采购人内控制度

PAGE采购人内控制度一、总则（一）目的为了加强公司采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保公司采购活动合法合规、透明公正、高效有序，保障公司资产安全，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及采购业务的部门、人员以及采购活动全过程，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和政策要求，确保采购行为合法合规。2.全面性原则：涵盖采购业务的各个环节，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收付款等，实施全过程控制。3.制衡性原则：在采购业务流程中，合理设置各环节的职责权限，确保不相容岗位相互分离、相互制约和监督，防止权力滥用和舞弊行为。4.适应性原则：根据公司发展战略、业务特点和实际需求，不断优化和完善内控制度，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在保证采购质量和满足业务需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。二、采购业务流程（一）采购计划制定1.需求部门提出申请：各部门根据业务发展需要，结合库存情况，定期或不定期向采购部门提交采购申请，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购部门审核：采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、与预算的匹配性等。对于不符合要求的申请，及时与需求部门沟通，提出修改意见或拒绝申请。3.编制采购计划：采购部门根据审核通过的采购申请，结合市场供应情况、采购周期等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并报相关领导审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.实地考察：对于重要采购项目或新合作的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，深入了解供应商的实际情况，评估其是否具备合作条件。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备情况等。3.供应商评估与选择：采购部门根据初步评估和实地考察结果，对潜在供应商进行综合评估，确定供应商的等级和合作顺序。选择供应商时，应遵循公平、公正、公开的原则，优先选择质量可靠、价格合理、信誉良好、服务优质的供应商。4.供应商管理：采购部门与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评价结果等内容。定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果调整合作策略，对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（三）采购合同签订1.合同起草：采购部门根据采购项目的要求和与供应商协商的结果，起草采购合同。合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交公司法律部门或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等方面，重点审核合同风险防范条款和双方权利义务的对等性。对于审核中发现的问题，及时与采购部门沟通，进行修改完善。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。签订合同前，应确保双方签字盖章齐全，合同文本符合法律规定和公司要求。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（四）采购执行1.订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等内容。订单下达后，应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.到货验收：采购物资或服务到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门按照合同要求和相关标准对采购物资或服务进行验收，重点验收物资的数量、质量、规格、型号等是否符合要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或退换货等。3.付款管理：采购部门根据合同约定和验收情况，及时办理付款手续。付款前，应审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。对于不符合付款条件的，应拒绝付款，并及时与供应商沟通解决。财务部门按照公司财务管理制度和相关规定进行付款操作，确保资金支付安全、准确。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购业务面临多种风险，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。采购部门应定期对采购业务进行风险识别，通过收集信息、分析数据、案例研究等方式，查找可能存在的风险点。2.风险评估：采购部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。风险评估应采用定性与定量相结合的方法，确保评估结果客观准确。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动、供应变化等信息。与供应商建立长期稳定的合作关系，签订框架协议或年度合同，合理约定价格调整机制，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评价和考核机制，定期对供应商进行评估和排名。对于重要供应商，采取实地考察、定期审计等方式，加强对其监督和管理。与供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利义务和违约责任，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强到货验收环节的管理。要求供应商提供质量保证文件，对采购物资进行抽检或送检。对于质量不合格的物资，及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或退换货等，确保采购物资质量符合要求。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同起草、审核、签订的流程操作。合同签订前，对合同条款进行严格审核，确保合同合法合规、风险可控。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时采取措施解决，防范合同纠纷和违约风险。5.付款风险应对：建立健全付款审批制度，严格审核付款凭证，确保付款依据充分。加强与供应商的沟通协调，及时掌握供应商的资金状况和经营情况，防范供应商因资金链断裂等原因导致的付款风险。对于大额采购项目，可考虑采用分期付款、银行保函等方式，降低付款风险。四、采购内部控制监督与评价（一）内部监督1.建立监督机制：公司设立独立的内部审计部门或指定专人负责对采购业务进行内部监督。内部监督人员应定期或不定期对采购业务流程进行检查，重点检查采购计划的执行情况、供应商选择与管理情况、采购合同签订与履行情况、采购资金支付情况等。2.监督检查方式：内部监督人员可通过查阅文件资料、实地查看、访谈相关人员、数据分析等方式进行监督检查。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.违规处理：对于采购业务中存在的违规行为，如违反采购程序、收受供应商贿赂等，按照公司相关规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。涉嫌违法犯罪的，及时移送司法机关处理。（二）自我评价1.定期开展自我评价：采购部门应定期对本部门的内控制度执行情况进行自我评价，形成自我评价报告。自我评价报告应包括内控制度的执行情况、存在的问题及改进措施等内容。2.评价方法与标准：采购部门可采用问卷调查、访谈、流程图分析、穿行测试等方法进行自我评价。评价标准应依据本制度的要求和相关法律法规、行业标准