行政工作管理工作清单

行政事务管理日常工作清单一、适用工作场景本清单适用于企业、事业单位及各类组织的行政管理部门，用于规范日常行政事务的统筹与执行。具体场景包括：新入职行政人员岗前培训指引、日常行政工作标准化执行参考、跨部门协作任务统筹、工作交接时的流程梳理等，旨在通过标准化清单提升行政工作效率，保证各项工作有序推进。二、日常工作执行步骤（一）日常办公环境维护晨间巡检（每日8:30前完成）检查办公区域（前台、会议室、走廊、茶水间等）环境卫生，保证地面整洁、桌面无杂物、垃圾篓清空。确认公共区域绿植状态，如有枯叶及时联系养护人员更换。检查办公设备（打印机、复印机、饮水机等）运行状态，异常情况及时报修并记录维修进度。午间环境保障（每日12:00-13:30）巡视茶水间，补充纸巾、一次性水杯、饮用水等消耗品，保证清洁用品充足。检查会议室使用后状态，督促参会人员整理桌椅，关闭投影、空调等设备。晚间收尾（每日17:30后）确认各区域门窗、电源（照明、电脑设备、空调）已关闭，安全通道畅通。记录当日环境维护问题，形成《每日环境检查记录表》，次日跟进整改。（二）会议与活动支持会前准备根据会议需求，提前1个工作日预订会议室（确认时间、人数、设备需求：投影、麦克风、白板等）。发送会议通知至参会人员（含时间、地点、议程、联系人），重要会议需电话提醒。准备会议材料（文件、签到表、笔、笔记本等），按参会人数分装并摆放至会议室指定位置。会中服务提前30分钟到场调试设备，保证音视频正常；引导参会人员签到、就座。会议期间提供茶水服务（根据会议时长安排续水），及时处理临时需求（如更换设备、调整室温）。记录会议要点（含待办事项、负责人、截止时间），形成《会议纪要》初稿。会后整理会议结束后1小时内清理会议室，回收剩余材料，恢复设备初始状态。24小时内完成《会议纪要》审核（需会议主持人确认），并发送给相关人员及存档。（三）文件与档案管理文件收发收到外来文件（邮件、快递）后，当日登记《文件收发记录表》（含文件名称、来源、日期、接收人）。内部文件流转需通过OA系统或指定渠道，明确传阅范围及时限，重要文件需加盖公章后扫描存档。档案整理每周五下午对本周文件分类归档（按年度、部门、类型：行政、人事、财务等），装订成册并标注索引。电子档案备份至指定服务器，定期（每月末）检查备份完整性，保证数据安全。借阅与销毁员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及*行政主管审批后，限时归还（借阅期不超过3个工作日）。超过保存期限的档案，按公司流程申请销毁，需由2人共同监销并记录销毁清单。（四）物资与资产管理入库管理新购物资（办公用品、设备配件等）到货后，核对采购清单与实物，确认数量、规格无误后入库。在《物资台账》中登记（名称、型号、数量、采购日期、供应商），粘贴资产标签（设备类）。领用与发放员工领用物资需填写《物资领用申请表》，注明用途、数量，经部门负责人审批后发放。低值易耗品（笔、纸等）按需发放，贵重物资（电脑、投影仪等）需登记领用人信息及归还日期。盘点与维护每月末进行物资盘点，核对台账与实物，保证账实一致；盘盈盘亏需分析原因并书面报告*行政主管。固定资产（电脑、打印机等）每季度检查一次运行状况，记录维护情况，及时更新《资产台账》。（五）访客与接待服务访客预约提前确认访客信息（姓名、单位、来访事由、到访时间、人数），通知相关部门及前台接待人员。如需陪同人员，提前协调*业务负责人或指定人员，并告知访客接待安排。接待执行访客到访时，前台引导至等候区，提供饮用水及公司宣传资料；确认身份后通知陪同人员。重要访客需准备会议室、茶水及果盘，引导时注意礼仪（主动问候、指引路线、提醒安全事项）。送别与记录访客离开时，礼貌送别至公司门口，确认访客无遗留物品。当日填写《访客接待记录表》（含访客信息、接待部门、事由、接待人），存档备查。（六）临时事务协调突发情况处理遇突发情况（如设备故障、停电、漏水等），立即联系相关部门（后勤、IT）处理，同步通知*行政主管及affected人员。记录事件处理过程及结果，24小时内形成《突发事件报告》，分析改进措施。跨部门协作对于需多部门配合的行政事务（如年会、团建活动），牵头制定实施方案，明确各部门职责及时间节点。定期召开协调会（每周例会），跟进任务进度，及时解决协作中的问题。三、行政事务管理清单模板日期工作模块具体任务负责人完成状态（□未开始□进行中□已完成）备注（如需跟进事项）2023-10-25日常办公环境维护晨间巡检（会议室设备调试）*前台接待□已完成投影仪需更换灯泡2023-10-25会议与活动支持准备市场部季度总结会议材料*行政专员□进行中需补充10月销售数据报表2023-10-25文件与档案管理归档本月人事招聘文件*档案管理员□未开始按部门分类编号2023-10-25物资与资产管理盘点办公用品库存*后勤专员□已完成针对类不足，需下周采购2023-10-25访客与接待服务接待公司考察团（10人）*前台接待□未开始已确认会议室及茶水安排四、工作执行要点提醒时效性优先日常巡检、会议准备、文件收发等事务需严格在规定时间内完成，避免因延误影响工作进度。紧急事务（如临时会议、突发访客）需优先处理，第一时间协调资源并上报。细节把控会议材料需核对内容准确性，避免错漏；物资领用需确认规格与数量，防止浪费或短缺。访客接待时注意仪容仪表及言行举止，展现公司专业形象。沟通协作与IT、后勤、业务等部门保持密切沟通，明确需求及反馈时限，保证信息传递准确。涉及跨部门任务时，主动跟进进度，对延迟情况及时预警并协调解决。安全规范档案管理需遵守保密规定，涉密文件不得随意复印外传；资产管理需定期检