百度采购内控制度

PAGE百度采购内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范百度采购活动，加强采购内部控制，确保采购业务合法合规、采购流程高效顺畅、采购成本合理可控、采购质量得到保障，维护公司利益，促进公司整体运营目标的实现。（二）适用范围本制度适用于百度公司及所属各部门、分支机构涉及的各类物资采购、服务采购等相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。4.职责分离原则：明确采购、审批、执行、验收等各环节的职责，做到相互制约、相互监督，防止舞弊行为。5.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各类风险，采取有效措施加以防范和控制。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：审议重大采购项目的战略规划、年度采购计划、采购预算等；对重大采购项目的供应商选择、采购合同签订等进行决策。2.采购管理部门采购部门：负责采购业务的具体执行，包括供应商开发与管理、采购订单下达、采购合同签订与执行跟踪等。职责：制定采购操作流程和规范；组织实施采购活动，确保采购任务按时完成；收集、整理和分析采购信息，为采购决策提供支持。（二）采购相关部门职责1.需求部门职责：提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等；参与采购供应商的选择和评估；负责采购物资或服务的验收工作。2.财务部门职责：审核采购预算，参与采购合同的审核；负责采购款项的支付与核算；对采购成本进行分析和控制。3.法务部门职责：审查采购合同的合法性、合规性；提供法律意见和建议，防范采购法律风险。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求预测需求部门应定期对业务需求进行预测，结合市场变化、业务发展规划等因素，提出采购需求初步计划。采购部门会同相关部门对需求预测进行审核和分析，确保需求的合理性和准确性。2.采购预算编制采购部门根据需求预测和公司财务预算编制要求，编制采购预算草案。财务部门对采购预算草案进行审核，结合公司财务状况和资金安排，确定最终采购预算。3.年度采购计划采购部门根据采购预算和业务需求，制定年度采购计划，明确采购项目、采购时间、采购金额等。年度采购计划经采购决策委员会审议通过后执行。（二）供应商管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选和调查，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等，确定合格供应商名单。2.供应商评估与考核定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评估结果对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对不合格供应商采取淘汰或整改措施。3.供应商关系维护采购部门与供应商保持密切沟通，及时解决合作过程中出现的问题。建立供应商激励机制，促进供应商不断提高服务质量和产品水平。（三）采购执行1.采购申请需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、申请理由等。采购申请表经部门负责人审批后提交采购部门。2.采购审批采购部门对采购申请进行审核，根据采购金额、采购性质等确定审批流程。采购金额较小的申请由采购部门负责人审批；采购金额较大的申请需经采购决策委员会审批。3.采购订单下达采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点等条款。4.采购合同签订采购部门与供应商就采购订单的条款进行协商，达成一致后签订采购合同。采购合同应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、价格条款、交货方式、付款方式、违约责任等。法务部门对采购合同进行审核，确保合同的合法性和合规性。（四）采购验收1.验收准备需求部门在采购物资或服务到货前，应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准、验收流程和验收人员。2.到货验收采购物资或服务到货后，采购部门通知需求部门进行验收。验收人员按照验收方案对采购物资或服务的数量、规格、质量等进行检查，填写验收报告。如发现采购物资或服务存在质量问题或与合同约定不符，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.验收结果处理验收合格的采购物资或服务，需求部门在验收报告上签字确认，采购部门办理入库或使用手续。验收不合格的采购物资或服务，采购部门应要求供应商限期整改或退换货，如供应商拒绝处理，采购部门可采取相应的法律措施追究其责任。（五）采购付款1.付款申请采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，详细说明付款金额、付款方式、付款理由等。付款申请表经采购部门负责人、财务部门审核后提交公司领导审批。2.付款审批公司领导根据公司财务状况和资金安排对付款申请进行审批。付款金额较大的申请需经采购决策委员会审议通过。3.付款执行财务部门根据审批通过的付款申请，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款操作。财务部门应及时记录付款信息，确保采购款项支付的准确性和合规性。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购部门会同相关部门对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应短缺等情况，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式降低市场风险。2.供应商风险应对加强供应商管理，选择资质良好、信誉可靠的供应商；与供应商签订详细的合同，明确双方的权利和义务；建立供应商备用机制，防止因供应商原因导致采购中断。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强采购验收环节的管理，严格按照验收标准进行验收；要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。4.合同风险应对法务部门对采购合同进行严格审核，确保合同条款合法合规；加强合同执行过程的监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.付款风险应对财务部门加强对采购付款的审核和管理，严格按照合同约定的付款方式和时间付款；建立付款跟踪机制，及时掌握供应商的收款情况，防范付款风险。五、采购信息管理（一）采购信息收集1.内部信息收集采购部门、需求部门、财务部门等应及时收集和整理采购过程中的各类内部信息，包括采购申请、采购订单、采购合同、验收报告、付款记录等。2.外部信息收集采购部门应收集市场价格信息、供应商信息、行业动态等外部信息，为采购决策提供参考。（二）采购信息分析与利用1.信息分析采购部门会同相关部门对收集到的采购信息进行分析，挖掘信息价值，为采购决策、供应商管理、成本控制等提供支持。2.信息利用根据信息分析结果，制定采购策略和改进措施，优化采购流程，提高采购效率和效益。（三）采购信息保密1.公司各部门应严格遵守信息保密制度，对采购过程中涉及的商业秘密、供应商信息等予以保密。2.未经公司批准，任何人不得擅自披露采购信息，防止信息泄露给公司造成损失。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购流程的执行情况、内部控制制度的有效性等。2.内部审计部门应及时发现采购过程中存在의问题，并提出改进建议，督促相关部门进行整改。（二）采购绩效评估1.采购部门定期对采购绩效进行评估，评估指标包括采购成本、采购质量、交货期、供应商满意度等。2.根据采购绩效评估结果，总结经验教训，不断改进采购工作，提高采购管理水平。（三）违规处理1.对于违反采购内控制度