企业电子档案管理制度规范

企业电子档案管理制度规范一、总则（一）制定目的为适应企业数字化转型发展需求，规范电子档案管理工作，保障电子档案的真实、完整、可用、安全，充分发挥电子档案在企业经营管理、决策支持中的作用，结合企业实际运营特点，制定本制度。（二）制定依据依据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》《企业档案管理规定》等法律法规及行业规范，参考国家电子文件归档与电子档案管理相关标准（如GB/T____-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》）制定。（三）适用范围本制度适用于企业各部门、下属单位及分支机构在经营管理、业务开展过程中形成的各类电子档案（含电子文件、电子数据、电子凭证等）的管理工作。外包业务、合作项目中涉及的电子档案管理，参照本制度执行。（四）管理原则1.全程管理：对电子档案从形成、收集、整理、归档到保管、利用、鉴定、销毁的全生命周期进行规范管控，确保每一个环节可追溯、可审计。2.集中管控：电子档案实行统一管理，由企业档案管理部门（如综合档案室）统筹规划，避免分散存储导致的安全风险与利用障碍。3.安全保密：建立分级保密机制，对涉密电子档案采取加密、权限管控等措施，防止信息泄露或篡改。4.方便利用：优化检索与利用流程，通过数字化手段提升电子档案的利用效率，服务企业经营决策与业务开展。二、管理职责（一）档案管理部门（如综合档案室）1.牵头制定电子档案管理制度、操作规范及分类方案，定期更新并组织培训；2.统筹电子档案的集中保管、检索利用、安全防护及系统维护，指导业务部门开展电子文件管理工作；3.组织电子档案的鉴定、销毁工作，审核归档文件的完整性、合规性；4.对接外部监管机构，配合档案检查、审计及合规性审查工作。（二）业务部门1.按制度要求规范形成电子文件（如合同、报告、会议记录等），确保文件内容真实、格式合规、元数据完整；2.定期向档案管理部门移交电子文件，配合完成归档前的初审与整改工作；3.参与电子档案的鉴定工作，提供业务层面的文件价值评估意见。（三）技术部门（如信息中心）1.负责档案管理系统的搭建、升级与技术维护，保障系统稳定运行；2.制定电子档案的备份策略（如异地备份、离线备份），定期开展数据恢复演练；3.提供电子档案安全防护的技术支持（如加密、防篡改、访问控制等），协助排查系统安全隐患。三、电子档案的形成与收集（一）形成要求1.格式规范：电子文件格式应符合国家或行业标准（如文书类优先采用PDF/A、XML，图纸类采用CAD原生格式或PDF等），确保长期可读性；2.元数据完整：电子文件需包含创建者、创建时间、修改记录、版本号、密级等元数据，元数据与文件内容一一对应；3.版本管理：重要电子文件（如合同、规章制度）的修改需保留版本痕迹，通过“修订模式”或系统日志记录变更内容，避免版本混乱。（二）收集范围1.企业经营管理类：章程、股东会/董事会决议、战略规划、管理制度等；2.业务运营类：合同协议、项目文档、客户资料、财务报表、审计报告等；3.行政管理类：会议纪要、公文、人事档案（电子简历、劳动合同）、证照文件等；4.外部接收类：政府公文、合作方资料、行业报告、邮件往来等。（三）收集方式1.系统自动捕获：业务系统（如ERP、OA、CRM）生成的电子文件，通过接口自动同步至档案管理系统，确保实时归档；2.定期移交：办公过程中产生的电子文档（如Word、Excel文件），由业务部门按季度/年度整理后，通过系统上传或光盘移交；3.在线归档：外部接收的电子文件（如邮件、传真），通过企业统一入口（如邮件系统、协同平台）在线提交至档案管理系统。四、整理与归档（一）分类规则电子档案分类需结合企业档案分类方案，可按业务类型、年度、密级等维度划分（如“经营管理—2023年—秘密”“项目管理—A项目—公开”），确保分类逻辑清晰、检索便捷。（二）元数据著录归档前需规范填写电子档案的元数据，包括标题、责任者、形成时间、密级、保管期限、关键词等，确保信息准确、完整，为后续检索利用提供支撑。（三）归档流程1.初审：业务部门对拟归档的电子文件进行自查，检查内容完整性、格式合规性、元数据准确性，形成《电子文件归档初审表》；2.审核：档案管理部门对初审后的电子文件进行合规性审查，重点核查文件与业务的关联性、版本有效性，提出整改意见；3.移交归档：整改完成后，电子文件通过系统自动归档或人工导入档案管理系统，档案管理部门出具《电子档案归档确认单》，完成归档手续。（四）归档时间项目类电子档案：项目验收/结项后1个月内完成归档；日常办公类电子档案：按季度/年度归档，每年1月底前完成上一年度文件的归档；特殊类电子档案（如审计报告、合规文件）：按业务周期或监管要求及时归档。五、保管与利用（一）存储管理1.电子档案采用专用存储服务器保管，存储环境需满足温湿度、防尘、防静电等要求，定期检测存储介质的健康状态；2.重要电子档案实行“双套制”保管（电子+纸质），确保极端情况下的档案可用性。（二）备份策略1.每日进行增量备份，每周进行全量备份，备份数据存储于异地机房或云端，与生产环境物理隔离；2.每半年开展一次备份数据恢复演练，验证备份数据的完整性与可恢复性。（三）检索利用1.检索方式：建立多维度索引（关键词、日期、责任者、业务类型等），支持模糊检索、组合检索，提升查找效率；2.利用流程：外部单位：需出具正式函件，经企业分管领导审批后，由档案管理部门提供纸质或加密电子副本（涉密档案不予提供）；六、安全与保密（一）权限管理1.按“最小权限原则”设置角色权限：管理员（系统维护、权限分配）、利用者（按岗位/密级访问）、审计员（操作日志审计）；2.员工岗位变动时，需同步调整其档案系统权限，防止越权访问。（二）加密与防篡改1.涉密电子档案采用国密算法（如SM4）加密存储，传输过程启用SSL/TLS加密；2.重要电子档案（如合同、财务数据）采用区块链存证或电子签名技术，确保内容不可篡改，操作日志全程留痕。（三）安全审计2.每季度开展一次安全审计，重点核查异常访问、违规操作，形成《电子档案安全审计报告》。（四）灾难恢复1.制定《电子档案灾难恢复预案》，明确火灾、地震、网络攻击等场景下的应急处置流程；2.每半年组织一次灾难恢复演练，验证预案有效性，持续优化应急流程。七、鉴定与销毁（一）鉴定组织成立“电子档案鉴定小组”，由档案管理部门、业务部门、技术部门人员组成，组长由档案管理部门负责人担任，负责电子档案的价值评估与销毁审批。（二）鉴定周期每5年对电子档案进行一次全面鉴定，结合业务需求、法律法规要求，重新评估档案的保管期限，确定“继续保管”或“销毁”。（三）销毁流程1.审批：鉴定小组出具《电子档案鉴定意见书》，拟销毁的档案需填写《电子档案销毁清单》，经企业分管领导审批；2.销毁方式：涉密电子档案：对存储介质（如硬盘、U盘）进行物理销毁（如粉碎、消磁），并留存销毁记录；非涉密电子档案：通过系统逻辑删除，并对存储区域进行多次覆盖（如DoD5220.22-M标准），确保数据不可恢复；3.归档：销毁完成后，将《销毁清单》《鉴定意见书》归档留存，以备审计。八、附则1.本制度由企业档案管理