采购管理流程范本

采购管理的应用场景本流程范本适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的日常运营采购、项目专项采购及固定资产采购场景，涵盖原材料、办公物资、服务外包等各类采购类型。无论是生产型企业对生产物料的批量采购，还是服务型企业对第三方服务的采购，均可通过标准化流程实现需求提报、供应商管理、订单执行、验收结算等环节的规范化操作，保证采购效率与合规性，降低采购成本，防范管理风险。采购流程的标准化操作步骤步骤一：采购需求发起与申请操作说明：需求提报：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额及质量要求，部门负责人经理审核签字。需求初审：采购部门收到申请单后，核对需求的合理性（如是否重复采购、是否超预算、规格是否明确），对不明确的内容与需求部门沟通补充，保证信息完整。紧急需求处理：如遇紧急采购（如生产突发故障需立即更换物料），需求部门可先电话沟通采购部门，同步提交《紧急采购申请单》，注明“紧急”及原因，按加急流程审批。步骤二：供应商选择与确定操作说明：供应商寻源：采购部门根据采购需求，通过公开招标、询价比价、邀请招标或单一来源采购（如独家代理产品）等方式筛选供应商。公开招标：适用于金额较大（如≥10万元）或标准化程度高的采购，通过公司官网或第三方平台发布招标公告；询价比价：适用于金额较小（如＜10万元）的采购，至少向3家合格供应商发出询价单，收集报价及资质文件；单一来源：需经采购总监总审批，说明唯一性理由（如专利技术、定制化服务）。供应商资质审核：对候选供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可）、财务状况、供货能力、质量保证体系及过往合作业绩进行评估，形成《供应商评估表》。供应商确定：根据性价比、资质评分、合作稳定性等综合因素确定中标/成交供应商，金额≥5万元的采购需提交采购委员会集体审议，审议通过后由采购部门发出《中标通知书》。步骤三：采购订单与下达操作说明：订单编制：采购部门根据确定的供应商信息及需求明细，编制《采购订单》，注明订单编号、供应商名称、物品/服务规格、数量、单价、总价、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准及违约责任等条款，保证与合同内容一致。订单审核：采购订单需经采购专员专员编制、采购经理经理审核、财务部门复核（重点核对预算与付款条款），金额≥20万元的订单需总经理总审批。订单下达：审核通过后，采购部门将《采购订单》正式盖章送达供应商，同时将电子版抄送需求部门及财务部门，作为后续交付、验收的依据。步骤四：物料/服务交付与验收操作说明：交付跟踪：供应商按订单约定时间交付物料/服务时，采购部门需核对交付清单与订单信息是否一致（如数量、批次号），确认无误后签收《送货单》，并跟踪物流状态（如适用）。质量验收：到货验收：需求部门联合质检部门（如无质检部门，可由需求部门指定专人）按采购订单及质量标准进行验收，重点检查外观、规格、数量、功能等，填写《验收单》，验收结论分为“合格”“不合格”或“让步接收”（需经需求部门负责人经理签字确认）；服务验收：对于服务类采购（如IT运维、保洁服务），由需求部门按服务周期（如每月/每季度）对服务质量进行评估，填写《服务验收表》，确认服务达标后签字。异常处理：验收不合格时，需求部门需在24小时内通知采购部门，采购部门与供应商协商处理方案（如退换货、折扣赔偿），并保留沟通记录；紧急情况（如不合格物料影响生产）可暂停供应商供货权限，待问题解决后恢复。步骤五：付款结算与财务处理操作说明：对账申请：供应商根据验收合格的《验收单》或《服务验收表》，开具合规付款凭证（如增值税发票），提交采购部门核对。付款审核：采购部门核对订单、验收单、发票信息的一致性（如金额、供应商名称、税号），确认无误后填写《付款申请单》，附相关单据提交财务部门。款项支付：财务部门审核《付款申请单》及票据合规性后，按公司付款流程（如网银、电汇）办理支付，付款完成后将支付凭证同步给采购部门备案。账期管理：严格按照订单约定的账期执行付款，如需提前付款，需经财务总监总审批；逾期未付款的，采购部门需与供应商沟通说明原因，避免影响合作关系。步骤六：采购文档归档操作说明：采购流程中所有单据（含纸质及电子版），包括《采购申请单》《供应商评估表》《采购订单》《验收单》《付款申请单》、发票复印件、合同等，需在付款完成后5个工作日内由采购部门统一整理，按“订单编号+日期”分类归档，保存期限不少于3年，保证可追溯性。采购流程常用表单模板表单1：采购申请单申请部门申请日期订单编号申请人联系方式需求日期采购物品/服务名称规格型号单位用途说明□日常运营□项目专项□固定资产□其他：________________质量要求/技术参数部门负责人签字：日期：采购部门审核意见：审核人：日期：财务部门复核意见：复核人：日期：总经理审批（≥20万元）：审批人：日期：表单2：供应商评估表供应商名称评估日期评估类型：□新供应商□年度复审□项目专项联系人联系方式经营地址资质文件□营业执照□行业许可证□ISO认证□其他：________________评估项目评分标准（10分制）得分产品质量样品检测合格率、过往质量记录价格水平同类产品市场性价比、报价合理性交付能力按时交付率、应急响应速度服务能力售后服务响应时间、问题解决效率财务状况资产负债率、现金流稳定性综合评分总分：评估结论□推荐合作□有条件合作（需整改：________）□不推荐合作评估人：部门负责人签字：日期：表单3：验收单订单编号验收日期验收地点供应商名称物品/服务名称规格型号应到数量实到数量差异数量验收项目标准结果（合格/不合格/让步接收）验收结论：□合格□不合格（不合格原因：________）□让步接收（说明：________）需求部门验收人：日期：质检部门（如有）：日期：采购部门确认：日期：表单4：付款申请单供应商名称订单编号付款日期付款金额（元）付款方式：□银行转账□其他账期付款事由：□物料采购□服务费用□其他：________________附单据：□采购订单□验收单□发票（号码：________）□合同采购部门意见：经办人：日期：财务部门审核：审核人：日期：财务总监审批（≥10万元）：审批人：日期：总经理审批（≥50万元）：审批人：日期：采购流程执行要点与风险提示1.合规性优先采购行为需严格遵守《_________采购法》（如适用）、《_________民法典》等相关法律法规，保证招标、询价等程序公开透明，避免“暗箱操作”；单一来源采购需经充分论证并留存审批记录，防止滥用“唯一性”条款；供应商资质审核需动态更新，对存在严重违约、质量问题的供应商及时纳入“黑名单”。2.审批权限清晰严格按照金额分级审批（如＜5万元由采购经理审批，5-20万元由采购总监审批，≥20万元由总经理审批），不得越权审批或简化流程；紧急采购需在事后3个工作日内补办审批手续，保证所有采购行为均有据可查。3.需求与预算管控需求部门需提前提报采购计划，避免临时紧急采购导致的成本增加；采购金额不得超预算，如需调整预算，需按公司预算管理流程报批，严禁无预算采购。4.供应商动态管理