北海政府采购内控制度

PAGE北海政府采购内控制度一、总则（一）目的为了规范北海市政府采购行为，加强政府采购内部控制，提高政府采购资金使用效益，防范政府采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北海市各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益性原则：在确保采购质量的前提下，追求政府采购资金使用效益最大化。3.公正性原则：采购过程应公平、公正，维护市场竞争秩序，保障供应商合法权益。4.公开性原则：政府采购信息应依法公开，接受社会监督。5.内部控制原则：建立健全内部管理制度，加强对采购活动各环节的风险防控。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应按照财政部门要求，结合本单位事业发展规划和年度工作计划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、采购金额等详细内容，并根据项目实施进度合理安排资金。3.对于涉及民生、公共服务等重点领域的采购项目，应优先保障资金需求。（二）预算执行1.采购人应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更采购项目、采购金额等预算内容。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报经财政部门批准。3.加强对采购预算执行情况的监控，定期分析预算执行进度，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.当出现下列情形之一时，采购人可申请调整采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目需求发生实质性改变；因不可抗力因素，致使采购项目无法按原计划实施；其他经财政部门认可的合理原因。2.采购预算调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整后的预算安排等，并附相关证明材料。3.财政部门应按照规定程序对采购预算调整申请进行审核，审核通过后方可调整。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购人应在采购活动实施前，开展充分的采购需求调研，了解市场供应情况、技术发展趋势等信息。2.对于复杂、大型采购项目，可组织相关专家、技术人员等进行论证，确保采购需求的合理性和可行性。3.采购需求调研应广泛征求潜在供应商、用户等各方意见，充分考虑项目的实际需求和未来发展需求。（二）需求编制1.采购人应根据采购需求调研结果，编制详细、明确的采购需求文件。2.采购需求文件应包括采购项目的技术规格、服务要求、验收标准、商务条款等内容，确保采购需求表述清晰、准确，无歧义。3.对于有特殊要求的采购项目，应在采购需求文件中明确标注，以便供应商准确响应。（三）需求变更1.在采购活动过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，采购人应严格按照规定程序进行审批。2.采购需求变更申请应包括变更的原因、变更的内容、对采购项目的影响等，并附相关证明材料。3.财政部门应会同相关部门对采购需求变更申请进行审核，审核通过后方可变更。变更后的采购需求应及时通知所有潜在供应商。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。2.采购人应按照规定程序编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标等活动。3.公开招标应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与投标的机会。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购人应从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但应注意邀请对象的针对性和代表性。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购人应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、服务、价格等条款进行谈判。3.谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、评定成交的标准等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购人应组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。3.单一来源采购应按照规定程序进行审批，审批通过后方可实施。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购人应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应按照询价通知书规定的评审程序、方法等进行评审，确定成交供应商。五、采购文件编制（一）招标文件编制1.公开招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术规格、服务要求、验收标准、商务条款等实质性内容，确保招标文件的公正性和严肃性。3.招标文件的编制应符合法律法规和行业标准要求，不得含有倾向性、歧视性条款。（二）谈判文件编制1.竞争性谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、评定成交的标准等内容。2.谈判文件应明确谈判项目的技术、服务、价格等谈判要点，为谈判小组提供明确的谈判依据。