村委自行采购内控制度

PAGE村委自行采购内控制度一、总则（一）目的为了规范村委自行采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于村委自行组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务项目等采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.合规性原则：严格按照规定的采购流程和审批程序进行操作，确保采购行为合规。3.公开性原则：采购信息应及时、准确地公开，接受村民监督。4.公正性原则：对待所有供应商一视同仁，确保公平竞争。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立村委采购领导小组，由村党支部书记担任组长，村委会主任担任副组长，成员包括村两委成员及相关村民代表。采购领导小组负责对重大采购事项进行决策，审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重要文件。（二）采购执行机构设立村委采购工作小组，负责具体采购活动的组织实施。采购工作小组应明确分工，包括采购负责人、采购经办人员、验收人员等。采购负责人负责统筹协调采购工作，制定采购计划，审核采购文件；采购经办人员负责具体采购业务的操作，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等；验收人员负责对采购物资或服务进行验收，确保符合要求。（三）职责分工1.采购领导小组职责研究制定采购政策和制度。审议采购计划和预算。审批采购方式和采购合同。监督采购活动的执行情况。2.采购工作小组职责贯彻执行采购政策和制度。编制采购计划，组织实施采购活动。选择供应商，进行采购谈判，签订采购合同。负责采购物资或服务的验收工作。整理采购文件，建立采购档案。三、采购流程（一）采购计划制定1.各部门根据工作需要，每年年底前向采购工作小组提交下一年度的采购需求计划，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。2.采购工作小组对各部门提交的采购需求计划进行汇总、审核，结合村委实际情况和资金状况，编制年度采购计划，报采购领导小组审议通过。3.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式等内容。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序进行审批。（二）采购预算编制1.根据采购计划，采购工作小组编制采购预算，明确各项采购项目的预算金额。采购预算应详细、准确，不得虚报、漏报。2.采购预算报村财务部门审核，经村两委会议审议通过后，纳入村委年度财务预算。3.在采购过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，应按规定程序进行审批，并及时调整财务预算。（三）采购方式选择1.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购工作小组应根据采购项目的特点、金额大小等因素，按照相关法律法规和行业标准，选择合适的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应报采购领导小组批准，并按照规定程序办理相关手续。3.对于采购金额较小、技术规格简单的采购项目，可以采用询价方式进行采购。采购工作小组应向不少于三家的供应商发出询价通知书，供应商根据询价通知书的要求进行报价，采购工作小组根据报价情况确定成交供应商。（四）供应商选择与管理1.采购工作小组应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商库应包括供应商名称、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。2.在选择供应商时，采购工作小组应按照采购文件的要求，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，选择合格的供应商。3.与供应商签订采购合同前，采购工作小组应对供应商的合同条款进行审核，确保合同内容合法、合规、明确、合理。4.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价。对于评价不合格的供应商，应及时从供应商库中剔除，并停止与其合作。（五）采购文件编制与审核1.采购工作小组根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，应提交采购领导小组审核。采购领导小组应重点审核采购文件的合法性、合规性、公正性、合理性等内容，并提出修改意见。3.采购文件经审核通过后，应按照规定程序发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。（六）采购谈判与合同签订1.对于采用竞争性谈判、单一来源采购等方式的采购项目，采购工作小组应组织与供应商进行谈判。谈判过程中，应严格按照采购文件的要求进行，确保谈判的公正性和透明度。2.谈判结束后，采购工作小组应根据谈判结果，确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订后，应及时报采购领导小组备案。采购工作小组应跟踪采购合同的执行情况，确保合同的有效履行。（七）采购验收1.采购物资或服务到货后，采购工作小组应及时组织验收人员进行验收。验收人员应按照采购合同的要求，对采购物资的数量、规格型号、质量等进行检查，对采购服务的质量、效果等进行评估。2.验收合格的，验收人员应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收不合格的，采购工作小组应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施进行整改或退换货。如供应商拒绝整改或退换货，采购工作小组应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.采购验收情况应及时记录，并建立采购验收档案。采购验收档案应包括采购合同、验收报告、验收记录等内容。（八）采购付款1.采购物资或服务验收合格后，采购经办人员应及时整理相关资料，填写付款申请单，报采购负责人审核。2.采购负责人审核通过后，付款申请单报村财务部门审核。村财务部门应按照财务管理制度和采购合同的约定，对付款申请进行审核，确保付款金额准确、合规。3.村财务部门审核通过后，报村两委会议审批。经村两委会议审批同意后，村财务部门按照规定程序办理付款手续。四、采购监督与风险管理（一）采购监督1.建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购领导小组应定期对采购工作进行检查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.村纪检监察部门应加强对采购活动的监督，对采购过程中的违规违纪行为进行严肃查处。3.鼓励村民参与采购监督，设立举报信箱和举报电话，接受村民的监督和举报。对于村民的举报，应及时进行调查处理，并将处理结果及时反馈给举报人。（二）风险管理1.识别采购过程中可能存在的风险，如采购质量风险、采购价格风险、供应商违约风险、法律风险等。2.针对不同的风险，制定相应的风险应对措施。如加强采购质量控制，建立价格监测机制，加强供应商管理，完善合同条款，加强法律法规学习等。3.定期对采购风险进行评估，及时调整风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。五、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购预算、采购文件、采购合同、采购验收报告、采购付款凭证等与采购活动相关的文件资料。（二）档案整理与归档采购工作结束后，采购经办人员应及时整理采购档案，按照档案