招采岗位内控制度

PAGE招采岗位内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司招采岗位的工作流程，加强内部控制，防范风险，确保公司招采活动合法合规、公平公正、高效有序进行，提高公司经济效益，保护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、工程发包、服务采购等招采活动的相关岗位及人员。（三）基本原则1.合法性原则：招采活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，确保竞争环境公平，评审结果公正。3.公开透明原则：招采信息应在规定范围内公开，保证采购过程和结果可追溯、可监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化，提高资金使用效益。5.制衡原则：建立岗位之间、环节之间相互监督、相互制约的机制，防止权力滥用。二、招采岗位设置与职责（一）招采部门岗位设置1.招采经理负责招采部门的整体管理工作，制定招采计划和策略，审核招采文件，协调与其他部门的沟通，监督招采项目的执行情况。2.采购专员根据招采计划，负责具体采购项目的实施，包括供应商开发与管理、采购合同签订与执行、采购订单下达与跟踪等。3.招标专员组织招标活动，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作，记录和整理招标过程中的相关文件和资料。4.评标专家由公司内部相关专业人员组成，参与评标工作，对投标文件进行评审，提出评标意见和建议。（二）各岗位职责1.招采经理职责贯彻执行国家有关招采工作的法律法规和公司的相关制度，制定招采工作的规章制度和流程。组织制定年度招采计划，报公司领导审批后组织实施。负责招采项目的预算编制和成本控制，确保采购资金合理使用。审核招采文件，确保文件内容合法合规、准确完整，符合公司利益。协调招采部门与其他部门的工作关系，及时解决招采过程中出现的问题。监督招采项目的执行情况，对采购合同的履行进行跟踪和检查，确保合同有效执行。定期向上级领导汇报招采工作进展情况，提出改进工作的建议和措施。负责招采团队的建设和管理，组织开展业务培训和考核，提高团队整体素质。2.采购专员职责协助招采经理制定采购计划，根据采购需求编制采购方案。负责供应商的开发、筛选、评估和管理，建立供应商档案，维护供应商关系。按照采购流程，负责采购项目的询价、比价、议价工作，选择合适的供应商进行采购。起草采购合同，报招采经理审核后签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。负责采购订单的下达、跟进和协调，确保采购物资按时、按质、按量供应。负责采购发票的审核、报销工作，与财务部门核对采购账目。收集、整理采购过程中的相关资料，建立采购档案，定期进行归档和保管。及时反馈采购过程中的问题和异常情况，提出解决方案和建议。3.招标专员职责负责招标项目的策划和组织，根据项目需求编制招标文件。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标，对报名供应商进行资格预审。组织开标、评标、定标等会议，负责会议的记录和资料整理。协助评标专家进行评标工作，提供必要的技术支持和信息服务。整理和保存招标过程中的文件、资料，包括投标文件、评标报告、中标通知书等，建立招标档案。负责与中标供应商签订合同前的沟通和协调工作，确保合同条款符合招标要求。跟踪招标项目的执行情况，及时处理招标过程中的投诉和质疑。总结招标工作经验，提出改进招标工作的建议和措施。4.评标专家职责熟悉国家有关法律法规和政策，了解行业技术标准和市场行情。按照评标标准和方法，对投标文件进行独立评审，客观公正地提出评标意见。参与评标会议，对评标过程中出现的问题进行讨论和决策，确保评标结果公平公正。保守评标过程中的商业秘密和技术秘密，不得泄露评标情况和结果。配合招标专员整理和归档评标资料，对评标报告进行签字确认。对招采工作提出专业的意见和建议，协助完善招采制度和流程。三、招采流程控制（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期向招采部门提交采购需求申请，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.采购需求申请应经部门负责人审核签字后提交招采部门，对于重大采购项目，需报公司领导审批。（二）采购计划制定1.招采部门收到采购需求申请后，进行汇总和分析，结合公司库存情况、资金状况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报招采经理审核。3.经审核后的采购计划报公司领导审批，批准后的采购计划作为采购工作的依据。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购专员根据采购项目的需求，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行初步筛选，确定潜在供应商名单，并对潜在供应商进行实地考察或问卷调查，了解其生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等情况。将考察合格的供应商纳入公司供应商名录，并建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况等。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。