往来款项内控制度

PAGE往来款项内控制度一、总则（一）制定目的为了加强公司往来款项的内部控制，规范往来款项的管理，提高资金使用效率，防范财务风险，确保公司资产的安全与完整，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经济活动中形成的各种应收、应付、预收、预付、其他应收、其他应付等往来款项的管理。（三）基本原则1.合法性原则：往来款项的核算与管理必须符合国家法律法规和财务制度的规定。2.准确性原则：确保往来款项的记录真实、准确、完整，数据清晰可查。3.及时性原则：及时清理往来款项，避免长期挂账，提高资金周转效率。4.责任明确原则：明确各部门及相关人员在往来款项管理中的职责，做到责任到人。二、岗位分工与职责（一）财务部门职责1.负责往来款项的核算与账务处理，按照财务制度和会计准则准确记录每一笔往来业务。2.定期编制往来款项明细表，及时向相关部门和领导提供往来款项的动态信息。3.负责往来款项的对账工作，与业务部门、客户或供应商核对账目，确保账账相符、账实相符。4.对往来款项进行分析，提出清理建议，督促相关部门及时清理往来款项。5.协助审计部门对往来款项进行审计，提供相关资料和解释。（二）业务部门职责1.负责本部门往来款项的发生、催收和清理工作，确保往来款项的真实性和合理性。2.按照合同约定及时办理款项收付业务，避免逾期付款或收款。3.配合财务部门做好往来款项的对账工作，提供相关业务资料和信息。4.对因业务变动或其他原因导致的往来款项异常情况及时向财务部门反馈，并共同协商解决方案。（三）审批部门职责1.对涉及往来款项的合同、协议等进行审核，确保其合法合规，并明确款项收付的条款和责任。2.根据公司规定对往来款项的支付进行审批，严格把关资金支出，防范财务风险。三、往来款项的核算与管理（一）应收账款1.应收账款的确认公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项，在同时满足下列条件时，确认为应收账款：与购货方或接受劳务方签订了销售合同或协议，明确了双方的权利和义务。商品或劳务已经发出或提供，且相关的收入能够可靠地计量。相关的经济利益很可能流入公司。财务部门应根据销售发票、发货单等原始凭证及时确认应收账款，并进行账务处理。2.应收账款的账龄分析财务部门每月末对应收账款进行账龄分析，编制应收账款账龄分析表。账龄分析表应详细列示应收账款的客户名称、金额、账龄区间等信息，以便于对不同账龄的应收账款采取相应的管理措施。3.应收账款的催收业务部门负责对应收账款的催收工作，按照合同约定及时向客户发送催款通知，跟踪款项回收情况。对于逾期未收回的应收账款，业务部门应制定详细的催收计划，明确催收责任人、催收方式和时间节点，并及时向财务部门反馈催收进展。财务部门应协助业务部门进行应收账款的催收工作，提供相关的财务数据和信息支持。对催收无效的应收账款，应及时采取法律手段进行追讨。（二）应付账款1.应付账款的确认公司因购买商品、接受劳务等经营活动应支付给供应单位的款项，在取得相关的发票、验收单等凭证，并与供应商核对无误后，确认为应付账款。财务部门应根据审核后的原始凭证及时确认应付账款，并进行账务处理。2.应付账款的支付应付账款的支付应严格按照合同约定和公司审批流程进行。业务部门应在付款期限前提交付款申请，经审批部门审核通过后，财务部门办理付款手续。财务部门在支付应付账款时，应核对供应商名称、账号、金额等信息，确保付款的准确性和安全性。3.应付账款的对账财务部门定期与供应商进行对账，核对应付账款的余额、发生额等信息，确保账账相符。如发现对账差异，应及时与供应商沟通核实，查明原因并进行调整。对于因质量问题、价格争议等原因导致的应付账款调整，业务部门应提供相关的证明材料，并按照公司规定进行审批。（三）预收账款1.预收账款的确认公司按照合同规定向购货单位预收的款项，在收到购货单位的预付款项时，确认为预收账款。财务部门应根据收款凭证及时确认预收账款，并进行账务处理。2.预收账款的核算与管理预收账款应按照客户名称进行明细核算，记录预收款项的金额、收款日期、预计发货日期等信息。