企业采购招标流程与标准模板

企业采购招标流程与标准模板工具指南一、适用范围与典型应用场景本工具模板适用于各类企业（包括国有企业、民营企业、外资企业等）开展货物采购、服务外包、工程建设等项目的招标活动，旨在规范招标流程、保证采购公平透明、控制采购成本、防范合规风险。典型应用场景包括但不限于：生产设备采购、办公软件系统开发、物流服务招标、厂房建设工程招标等需通过公开或邀请方式确定合作方的情况。二、招标流程全阶段操作指南（一）需求确认与立项阶段阶段目标：明确采购需求，完成项目立项，保证采购活动与企业发展目标一致。核心操作要点：需求部门（如生产部、行政部、工程部）填写《采购需求明细表》，详细说明采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素。采购部门会同需求部门、财务部门对需求的合理性、预算的合规性进行联合评审，重点核查需求是否符合企业年度采购计划、预算是否在可控范围内。评审通过后，由需求部门负责人、采购部门负责人、分管领导签字确认，形成《项目立项报告》，启动招标程序。责任部门/人：需求部门发起，采购部门组织，财务部、法务部（如需）参与。输出成果：《采购需求明细表》《项目立项报告》。（二）招标文件编制与审批阶段阶段目标：编制内容完整、条款合规的招标文件，为供应商提供明确的投标指引。核心操作要点：采购部门根据《采购需求明细表》，组织编制招标文件，内容至少包含：投标人须知（包括投标截止时间、开标地点、投标保证金要求等）、采购需求及技术标准、评标办法（如最低评标价法、综合评分法）、合同主要条款、投标人资质要求等。法务部门对招标文件的合规性（如是否违反《招标投标法》及相关法规、是否存在歧视性条款）进行审核，采购部门、需求部门对技术条款的准确性进行复核。招标文件经采购部门负责人、法务负责人、分管领导审批后，形成最终版本。责任部门/人：采购部门主导，需求部门、法务部配合。输出成果：《招标文件（最终版）》《招标文件审批表》。（三）招标公告发布阶段阶段目标：公开发布招标信息，吸引潜在供应商参与投标。核心操作要点：根据采购金额、项目性质确定发布渠道：公开招标需在省级以上人民指定的媒介（如公共资源交易中心官网）发布；邀请招标需向3家及以上具备相应资质的供应商发出投标邀请书。招标公告内容应包括：项目名称、采购内容、投标人资格要求、招标文件获取方式及时间、投标截止时间、联系方式等。公告发布后，采购部门需记录发布时间、媒介名称，并留存公告截图备查。责任部门/人：采购部门负责，监督部门（如内审部）监督。输出成果：《招标公告发布记录》。（四）供应商资格审查阶段阶段目标：筛选符合资格要求的供应商，保证投标方具备履约能力。核心操作要点：资格审查分为资格预审（在发售招标文件前）和资格后审（在开标后），通常采用资格预审方式。供应商需提交《供应商资格审查表》及相关证明材料（营业执照、资质证书、财务报表、类似项目业绩证明等），采购部门组织评审小组（由采购、技术、财务人员组成）对材料进行审核。审核标准：营业执照在有效期内、具备相应经营资质、财务状况良好（无重大失信记录）、近3年无重大违法记录等。审核结果需书面通知所有参与供应商，通过资格审查的供应商方可获取招标文件。责任部门/人：采购部门组织，评审小组实施。输出成果：《供应商资格审查表》《资格审查结果通知书》。（五）发售招标文件与答疑阶段阶段目标：向合格供应商提供招标文件，解答疑问，保证信息对称。核心操作要点：采购部门向通过资格审查的供应商发售招标文件，收取招标文件工本费（如需），并登记供应商名称、联系人、获取时间等信息。供应商对招标文件有疑问的，需在投标截止时间10日前以书面形式向采购部门提出，采购部门应在3日内予以书面答复，答复内容需同时通知所有已获取招标文件的供应商（不注明提问供应商名称）。如需修改招标文件，应在投标截止时间15日前发布更正公告，作为招标文件的组成部分。责任部门/人：采购部门负责。输出成果：《招标文件发售登记表》《答疑及补遗文件》。（六）开标阶段阶段目标：公开开启投标文件，记录投标信息，保证开标过程公开透明。