董事长办公会会议规则与流程

董事长办公会会议规则与流程为规范董事长办公会的组织与决策行为，提升公司战略决策与运营管理效率，保障企业经营目标有序落地，结合公司治理要求与实际运营需要，现对董事长办公会的会议规则与流程予以明确，供参会人员及相关部门遵照执行。一、会议规则（一）会议组织与召集董事长办公会由董事长担任召集人，原则上每月召开一次，具体时间以会议通知为准；遇重大经营事项、突发事件或董事长认为必要时，可召开临时会议。会议组织工作由董事会办公室（或总裁办、行政部，依公司架构而定）统筹，涵盖议题收集、材料准备、会议通知、场地安排及纪要整理等全流程事务。（二）参会人员与权限1.固定参会人员：董事长为会议主持人，总经理、分管副总经理、财务负责人等核心经营层成员为固定参会者，需全程参与并就分管领域议题发表意见。2.列席人员：根据议题内容，可邀请相关部门负责人、项目负责人或外部顾问列席，列席人员有权就议题相关问题进行说明，但无表决权。3.请假与授权：固定参会人员因特殊原因无法参会时，需提前2个工作日向董事长提交书面请假申请，经批准后可委托授权代表参会（授权代表需熟悉议题内容并携带书面授权书）；列席人员请假需向会议组织者报备，由组织者视情况调整列席安排。（三）会议议题管理1.议题提出：各部门或分管领导可围绕公司战略落地、经营计划执行、重大资源调配、人事调整、风险处置等事项提出议题，议题需包含明确的背景说明、待决策事项、备选方案及预期影响分析，由部门负责人或分管领导签字确认后提交至会议组织者。2.议题审核：会议组织者需对议题的必要性、材料完整性进行初审，剔除重复或非必要议题，并将符合要求的议题汇总后报董事长审批，由董事长确定最终上会议题及议程顺序。3.议题提交时限：常规议题需在会议召开3个工作日前提交材料，临时议题需在会议召开1个工作日前完成材料补充，确保参会人员有充足时间研读。（四）议事规则1.讨论原则：议题汇报人需简明扼要介绍背景与方案，参会人员应围绕议题核心展开讨论，发言需紧扣主题、言简意赅，避免无关话题干扰；董事长可根据讨论情况引导方向、补充提问或要求相关人员进一步说明。2.决策机制：会议决策以充分凝聚共识为基础，最终由董事长结合讨论意见、公司战略方向及风险管控要求作出决策；涉及公司章程规定的重大事项（如大额投资、股权变动等），需按规定履行表决程序，表决遵循“一人一票、多数通过”原则（具体适用情形以公司章程及专项制度为准）。3.回避制度：若议题涉及参会人员个人或其关联方利益，该人员需主动声明并回避相关讨论与决策环节，由主持人指定其他人员代其发表意见（如需）。（五）会议纪律1.出勤纪律：固定参会人员需提前5分钟到达会场，不得无故迟到、早退或中途离场；因特殊情况迟到者需向主持人致歉并说明原因，中途离场需经主持人同意。2.行为规范：会议期间需将手机调至静音或关机状态，禁止接打电话、刷取信息；严禁在会场内进行与会议无关的交谈，确保会议专注高效。3.保密要求：会议讨论内容、决策结果及相关材料均属公司内部机密，参会人员（含列席、授权代表）不得向无关人员泄露，违者将按公司保密制度追究责任。二、会议流程（一）会前准备1.议题收集与审核：会议组织者在会议召开前5个工作日启动议题收集，各部门按要求提交议题材料；2个工作日内完成材料审核与汇总，报董事长确定最终议题。2.材料准备与分发：会议组织者将审核通过的议题材料整理成《会议材料汇编》，在会议召开1个工作日前通过邮件、OA系统或纸质文件形式分发给参会人员，确保材料清晰、逻辑完整。3.会议通知：会议组织者提前2个工作日向参会人员发送正式通知，明确会议时间、地点、议题、材料查阅方式及注意事项；临时会议通知需同步说明紧急事由。（二）会议召开1.开场与议程说明：主持人（董事长）宣布会议开始，介绍参会人员、列席人员及会议议程，强调会议纪律与决策原则。2.议题汇报与讨论：按议程顺序，议题汇报人（或部门负责人）用5-10分钟（依议题复杂度调整）汇报背景、方案及诉求；参会人员依次发表意见，主持人引导讨论方向，确保每个议题充分研讨且不超时。3.决策与记录：主持人总结讨论意见，结合公司战略与实际需求作出决策（或启动表决程序），明确决策结果、执行要求及时限；会议记录员（由会议组织者指定）需全程记录讨论要点、决策结果及任务分工，确保记录准确、完整。4.会议结束：主持人确认所有议题讨论完毕，总结会议成果，明确后续跟进要求，宣布会议结束。（三）会后跟进1.纪要整理与审批：会议结束后1个工作日内，记录员完成《董事长办公会会议纪要》初稿，经会议组织者审核后报董事长审批；审批通过的纪要需体现决策结果、责任部门/人、完成时限等核心要素。2.任务督办与反馈：责任部门需按纪要要求推进工作，定期向会议组织者反馈进展；会议组织者需跟踪任务执行情况，对逾期未完成事项及时向董事长汇报并协调解决。3.资料归档：会议组织者将会议通知、材料汇编、会议纪要、签到表等资料整理归档，保存期限按公司档案管理制度执行，确保可追溯、可查阅。三、附则1.本规则由公司董事会办公室负责解释，各部门及参会人员需严格遵照执行。2.若公司治理结构、业务模式发