政策变化，及时调整采购策略和流程，确保采购活动符合政策要求。加强与相关部门的沟通协调，及时获取政策信息，为采购决策提供依据。2.市场风险应对：建立市场监测机制，及时掌握市场动态和价格波动情况。在采购过程中，充分利用市场竞争机制，通过招标、谈判等方式，合理确定采购价格，降低市场风险。同时，与供应商建立长期稳定的合作关系，共同应对市场变化。3.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，在采购合同中明确质量标准和验收要求。在验收环节，严格按照标准进行验收，确保采购产品的质量。对于质量不合格的产品，及时要求供应商整改或退换货物，保障医院医疗工作的正常开展。4.价格风险应对：通过市场调研、成本分析等方式，合理确定采购预算和价格上限。在采购过程中，充分比较不同供应商报价，选择性价比高的产品。同时，建立价格调整机制，根据市场变化适时调整采购价格。5.合同风险应对：加强合同管理，严格按照合同签订流程进行操作，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于合同纠纷，及时按照法律法规和合同约定进行处理。6.廉政风险应对：加强廉政教育，提高采购人员的廉洁自律意识。建立健全廉政风险防控机制，加强对采购过程的监督制约，规范采购人员的行为。对违反廉政规定的行为，严肃追究责任。四、监督与评价（一）内部监督1.采购办自查：采购办定期对采购活动进行自查，检查采购流程的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商管理情况、合同签订与履行情况等。对自查中发现的问题，及时进行整改。2.内部审计监督：医院内部审计部门定期对采购办的采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性、效益性，以及内部控制制度的执行情况。审计部门出具审计报告，提出审计意见和建议，督促采购办改进工作。（二）外部监督1.财政部门监督：接受财政部门对医院政府采购活动的监督检查，积极配合财政部门的工作，如实提供相关资料和信息。对于财政部门提出的问题和整改要求，认真落实整改措施，规范采购行为。2.纪检监察部门监督：接受纪检监察部门对采购活动的廉政监督，确保采购过程廉洁公正。对纪检监察部门发现的违规违纪问题，严肃查处，追究相关人员的责任。（三）绩效评价1.评价指标设定：建立采购绩效评价指标体系，包括采购质量、采购价格、采购效率、服务满意度等方面的指标。通过量化指标，客观评价采购办的工作绩效。2.评价方法：采用定期评价与不定期评价相结合的方式，对采购办的采购活动进行绩效评价。定期评价每年进行一次，不定期评价根据实际工作需要适时开展。评价方法包括数据分析、问卷调