行政管理操作指南手册

行政日常管理操作指南手册一、办公物资管理：日常运营的物资保障（一）新员工入职物资标准化申领流程适用场景公司新员工入职时，需为其配备办公必备物资（如电脑、文具、工牌等），保证新员工快速开展工作。操作步骤需求提报：人力资源部提前1个工作日将新员工入职信息（姓名、部门、岗位、入职日期）同步至行政部，并填写《新员工物资申领清单》（模板见1.1）。物资准备：行政部根据申领清单，于入职当日完成物资配发（电脑需提前安装基础办公软件，文具按岗位标准配置）。发放登记：新员工入职当日，与行政专员*核对物资数量并签字确认，行政部更新《办公物资台账》（模板见1.2）。后续跟进：入职3个工作日内，行政部回访新员工是否物资充足，如有缺失及时补发。模板表格模板1.1新员工物资申领清单申领日期员工姓名部门岗位电脑型号文具套装工牌申领人审批人模板1.2办公物资台账物资名称规格型号入库日期领用日期领用人库存数量负责人注意事项物资申领需提前1个工作日提交，避免临时申领导致延迟；电脑等贵重物资需登记设备编号，后续离职时需办理归还手续；文具类物资按“按需申领、杜绝浪费”原则，每月25日为集中申领日。（二）日常办公物资库存盘点与补充流程适用场景行政部定期对办公物资（如A4纸、墨盒、文件夹等）进行库存盘点，保证物资充足，避免影响日常办公。操作步骤盘点周期：每月最后一个工作日，由行政专员、财务部共同参与盘点。盘点实施：对照《办公物资台账》，逐一清点实物数量，记录实际库存与台账差异。差异分析：如出现盘盈、盘亏，需填写《库存差异说明表》（模板见1.3），分析原因（如领用未登记、采购错误等）。补充采购：根据盘点结果，对于低于安全库存（如A4纸安全库存为5包）的物资，填写《采购申请单》，经行政经理*审批后启动采购。模板表格模板1.3库存差异说明表盘点日期物资名称账面数量实际数量差异数量差异原因责任人审批人注意事项盘点时需保证物资分类清晰，避免漏盘；安全库存标准需每季度根据使用频率调整，由行政部牵头评估；采购需选择3家以上供应商比价，保证性价比最优。二、会议管理：高效沟通的组织规范（一）部门例会标准化组织流程适用场景各部门每周/每月召开固定例会，同步工作进展、解决问题，需提前规划会议安排。操作步骤会议发起：部门负责人*于每周五下班前提交下周《会议安排表》（模板见2.1）至行政部，明确会议主题、时间、地点、参会人及议程。会议室预订：行政部根据会议安排，提前1个工作日预订会议室，并调试设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等）。通知发送：会议前1个工作日，通过企业/邮件发送会议通知，附议程及需提前准备的资料。会中支持：行政专员*提前15分钟到场，检查设备状态，协助签到（使用《会议签到表》，模板见2.2），记录会议纪律（如迟到、早退情况）。会后跟进：会议结束后2个工作日内，行政部收集会议纪要（由部门助理*整理），经部门负责人审核后分发至参会人，并归档至《会议档案》（模板见2.3）。模板表格模板2.1会议安排表部门会议主题时间地点参会人议程负责人模板2.2会议签到表会议名称日期时间参会人部门签到时间备注模板2.3会议档案目录归档日期会议名称纪要编号参会人归档人保管期限注意事项会议时长需严格控制（部门例会不超过1.5小时），超时需提前申请；会议室使用后，需及时清理垃圾，关闭设备；涉密会议需在指定保密会议室召开，禁止携带电子设备。（二）跨部门协调会组织与跟进流程适用场景涉及多个部门协作的事项（如项目推进、流程优化），需通过跨部门协调会明确分工、解决争议。操作步骤议题确认：发起部门*提前3个工作日明确会议议题，收集各部门意见，形成《会议议题说明》（含背景、目标、争议点）。参会人员邀请：根据议题，邀请相关部门负责人及关键岗位人员，提前2个工作日确认参会意向。会议准备：行政部预订中型会议室（需容纳10-15人），准备投影设备、会议资料袋（含议题说明、相关报表）。