工厂采购内控制度

PAGE工厂采购内控制度一、总则（一）目的为了加强工厂采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、有效，提高采购效率和质量，保障工厂生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工厂所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策的要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应当公开透明，遵循公平竞争的原则，确保所有潜在供应商都有平等的机会参与采购活动，采购结果公正合理。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。5.职责分离原则：采购业务的审批、执行、验收、付款等环节应当相互分离，避免职责不清和舞弊行为的发生。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由工厂高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，对采购活动进行监督和指导。（二）采购部门采购部门是工厂采购活动的执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据工厂生产经营需求，编制采购计划和预算。2.寻找、筛选、评估和选择合格的供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）需求部门需求部门提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、供应商选择、验收等工作。其主要职责包括：1.根据生产经营计划，准确提出采购需求，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商评估和选择，提供技术支持和建议。3.参与采购合同的签订，审核合同条款是否符合需求。4.负责采购物品的验收工作，确保所采购物品符合要求。（四）验收部门验收部门负责对采购物品进行验收，确保所采购物品的数量、质量、规格等符合合同要求。其主要职责包括：1.制定验收计划和标准，明确验收流程和方法。2.组织对采购物品进行验收，填写验收报告。3.对验收过程中发现的问题及时反馈给采购部门和需求部门，并督促相关部门进行处理。（五）财务部门财务部门负责采购资金的支付管理和财务核算，对采购活动进行财务监督。其主要职责包括：1.审核采购预算和合同付款条款，确保采购资金的合理使用。2.按照合同约定及时支付采购款项，办理相关财务手续。3.对采购业务进行财务核算，定期与采购部门核对账目。4.对采购活动进行财务审计和监督，防范财务风险。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据生产经营计划、库存状况等因素，定期编制采购需求计划，明确采购物品的名称·、规格、型号、数量、预计采购时间等信息。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求计划，结合工厂采购预算和实际情况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应报采购决策委员会审批后执行。（二）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等。2.供应商筛选采购部门根据采购物品的要求和供应商的基本信息，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。3.供应商评估采购部门组织相关人员对筛选后的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估可采用实地考察·、问卷调查、样品测试、查阅供应商历史业绩等方式进行。4.供应商选择采购部门根据供应商评估结果，选择合格的供应商，并与其签订合作协议或采购框架合同。合作协议或采购框架合同应明确双方的权利和义务、采购物品的规格、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。5.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况等。定期对供应商进行跟踪和评估，根据供应商的表现调整合作策略。对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（三）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购物品的具体条款进行谈判，包括价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等。谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构和市场行情，争取有利的采购条件。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，并提交给相关部门审核。审核通过后，由授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、准确。（四）采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（五）采购验收1.验收准备验收部门在采购物品到货前，应制定验收计划和标准，明确验收流程和方法。验收人员应熟悉采购物品的技术规格和质量要求，做好验收准备工作。2.到货验收采购物品到货后，验收部门按照验收计划和标准进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、型号等方面。验收过程中，验收人员应认真核对采购物品的相关凭证，如发票、装箱单、质量检验报告等。3.验收结果处理验收合格的采购物品，验收部门出具验收报告，并办理入库手续。验收不合格的采购物品，验收部门应及时通知采购部门和供应商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。采购部门应与供应商协商解决验收不合格问题，并跟踪处理结果。（六）采购付款1.付款申请采购部门在收到供应商的发票和验收报告后，填写付款申请单，并附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。付款申请单应注明采购物品的名称、规格、型号、数量、金额、付款方式、付款期限等信息。2.付款审批付款申请单提交给财务部门审核，财务部门审核采购合同条款、验收报告、发票等凭证的真实性、合法性和完整性。审核通过后，付款申请单提交给相关领导审批。3.付款执行财务部门根据领导审批意见，按照合同约定的付款方式和付款期限，及时支付采购款项。付款后，财务部门应做好付款记录，并与采购部门核对账目。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、合同纠纷等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商风险管理与供应商签订详细的合作协议和采购合同，明确双方权利义务和违约责任。定期对供应商进行评估和考核，建立供应商淘汰机制。要求供应商提供担保或保证金，降低供应商违约风险。2.质量风险管理在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物品的质量检验。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。建立质量追溯机制，对出现质量问题的采购物品及时进行处理。3.价格风险管理关注市场价格动态，定期收集和分析市场价格信息。与供应商签订价格调整条款或采用套期保值等方式，降低价格波动风险。通过招标、询价等方式，引入竞争机制，降低采购成本。4.合同风险管理加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法、合规、完整、准确。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题。定期对合同进行清理和归档，妥善保管合同文件。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控指标体系，对采购活动中的关键风险指标进行实时监控，如供应商交货准时率、采购物品合格率、采购成本变动率等。2.当风险指标出现异常时，及时发出预警信号，采购部门和相关部门应采取相应的风险应对措施，及时化解风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门定期对采购活动进行自查，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购内部控制制度的执行情况、采购业务的真实性、合法性和效益性等。审计结果应及时反馈给相关部门，并提出改进建议。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，如财政部门、审计部门、税务部门