教体局规范合同管理制度

PAGE教体局规范合同管理制度一、总则（一）目的为加强教体局合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护教体局合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合教体局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于教体局在教育教学、行政管理、资源采购、项目合作等各类活动中签订的合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规，符合行业规范。2.公平公正原则：保障合同双方的合法权益，遵循公平、公正的原则确定双方权利义务。3.诚实守信原则：合同各方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.风险防控原则：注重合同风险的识别、评估和防控，确保合同履行的安全性和稳定性。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门设立专门的合同管理办公室，负责教体局合同管理的统筹协调工作。其职责包括：1.制定和完善合同管理制度及流程。2.组织合同签订前的审核、审批工作。3.监督合同的履行情况，协调处理合同履行中的问题。4.建立合同档案，负责合同文本的归档、保管和查阅。5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好相关工作。其职责包括：1.根据工作需要，提出签订合同的申请。2.负责合同的起草，明确合同条款，确保合同内容符合业务要求和法律法规规定。3.参与合同谈判，代表教体局与对方进行协商，争取有利的合同条款。4.负责合同的履行，及时处理合同履行过程中的问题，并向合同管理部门报告。5.配合合同管理部门进行合同的审核、审批及归档工作。（三）审核部门成立合同审核小组，由法务人员、财务人员、相关业务专家等组成。其职责包括：1.对合同文本进行合法性、合规性审核，审查合同条款是否符合法律法规和行业标准。2.对合同的经济合理性进行审核，评估合同的成本效益、资金安排等。3.从业务角度对合同进行审核，提出专业意见和建议，确保合同符合教体局业务发展需要。（四）审批领导教体局主要领导或授权的分管领导负责合同的最终审批。其职责包括：1.对合同的必要性、合法性、可行性进行全面审查。2.根据教体局整体工作安排和决策，决定合同是否签订。3.对重大合同或涉及重要事项的合同进行决策和审批。三、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据工作需要，提出签订合同的立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同签订的背景、目的、内容、预计金额、履行期限等信息。2.合同立项申请经部门负责人审核后，提交合同管理部门。（二）合同起草1.合同管理部门根据业务部门提供的立项申请，指定专人负责合同起草工作。起草人员应具备相关法律知识和业务经验，熟悉合同签订流程和要求。2.合同起草应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方的权利义务，条款应具体、清晰、准确，避免模糊不清或歧义性表述。合同文本应包括但不限于以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息。合同标的，明确合同所涉及的具体事项、服务内容或物品等。合同价格或报酬，包括金额、支付方式、支付时间等。合同履行期限、地点和方式。双方的权利和义务，特别是教体局的权利保障和对方的责任义务。违约责任，明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任。争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。其他需要约定的事项，如保密条款、知识产权归属等。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同审核小组进行审核。审核小组应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。2.审核内容包括：合法性审核：审查合同是否符合国家法律法规、政策规定，是否存在违法违规条款。合规性审核：检查合同是否符合行业规范和教体局内部管理制度要求。经济合理性审核：评估合同的成本效益，审查资金安排是否合理，价格是否公允。业务可行性审核：从业务角度分析合同的可行性，是否符合教体局业务发展目标和实际需求。3.业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同质量。修改后的合同文本再次提交审核小组审核，直至审核通过。（四）合同审批1.经审核通过的合同，业务部门应将合同审批表及合同文本一并提交教体局审批领导进行审批。2.审批领导应认真审查合同内容，重点关注合同的必要性、合法性、可行性、风险防控等方面。根据审批结果，签署同意签订、不同意签订或要求进一步修改等意见。3.对于重大合同或涉及重要事项的合同，审批领导应组织相关部门进行专题研究和决策，确保合同签订符合教体局整体利益和战略规划。（五）合同签订1.合同经审批同意签订后，业务部门应按照合同审批意见，与对方当事人签订合同。签订合同应使用教体局统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用对方提供的合同文本，应事先经合同管理部门和审核小组审核同意。2.合同签订应严格按照法定程序进行，由双方当事人在合同文本上签字（或盖章），并加盖教体局合同专用章。合同专用章的使用应严格按照教体局印章管理制度执行，确保印章使用的安全性和规范性。3.合同签订过程中，如发现对方当事人存在欺诈、胁迫等违法行为，或合同条款存在重大问题，业务部门应及时暂停签订合同，并向合同管理部门和审批领导报告，采取相应措施妥善处理。