会议主持：由发起部门负责人*主持，按“议题介绍→各部门发言→讨论协商→形成决议”流程推进，指定专人记录《会议决议事项表》（模板见2.4）。决议跟踪：会议结束后1个工作日内，行政部将决议事项分解至具体责任人，明确完成时限，每周跟踪进度，直至闭环。模板表格模板2.4会议决议事项表决议编号议题决策内容责任部门责任人完成时限状态（进行中/已完成）注意事项议题需提前3天以上分发，保证各部门有充足时间准备；会议中需避免偏离主题，主持人需及时引导；决议事项需明确“做什么、谁负责、何时完成”，避免模糊表述。三、访客接待：专业形象的外部展现（一）预约访客标准化接待流程适用场景外部客户、合作伙伴等提前预约来访，需规范接待流程，体现公司专业形象。操作步骤信息登记：前台行政员接到访客预约时，记录《访客预约信息》（模板见3.1），包括访客姓名、单位、到访事由、人数、到访及离开时间、对接部门及联系人。通知对接：提前1个工作日通过企业对接部门联系人*，确认接待细节（如是否需要准备会议室、茶水等）。接待准备：到访当日，前台行政员*提前10分钟在等候区准备：访客登记表、工牌（临时）；对应部门联系卡（含楼层、位置指引）；茶水（矿泉水、咖啡/茶，根据访客偏好提前确认）。迎接与引导：访客到访时，前台主动起身问候（“您好，欢迎来到公司，请问您预约了哪个部门？”），核对身份信息后，引导至会议室或对接部门位置。后续服务：如访客需等待，提供公司宣传册、WI-FI密码；如需用餐，协助对接部门预订附近合作餐厅（按标准报销）。模板表格模板3.1访客预约信息预约日期到访日期访客姓名单位事由人数对接部门联系人联系电话注意事项涉密项目访客需提前报备行政部，签订《保密协议》；访客离开后，前台需及时更新《访客登记台账》，记录离开时间；重要客户（如大合作伙伴）需提前通知行政经理*，安排专人全程陪同。（二）临时访客应急接待流程适用场景未提前预约的临时访客到访（如面试者、快递人员、突发合作方），需快速响应，避免影响正常办公。操作步骤身份核实：前台行政员*主动询问访客到访事由，核对身份证件（如面试者需查看面试邀请函），登记《临时访客登记表》（模板见3.2）。紧急联系：如访客需对接部门，立即联系相关联系人，确认是否接待；如联系人不在，报行政经理*协调。临时安排：面试者：引导至等候区，通知人力资源部*安排面试；快递/外卖人员：通知收件人到前台领取，禁止进入办公区；突发合作方：引导至临时会议室，提供茶水，协助联系对接人。离店登记：访客离开时，前台收回临时工牌，登记离开时间，提醒“欢迎下次光临”。模板表格模板3.2临时访客登记表登记日期到访时间访客姓名事由联系电话对接部门接待人离开时间注意事项临时访客原则上不允许进入办公区，特殊情况需经行政经理*审批并全程陪同；快递、外卖需统一在前台存放，由收件人自行领取；每日下班前，前台需检查是否有访客遗留物品，及时联系归还。四、文件归档：信息安全的规范管理（一）日常办公文件分类归档流程适用场景各部门日常产生的文件（如通知、报告、报表等），需按规范分类归档，保证信息可追溯。操作步骤文件分类：根据《公司文件分类标准》（模板见4.1），将文件分为“行政管理类”“人力资源类”“财务类”“业务类”四大类，每类下细分二级分类（如行政管理类分为“会议文件”“物资管理”“访客接待”等）。整理排序：每月最后一个工作日，各部门助理*负责整理本部门文件，按“时间顺序+重要性”排序，剔除重复、无效文件。编制目录：使用《文件归档目录表》（模板见4.2）编制电子目录，包含文件名称、编号、分类、归档日期、保管期限、存放位置等信息。装订归档：纸质文件使用档案盒统一存放，盒面标注“部门+分类+年份”（如“行政部-会议文件-2024”）；电子文件存储至公司服务器指定文件夹，定期备份（每周一次）。借阅管理：借阅需填写《文件借阅申请表》（模板见4.3），经部门负责人*审批，借阅期限不超过3个工作日，到期及时归还。