3.谈判文件的编制应充分考虑谈判过程中的各种情况，确保谈判活动的顺利进行。（三）询价文件编制1.询价通知书应包括询价邀请书、供应商须知、采购项目技术规格、数量、价格构成、报价要求、交货时间、交货地点、验收标准等内容。2.询价文件应简洁明了，突出采购项目的关键信息，便于供应商准确报价和响应。3.询价文件的编制应确保询价活动的公平、公正、公开。（四）单一来源采购文件编制1.单一来源采购文件应包括单一来源采购公示、单一来源采购协商情况记录、单一来源采购合同文本等内容。2.单一来源采购文件应详细说明采购项目的必要性、唯一性以及采购价格的合理性等内容，为单一来源采购活动提供充分的依据。3.单一来源采购文件的编制应严格按照规定程序进行，确保采购活动的合法性和合规性。六、采购活动组织（一）采购前准备1.采购人应成立采购项目实施小组，明确小组成员的职责分工，确保采购活动的顺利开展。2.采购项目实施小组应组织开展采购需求调研、采购方式选择、采购文件编制等前期准备工作。3.采购人应按照规定程序向财政部门备案采购项目相关信息，包括采购预算、采购方式、采购文件等。（二）开标、评标、谈判、询价等活动组织1.采购人应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、谈判、询价等活动。2.开标活动应公开进行，邀请所有投标人参加，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.评标、谈判、询价等活动应按照规定的程序和方法进行，确保评审结果的公正性和客观性。评审过程中，应保证评审人员的独立性，评审人员不得与供应商私下接触，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。4.采购人应做好开标、评标、谈判、询价等活动的记录工作，记录内容应包括活动的时间、地点、参与人员、评审过程、评审结果等，确保记录真实、完整。（三）中标、成交结果确定与公告1.评标、谈判、询价等活动结束后，采购人应按照规定程序确定中标、成交供应商，并发布中标、成交公告。2.中标、成交公告应包括采购项目名称、中标或成交供应商名称、中标或成交金额、主要中标或成交标的规格型号、数量、服务要求等内容。3.中标、成交公告应在指定的媒体上发布，公告期限不得少于规定天数。公告发布后，采购人应及时向中标、成交供应商发出中标、成交通知书，并将中标、成交结果通知所有未中标、未成交的供应商。七、合同签订与履行（一）合同签订1.采购人应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式等主要条款，确保合同内容与采购文件一致。3.政府采购合同签订后，采购人应将合同副本报同级财政部门备案。（二）合同履行1.采购人应按照政府采购合同约定，及时向中标、成交供应商支付采购资金。2.中标、成交供应商应按照政府采购合同约定，按时、按质、按量履行供货、服务等义务。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购人应按照规定程序进行审批，并及时通知中标、成交供应商。（三）验收管理1.采购人应按照政府采购合同约定的验收标准对采购项目进行验收。2.验收工作可由采购人自行组织，也可委托具有相应资质的第三方机构进行。验收人员应包括采购人代表、专业技术人员等，确保验收结果的准确性和公正性。3.验收合格后，采购人应出具验收报告，并将验收情况及时反馈给财政部门。如验收不合格，采购人应要求中标、成交供应商限期整改，直至验收合格。八、监督检查与风险防控（一）内部监督1.采购人应建立健全内部监督机制，加强对政府采购活动各环节的监督检查。2.内部监督应包括对采购预算执行情况、采购需求管理、采购方式选择、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与履行等方面的监督。3.采购人应定期对政府采购活动进行内部审计，及时发现和纠正存在的问题，防范内部风险。（二）财政监督1.财政部门应加强对北海市政府采购活动的监督管理，依法对采购人、采购代理机构等进行监督检查。2.财政监督应包括对政府采购预算执行情况、采购方式合规性、采购文件合法性、采购活动公正性等方面的监督。3.财政部门应建立政府采购投诉举报处理机制，及时受理和处理供应商的投诉举报，维护政府采购市场秩序。（三）社会监督1.政府采购活动应接受社会公众的监督，采购人应依法公开政府采购信息，保障社会公众的知情权和监督权。2.任何单位和个人发现政府采购活动中的违法违规行为，均可向财政部门等相关部门投诉举报。3.财政部门等相关部门应及时处理社会公众的投诉举报，并将处理结果向社会公开。（四）风险防控1.采购人应识别和评估政府采购活动中可能存在的风险，如采购预算风险、采购需求风险、采购方式风险、采购文件风险、采购活动组织风险、合同履行风险等。2.针对识别出的风险，采购人应制定相应的风险防控措施，如加强采购预算管理、规范采购需求调研、严格采购方式选择、完善采购文件编制、加强采购活动组织、强化合同履行监督等。3.采购人应定期对风险防控措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险防控措施，确保政府采购活动的顺利进行。九、信息管理（一）采购信息发布1.采购人应按照规定在指定的媒体上发布政府采购信息，包括采购公告、中标成交公告、采购合同等。2.采购信息发布应及时、准确、完整，不得隐瞒、歪曲或泄露采购信息。3.采购信息发布的内容应符合法律法规和行业标准要求，便于社会公众查阅和监督。（二）采购档案管理1.采购人应建立健全政府采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件、资料进行妥善保管。2.采购档案应包括采购预算文件、采购需求文件、采购方式审批文件、采购文件、开标评标记录、合同文本、验收报告等。3.采