采购专员根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。对于评估结果较差的供应商，采购专员应及时与供应商沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应暂停与其合作。3.供应商选择根据采购项目的特点和需求，从供应商名录中选择合适的供应商参与投标或报价。对于重大采购项目，应采用招标方式选择供应商，由招标专员组织招标活动；对于一般采购项目，可采用询价、比价等方式选择供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择到最优供应商。（四）采购文件编制1.招标文件编制对于采用招标方式的采购项目，招标专员负责编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标标准和方法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容，确保文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和公司要求。在编制招标文件时，应充分考虑采购项目的特点和需求，合理设置评标标准和方法，确保评标结果公平公正。2.采购合同编制采购专员根据采购项目的谈判结果或中标情况，起草采购合同。采购合同应包括合同双方的基本信息、采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同条款合法合规、明确具体，保护公司利益。在编制采购合同前，采购专员应与供应商进行充分沟通，确保合同条款双方达成一致意见。（五）采购实施1.招标采购实施招标专员发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。对报名供应商进行资格预审，确定符合要求的供应商名单，并向其发售招标文件。组织开标会议，开标过程应公开、公正、透明，由专人负责记录开标情况。组织评标会议，评标专家按照评标标准和方法对投标文件进行评审，提出评标意见和建议。根据评标结果，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。2.非招标采购实施采购专员向供应商发出询价函或邀请报价，要求供应商提供报价文件。对供应商的报价文件进行整理和分析，与供应商进行谈判，确定最终采购价格和合同条款。签订采购合同，并将合同副本送相关部门备案。（六）采购验收1.采购物资到货前，采购专员应通知相关部门做好验收准备工作，并提供验收所需的文件和资料。2.验收部门应按照采购合同和相关标准对采购物资进行验收，验收内容包括物资的数量、质量、规格、型号等。3.对于验收合格后的物资，验收部门应出具验收报告，并办理入库手续；对于验收不合格的物资，验收部门应及时通知采购专员与供应商协商处理，如无法协商解决，应按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.采购专员根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，报招采经理审核。2.招采经理审核付款申请单后，报财务部门审核。3.财务部门按照公司财务制度和合同约定，对付款申请进行审核，审核通过后办理付款手续。4.采购专员应及时跟踪付款情况，确保供应商按时收到货款，并与供应商核对账目。四、招采风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断等因素可能导致采购成本增加或物资供应中断。2.质量风险：供应商提供的物资或服务质量不符合要求，可能影响公司生产经营活动。3.信用风险：供应商信用状况不佳，可能导致交货延迟、货款拖欠等问题。4.法律风险：招采活动不符合法律法规要求，可能导致公司面临法律诉讼和经济损失。5.内部管理风险：招采流程不规范、岗位设置不合理、人员素质不高等因素可能导致招采工作效率低下、出现腐败现象等问题。（二）风险评估1.招采部门定期对招采活动中存在的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点风险和一般风险。3.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，降低采购成本。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低供应商垄断风险。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的检验和验收工作，确保物资质量符合要求。定期对供应商进行质量评估，对质量不合格的供应商及时进行整改或淘汰。3.信用风险应对加强对供应商的信用管理，建立供应商信用档案，对信用状况不佳的供应商谨慎合作。在采购合同中约定违约责任和担保条款，降低供应商违约风险。4.法律风险应对加强对招采人员的法律法规培训，提高法律意识，确保招采活动合法合规。在招采过程中，严格按照法律法规要求编制采购文件、签订采购合同，避免法律纠纷。5.内部管理风险应对完善招采流程，明确各岗位职责和工作流程，加强对招采活动的全过程监督。加强招采人员的职业道德教育，提高人员素质，防止腐败现象发生。五、招采监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招采活动进行审计，检查招采流程是否合规、采购合同是否有效执行、采购资金是否合理使用等。2.招采部门应定期向公司领导汇报招采工作进展情况，接受公司领导的监督和指导。3.公司设立举报邮