合同管理规范范本

合同管理规范范本一、总则为规范公司合同全生命周期管理，防范合同法律风险，保障公司合法权益，维护经济秩序稳定，根据《_________民法典》《_________公司法》等法律法规及公司内部管理制度，结合公司实际，制定本规范。本规范适用于公司各部门、子公司（以下统称“各单位”）在经营管理活动中各类合同的谈判、起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等管理行为，以及与公司存在业务往来的合作单位（以下统称“合作方”）的合同相关活动。二、合同管理职责分工（一）业务部门负责合同前期调研与合作方主体资格审查，核实合作方营业执照、资质证书、授权委托书等文件的真实性与有效性；牵头进行合同谈判，明确合作需求、权利义务、履约方式等核心条款；起草合同文本，保证内容完整、表述准确，并附相关附件（如技术协议、验收标准等）；负责合同履行过程中的跟踪管理，及时解决履约问题，收集履约证据；提出合同变更、解除或终止申请，配合处理合同纠纷。（二）法务部对合同主体资格、内容合法性、条款严谨性进行审核，识别法律风险并提出修改建议；参与重大合同谈判，提供法律支持；协助处理合同纠纷，制定应对方案；定期开展合同管理培训，提升全员法律风险意识。（三）财务部审核合同中的财务条款，包括付款方式、金额、发票要求、税务处理等是否符合财务制度；评估合作方的资信状况，必要时要求提供担保；按合同约定办理付款、收款等资金结算业务。（四）行政部负责合同文本的编号、登记、印鉴管理及归档保存；建立合同管理台账，动态更新合同履行状态；监督合同管理流程的执行，对逾期未履约、未及时归档等行为进行提醒。三、合同全流程管理操作指引（一）合同谈判与起草阶段前期准备业务部门根据业务需求，收集合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、住所地、联系方式等），并通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实合作方是否存续、有无经营异常或严重违法记录。涉及特殊行业（如建筑、医疗等）的，需核查合作方是否具备相应资质证书。谈判要点（1）明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、地点和方式等核心要素；（2）约定双方权利义务，保证权责对等，避免单方免责条款；（3）确定违约责任，包括违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围等；（4）约定争议解决方式（协商、仲裁或诉讼），明确管辖机构（如选择诉讼，一般约定公司住所地人民法院；选择仲裁，需明确具体仲裁委员会）。文本起草（1）优先使用公司制定的示范文本（如采购合同、销售合同、服务合同等），无示范文本的，可参考行业通用文本或自行起草；（2）合同标题应明确合同类型（如“设备采购合同”“项目服务合同”）；（3）合同应包含以下基本条款：①双方主体信息；②合同标的；③数量与质量；④价款或报酬；⑤履行期限、地点和方式；⑥权利义务；⑦违约责任；⑧争议解决方法；⑨生效条件；⑩其他约定事项（如保密、知识产权、通知送达等）；（4）附件需与保持一致，注明“本合同附件为本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力”。（二）合同审核阶段审核流程合同起草完成后，由业务部门负责人初审，再依次提交法务部（合法性审核）、财务部（财务条款审核）、分管领导（业务必要性审核）审核，涉及重大或特殊合同的（如金额超过100万元、涉外合同等），需提交总经理办公会或董事会审议。审核要点（1）主体资格：合作方是否具备履约能力，授权代理人是否持有有效授权委托书；（2）内容合法性：是否符合法律法规及公司规章制度，有无违反强制性规定或公序良俗；（3）条款完整性：是否包含核心条款，表述是否清晰无歧义；（4）风险可控性：违约责任是否明确，担保措施是否到位（如抵押、质押、保证等）；（5）财务合规性：付款节点与业务进度是否匹配，发票类型及税务处理是否符合规定。审核反馈审核部门应在2个工作日内完成审核，通过书面形式（或在合同管理系统中）反馈修改意见。业务部门应根据意见调整文本，重大分歧由法务部组织协调。审核通过后，由法务部出具《合同审核意见表》，方可进入签订环节。（三）合同签订阶段文本确认审核通过的合同文本由业务部门与合作方最终确认，保证双方持有内容一致的文本（电子版与纸质版需一致）。签字盖章（1）合同由双方法定代表人或授权代理人签字并加盖单位公章或合同专用章；（2）授权代理人签字的，需提供《授权委托书》（载明代理事项、权限、期限）及代理人证件号码复印件；（3）公章使用需符合公司《印鉴管理办法》，严禁在空白合同或未审核合同上盖章。文本份数合同一式2-4份，双方各执1份，业务部门、财务部、行政部各存档1份（根据业务需要调整）。（四）合同履行阶段履行跟踪业务部门为合同履行第一责任人，指定专人负责跟踪履约进度，建立《合同履行跟踪表》，记录履行时间、成果、对方确认情况等。验收与结算（1）合同标的交付后，业务部门按约定组织验收（如技术验收、数量验收等），出具《验收确认书》；（2）财务部凭验收确认书、发票等凭证办理付款，保证资金结算与合同约定一致。异常处理履约过程中出现对方违约（如延迟交付、质量不合格）或不可抗力（如自然灾害、政策变化）的，业务部门应立即书面通知法务部及财务部，收集相关证据（如照片、书面函件、鉴定报告等），并在法定期限内行使权利（如催告、解除合同、索赔）。（五）合同变更、解除与终止阶段变更与解除（1）合同变更需经双方协商一致，签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效条件及原合同其他条款的效力；（2）合同解除需符合法定或约定情形，解除协议应采用书面形式，并通知对方。终止与清算合同终止后（如履行完毕、解除、撤销等），业务部门负责清理债权债务，办理相关手续（如退还保证金、移交资料等），并形成《合同终止报告》。（六）合同归档阶段归档范围合同正本、附件、《合同审核意见表》、授权委托书、验收确认书、履行凭证、变更/解除协议、往来函件等所有与合同相关的书面及电子材料。归档要求（1）合同签订后10个工作日内，业务部门将全套材料移交行政部；（2）行政部按“一合同一档”原则编号、登记、装订，录入合同管理系统，电子档备份至公司服务器；（3）合同档案保存期限一般为10年，涉及重大项目、诉讼或法律规定的特殊档案，永久保存。四、合同管理模板表格（一）合同基本信息登记表合同编号合同名称甲方信息乙方信息合同类型合同金额（元）签订日期履行期限合同状态归档编号名称：地址：联系人：*某某电话：名称：地址：联系人：*某某电话：□买卖□服务□租赁□技术□其他自_年_月_日至_年__月__日□草拟□审核中□已签订□履行中□已履行□已解除（二）合同履行跟踪表合同编号履行阶段计划完成时间实际完成时间履行内容对方确认情况附件名称负责人□交付□付款□验收□其他____年__月__日____年__月__日□已确认□未确认*某某（三）合同变更/解除申请表合同编号原合同主要内容变更/解除事由变更/解除后内容双方协商情况审核意见批准意见五、风险提示与管理要求主体风险：严禁与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签订合同，合作方为分支机构的，需核实其总部的授权文件。条款风险：避免使用“大概”“尽量”等模糊表述，违约责任需具体量化，争议解决方式不得违反专属管辖规定。履行风险：合同履行过程中，所有书面往来需加盖公章或合同专用章，重要沟通尽量采用可追溯的方式（如EMS邮寄、邮件确认）。保密风