单位采购管理内控制度

PAGE单位采购管理内控制度一、总则（一）目的为加强单位采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，保障单位利益，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照单位内部规定的采购流程和审批程序进行操作。3.公开性原则：采购信息应在规定范围内公开，确保供应商公平参与竞争。4.公正性原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和效益的最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，对采购活动进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体采购项目的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购项目执行及验收等工作。其主要职责如下：1.根据单位需求和预算，编制采购计划，明确采购项目、数量、规格、时间等要求。2.广泛收集供应商信息，建立供应商库，对供应商进行资格审查和评估。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，确定中标或成交供应商。4.起草和签订采购合同，确保合同条款符合法律法规和单位利益。5.协调采购项目的执行，跟踪采购进度，及时解决采购过程中出现的问题。6.组织采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合要求。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等详细内容，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。同时，参与采购项目的验收工作，提供验收意见。（四）财务部门财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。在采购项目付款环节，严格按照合同约定和财务制度进行支付审核。（五）监督部门设立独立的监督部门，对采购活动进行全过程监督。监督部门有权对采购流程的合规性、采购决策的公正性、采购合同的合法性等进行检查和监督，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据单位年度工作计划和实际业务需求，在每年规定时间内编制采购预算草案。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预计金额等详细内容，并附采购项目的必要性和可行性说明。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总和审核，结合单位资金状况和采购政策，提出调整建议，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经财务部门审核后，提交采购领导小组审议。采购领导小组根据单位发展战略和资金安排，对采购预算方案进行审定，确定年度采购预算。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的审批程序进行申请和调整。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用进行核对和分析，确保采购资金专款专用，避免资金浪费和挪用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、业务需求变化等原因导致原采购预算无法满足实际需要时，需求部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容、调整金额等，并附相关证明材料。采购部门对预算调整申请进行审核后，提交财务部门审核。3.财务部门审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据实际情况决定是否批准预算调整申请。经批准的预算调整申请作为采购预算的补充，纳入年度采购预算管理。四、采购流程控制（一）采购计划制定1.各需求部门应定期对本部门的物资储备、设备使用、服务需求等情况进行盘点和分析，结合业务发展规划，提前向采购部门提交采购需求申请。2.采购部门根据各需求部门的采购需求申请，结合单位采购预算和库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导根据单位实际情况对采购计划进行审批，确保采购计划的合理性和可行性。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道广泛收集供应商信息，建立供应商库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。2.对申请进入供应商库的供应商，采购部门应进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、生产许可证、产品质量认证等相关证件的真实性和有效性。3.采购部门定期对供应商库中的供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时清理出库。4.在采购项目实施过程中，采购人员应根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，采购部门应按照规定的程序进行供应商的邀请和选择，确保供应商具有良好的信誉和实力。（三）采购方式选择1.采购部门应根据采购项目的性质、金额、时间要求等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。采购部门应按照国家有关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书，进行招标活动。4.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应按照规定的程序进行单一来源采购的申请和审批，与供应商协商确定采购价格和合同条款。6.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同文本应使用规范的格式和语言，确保合同条款清晰、准确、完整。采购部门应组织相关部门对采购合同进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、合理性和可行性。3.采购合同经审核通过后，由采购部门负责人签字，并加盖单位公章。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分送需求部门、财务部门、监督部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（五）采购项目执行与验收1.采购合同签订后，采购部门应及时与供应商沟通，督促供应商按照合同约定组织生产、运输和交货。采购人员应跟踪采购项目的执行进度，及时协调解决采购过程中出现的问题。2.采购项目到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员组成验收小组，按照采购合同和相关标准对采购项目进行验收。3.验收小组应根据采购项目的特点和要求，制定详细的验收方案，明确验收内容、验收方法、验收标准等。验收过程中，验收人员应认真检查采购项目的数量、规格、型号、质量、性能等是否符合合同约定，同时检查供应商提供的相关证明材料和售后服务承诺是否齐全。4.验收合格后，验收小组应出具验收报告，验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论、验收人员签字等内容。验收报告经需求部门负责人审核后，报采购部门备案。5.如采购项目验收不合格，验收小组应及时通知供应商进行整改或退换货。供应商应在规定时间内完成整改或退换货，并重新组织验收。如供应商拒绝整改或退换货，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素。风险因素包括但不限于供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采购部门可通过收集采购活动中的历史数据、案例分析以及与相关部门和人员的沟通交流等方式，识别潜在的风险因素。（二）风险评估1.对识别出的风险因素，采购部门应进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险等级。2.根据风险评估结果，采购部门应制定相应的风险应对策略，对于高风险因素，应采取重点监控和严格控制的措施；对于中风险因素，应采取适当的防范措施；对于低风险因素，可进行一般性关注。（三）风险应对1.供应商违约风险应对：加强对供应商的管理和监督，在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或担保。同时，建立供应商违约预警机制，及时发现供应商的违约迹象，采取相应的措施进行处理。2.采购价格波动风险应对：关注市场价格动态，建立价格信息收集和分析机制。在采购合同中合理约定价格调整条款，对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值等金融工具进行风险防范。3.质量风险应对：严格供应商选择和管理，加强采购项目验收环节的控制。要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对于质量不合格的采购项目，及时要求供应商进行整改或退换货。4.合同风险应对：加强采购合同的审核和管理，确保合同条款合法、合规、合理、可行。在合同履行过程中，严格按照合同约定进行操作，及时处理合同变更和纠纷。5.法律风险应对：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和单位内部规定，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，可聘请法律顾问进行法律审查和咨询。六、采购监督与审计（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行检查和监督，检查内容包括采购流程的合规性、采购决策的公正性、采购合同的合法性、采购项目的执行情况和验收情况等。2.监督部门可通过查阅采购文件、合同、凭证等资料，实地考察采购项目实施现场以及与相关人员进行谈话等方式进行监督检查。对于发现的问题，监督部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）审计监督1.审计部门应定期对