核心操作要点：采购部门按照招标文件规定的时间、地点组织开标，邀请所有投标人参加（或通过线上方式公开开标），同时通知监督部门到场监督。开标前，检查投标文件的密封情况，未按要求密封的投标文件将被拒收。由投标人代表或推选的代表检查投标文件的密封情况，确认无误后，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标报价、投标方案关键内容等，并记录在《开标记录表》中，由投标人代表、开标人、监督人签字确认。责任部门/人：采购部门组织，监督部门监督，投标人参与。输出成果：《开标记录表》。（七）评标与定标阶段阶段目标：通过科学评标确定中标候选人，保证采购结果公平公正。核心操作要点：采购部门依法组建评标委员会，成员由5人及以上单数组成，其中技术、经济等方面的专家不得少于总数的2/3，专家从评标专家库随机抽取，投标人代表及与投标人有利害关系的人员需回避。评标委员会按照招标文件确定的评标办法（如综合评分法）对投标文件进行评审，重点评审投标报价、技术方案、资质资格、售后服务、业绩等，独立出具《评标报告》，推荐1-3名中标候选人，并注明排序。采购部门将《评标报告》报企业招标决策机构（如采购领导小组）审批，确定中标人。责任部门/人：采购部门组织评标委员会，招标决策机构审批。输出成果：《评标报告》《中标通知书》。（八）结果公示与合同签订阶段阶段目标：公示中标结果，签订采购合同，完成招标闭环。核心操作要点：采购部门在确定中标人后2日内，通过原公告媒介发布中标结果公示，公示期不少于3个工作日，公示内容包括中标人名称、中标金额、评标委员会成员名单等。公示期间无异议或异议不成立的，采购部门向中标人发出《中标通知书》，同时将结果通知未中标人。中标人在收到《中标通知书》后30日内，与采购部门按照招标文件和中标人的投标文件签订书面合同，合同条款不得与招标文件、投标文件实质性内容相违背。合同签订后，采购部门将招标文件、投标文件、评标报告、合同文本等资料整理归档。责任部门/人：采购部门负责，法务部审核合同，监督部门监督。输出成果：《中标结果公示》《中标通知书》《采购合同》《招标资料归档清单》。三、核心环节标准化表格模板表1：采购需求明细表项目名称采购部门需求日期预算金额（元）（示例：办公设备采购）行政部2023-10-08500,000序号采购标的名称规格型号单位———————————————-—————-1台式电脑Inteli5/16G/512G台2打印机激光/双面/自动输稿台表2：供应商资格审查表供应商名称统一社会信用代码联系人联系方式申请日期（示例：科技有限公司）91110108张*2023-10-15审核项目审核内容证明材料审核结果（通过/不通过）备注—————————————————-————————————–营业执照是否在有效期内营业执照复印件通过经营资质是否具备相关资质资质证书复印件通过具备计算机销售资质财务状况无重大失信记录信用报告通过业绩证明类似项目≥3个合同复印件通过近3年业绩良好表3：评标打分汇总表（综合评分法示例）项目名称评标委员会成员：李、王、刘（专家）、赵、钱*日期：2023-11-10投标人名称投标报价（元）技术方案（30分）———————————-——————科技有限公司480,00028YY商贸有限公司475,00025ZZ电子厂490,00022表4：合同签订审批表合同名称采购合同（办公设备采购）合同编号HT-2023-1108中标供应商科技有限公司合同金额（元）480,000合同主要内容采购台式电脑20台、打印机5台，交付时间2023-11-30前，质保期1年部门审核意见采购部：合同条款与招标文件一致，同意签订。需求部：技术参数满足需求，同意。法务部：合同合法合规，无风险。领导审批意见分管领导：同意签订。总经理：批准。签订日期2023-11-15四、流程执行关键风险提示合规性风险：需严格遵守《_________招标投标法》《必须招标的工程项目规定》等法律法规，严禁化整为零规避招标、设置倾向性条款、泄露投标信息等行为。信息保密风险：招标文件、投标文件、评标信息等需严格保密，参与人员不得向无关方透露，评标过程需全程记录存档。时间节点风险：招标公告发布时间、投标截止时间、