业务部门应按照合同约定及时发货，发货后应及时将预收账款转为销售收入，并通知财务部门进行账务处理。对于超过合同约定发货期限仍未发货的预收账款，财务部门应及时与业务部门沟通，查明原因并督促业务部门尽快发货或退还预收款项。（四）预付账款1.预付账款的确认公司按照合同规定向供应单位预付的款项，在支付预付款项时，确认为预付账款。财务部门应根据付款凭证及时确认预付账款，并进行账务处理。2.预付账款的管理预付账款应按照供应商名称进行明细核算，记录预付款项的金额、付款日期、预计收货日期等信息。业务部门应跟踪预付账款的执行情况，督促供应商按照合同约定及时提供商品或劳务。在收到货物或劳务后，应及时办理验收手续，并通知财务部门将预付账款转为相应的成本或费用。对于因供应商原因无法按时提供商品或劳务，导致预付账款长期挂账的情况，业务部门应及时与供应商协商解决，并向财务部门提供相关的处理意见。财务部门应根据协商结果进行账务处理，如收回预付款项、调整预付账款金额等。（五）其他应收款1.其他应收款的范围其他应收款主要包括公司内部各部门之间的借款、员工个人借款、备用金、应收的各种赔款、罚款、存出保证金等。2.其他应收款的审批与核算公司内部各部门之间的借款、员工个人借款等应按照公司规定的审批流程进行审批，明确借款用途、金额、还款期限等事项。财务部门应按照审批后的借款申请进行账务处理，及时记录其他应收款的发生和收回情况。对于备用金，应根据实际使用情况定期进行清理和核销，确保备用金的合理使用和安全管理。3.其他应收款的催收与清理业务部门或相关责任人负责其他应收款的催收工作，按照借款协议或相关规定及时收回款项。对于逾期未收回且无合理原因的其他应收款，财务部门应及时向相关部门和领导汇报，并采取相应的措施进行催收，如从工资中扣除、法律诉讼等。（六）其他应付款1.其他应付款的范围其他应付款主要包括公司应付的各种赔款、罚款、存入保证金、暂收其他单位或个人的款项等。2.其他应付款的核算与管理财务部门应根据相关的原始凭证及时确认其他应付款，并进行账务处理。其他应付款应按照款项性质和对方单位或个人进行明细核算，确保账目清晰。对于暂收其他单位或个人的款项，应在规定的期限内及时结算或退还，避免长期挂账。四、往来款项的对账与清理（一）对账管理1.对账频率财务部门应定期与业务部门、客户或供应商进行往来款项的对账工作。应收账款、应付账款、预收账款、预付账款等每月至少核对一次，其他应收款、其他应付款每季度至少核对一次。2.对账方式对账方式可采用函证、面对面核对、电话沟通等方式进行。对于金额较大、账龄较长或存在疑问的往来款项，应采用函证方式进行对账，并要求对方单位或个人加盖公章或签字确认。3.对账结果处理对账过程中如发现账账不符、账实不符等情况，应及时查明原因，并编制往来款项差异调节表。差异调节表应详细记录差异的金额、原因及调整建议。对于因记账错误、业务变动等原因导致的往来款项差异，应及时进行账务调整；对于因争议事项导致的差异，应组织相关部门和人员进行协商解决，明确责任和处理方式。（二）清理措施1.定期清理公司应定期对往来款项进行全面清理，原则上每年至少进行一次。清理工作由财务部门牵头，各业务部门配合，共同对往来款项进行梳理和分析，制定清理计划并组织实施。2.重点清理对于账龄较长、金额较大、存在争议或风险较高的往来款项，应作为重点清理对象，加大清理力度。业务部门应成立专项清理小组，明确清理责任人，制定详细的清理方案，采取有效措施进行催收或支付。3.清理结果跟踪财务部门应建立往来款项清理台账，对清理工作的进展和结果进行跟踪记录。对于已清理完毕的往来款项，应及时进行账务核销；对于尚未清理完毕的往来款项，应持续关注清理进度，定期向公司领导汇报清理情况。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对往来款项的内部控制制度执行情况进行审计监督，检查往来款项的核算是否准确、管理是否规范、清理是否及时等。2.审计部门在审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反往来款项内控制度的行为，应按照公司规定进行严肃处理。（二）绩效考核监督1