模板表格模板4.1公司文件分类标准一级分类二级分类归档范围保管期限行政管理类会议文件会议通知、纪要、决议3年行政管理类物资管理采购申请、台账、盘点表5年模板4.2文件归档目录表归档日期文件编号文件名称分类保管期限存放位置经办人模板4.3文件借阅申请表申请日期文件名称文件编号借阅部门借阅人借阅用途归还日期审批人注意事项涉密文件（如财务报表、合同）需单独存放，加密管理，借阅需经总经理*审批；电子文件需定期杀毒，避免病毒感染；超过保管期限的文件，需经行政部、财务部*共同鉴定后，按规定销毁（如粉碎、焚烧），并记录《文件销毁清单》。（二）重要文件专项归档流程适用场景公司重要文件（如营业执照、资质证书、重大合同、审计报告等），需专项管理，保证安全完整。操作步骤文件识别：行政部每年年初梳理公司重要文件清单，标注“重要文件”标识，明保证管责任人（如营业执照由行政专员保管，合同由法务部保管）。存放管理：重要文件存放于带锁铁皮柜，钥匙由保管人专人负责，密码锁密码需报行政部备案；电子版存储于加密U盘，并备份至公司异地服务器。查阅权限：重要文件查阅需填写《重要文件查阅申请表》（模板见4.4），经部门负责人及分管副总审批，原则上只能在指定场所（如行政部办公室）查阅，不得带出。更新维护：如文件内容变更（如营业执照地址变更），保管人需及时更新归档文件，同步修改电子目录，并通知相关部门。年度检查：每年12月，行政部组织对重要文件进行清点检查，核对实物与目录是否一致，形成《重要文件检查报告》，报总经理*审阅。模板表格模板4.4重要文件查阅申请表申请日期文件名称文件编号查阅人查阅用途查阅时间审批人备注注意事项重要文件需“双人保管”，即钥匙与密码分别由不同人员负责；文件存放区域需配备防火、防潮设备（如灭火器、干燥剂）；如文件遗失，保管人需立即上报，并启动应急预案（如补办、挂失），同时追究责任。五、车辆管理：公务出行的安全保障（一）公务用车申请与调度流程适用场景员工因公务（如客户拜访、外出采购、异地参会）需使用公司车辆，需提前申请，合理调度。操作步骤提交申请：用车人提前1个工作日填写《公务用车申请表》（模板见5.1），注明用车事由、时间、地点、乘车人数、所需车型（如轿车、商务车）。部门审批：部门负责人*审核用车必要性，签字确认后提交至行政部。行政部调度：行政专员*根据《车辆使用台账》（模板见5.2）核对车辆availability，优先保障紧急公务（如客户接待、重要会议）；如车辆冲突，协调外部租车（需选择合作供应商）。车辆交接：用车人到行政部领取车辆钥匙，填写《车辆交接单》（模板见5.3），检查车辆油量、车况，确认无误后签字。费用结算：用车结束后，用车人将加油票、过路费等票据整理粘贴，填写《用车费用报销单》，经行政部审核后，按财务流程报销。模板表格模板5.1公务用车申请表申请日期用车人部门用车事由用车时间用车地点乘车人数所需车型审批人模板5.2车辆使用台账车牌号车型购买日期上次保养日期当前状态（空闲/使用中）负责人模板5.3车辆交接单交接日期车牌号车辆里程油量车况（有无刮擦、故障）交接人接收人注意事项私人用车原则上不予批准，特殊情况需经总经理*审批；用车人需遵守交通规则，如出现违章，由用车人自行处理；车辆需定期保养（每5000公里或6个月），行政部提前1周通知司机*安排保养。（二）车辆维护与安全管理流程适用场景公司车辆需定期维护保养，保证车况良好，保障行车安全。操作步骤日常检查：司机*每日出车前检查车辆油量、轮胎、刹车、灯光等，填写《车辆日常检查表》（模板见5.4），发觉异常立即上报行政部。定期保养：根据车辆使用手册，每5000公里或6个月进行常规保养（更换机油、机滤、空滤等），保养前由行政部填写《车辆保养申请单》，经行政经理*审批后，送至指定4S店。维修管理：车辆出现故障时，司机*立即停车并联系行政部，行政部评估后选择维修方案（如4S店维修、外部修理厂），维修费用需提前报批，维修后保留维修清单及发票。安全培训：行政部每季度组织司机*参加安全培训（如交通法规、应急处理），培训后进行考核，不合格者暂停驾驶资格。处理：如发生交通，司机*需