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分送合同管理部门、财务部门等相关部门，并组织本部门人员学习合同条款，明确各自的职责和工作要求。2.业务部门应按照合同约定的履行期限和方式，及时向对方当事人发出履行通知，告知对方合同履行的相关要求和安排，确保合同履行工作有序进行。（二）履行跟踪1.业务部门负责合同履行的具体实施，应建立合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项信息，包括合同执行情况、款项收付情况、对方反馈意见等。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现合同履行存在风险或问题，应及时向业务部门发出风险提示，并督促业务部门采取有效措施加以解决。3.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整等原因导致合同无法正常履行或需要变更合同条款的，业务部门应及时与对方当事人协商，并按照本制度规定的合同变更程序办理相关手续。（三）款项支付1.财务部门负责合同款项支付的审核和办理。业务部门应根据合同约定，填写《合同款项支付申请表》，详细说明支付事由、支付金额、支付方式等信息，并提交相关证明材料。2.财务部门应按照财务管理制度和合同约定，对业务部门提交的支付申请进行审核。审核内容包括支付金额是否准确、支付方式是否符合规定、相关证明材料是否齐全等。审核通过后，报经财务负责人审批。3.财务负责人根据审批权限对支付申请进行审批。对于金额较大的合同款项支付，应报经教体局主要领导或授权的分管领导审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的支付方式和时间办理款项支付手续。（四）验收管理1.合同履行完毕后，业务部门应及时组织对合同标的进行验收。验收工作应按照合同约定的验收标准和程序进行，确保验收结果客观、准确。2.验收人员应认真填写《合同验收报告》，详细记录验收情况，包括验收内容、验收结果、存在问题及处理意见等。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖业务部门公章。3.对于验收合格的合同项目，业务部门应及时办理相关手续，如结算、归档等。对于验收不合格的合同项目，业务部门应按照合同约定要求对方当事人限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。如对方当事人拒绝整改或无法达到验收要求的，业务部门应按照合同约定追究对方违约责任，并及时向合同管理部门和审批领导报告。五、合同变更、转让与终止管理（一）合同变更1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议的签订应按照本制度规定的合同签订流程进行审核、审批。变更后的合同文本应作为原合同的补充文件，与原合同一并归档保管。3.合同变更涉及合同价格、履行期限、履行方式等重要条款的，业务部门应重新填写《合同立项申请表》，按照合同立项程序办理相关手续。（二）合同转让1.合同一方当事人如需将合同权利义务转让给第三方的，应事先征得对方当事人同意，并签订书面的合同转让协议。2.合同转让协议应明确转让的内容、转让方与受让方的权利义务等事项。转让协议签订后，应按照本制度规定的合同签订流程进行审核、审批。3.合同转让后，原合同当事人应及时通知相关部门，并协助受让方办理合同履行过程中的相关手续。（三）合同终止1.合同期满、双方履行完毕合同义务、合同解除或因其他法定原因导致合同终止的，业务部门应及时通知对方当事人，并办理合同终止手续。2.合同终止后，业务部门应组织对合同履行情况进行全面清理和总结，填写《合同终止报告》，详细说明合同履行情况、款项收付情况、遗留问题及处理结果等。3.合同管理部门应负责对合同终止后的相关资料进行整理归档，包括合同文本、履行记录、变更协议、终止报告等。对于合同履行过程中形成的重要文件和资料，应按照档案管理制度妥善保管，以备查阅。六、合同档案管理（一）档案建立1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门，合同管理部门负责建立合同档案。合同档案应包括合同文本、合同审批表及相关审核意见、履行记录、变更协议、终止报告等资料。2.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立电子档案和纸质档案。电子档案应确保数据的完整性和安全性，便于查询和管理。纸质档案应装订成册，妥善保管。（二）档案保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保档案存放安全、有序。档案保管期限应按照国家法律法规和教体局档案管理制度执行。2.档案保管人员应定期对合同档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。对于超过保管期限的合同档案，应按照规定进行销毁处理，并做好销毁记录。（三）档案查阅1.教体局内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。2.因特殊情况需要外借合同档案的，应经合同管理部门负责人批准，并办理相关借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因需要延期归还的，应提前办理续借手续。3.涉及国家机密、商业秘密等重要合同档案的查阅和外借，应严格按照国家保密法律法规和教体局保密制度执行，确保档案信息安全。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对教体局合同管理工作进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行的规范性、合同风险防控措施的落实情况等。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。检查结束后，应形成监督检查报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并督促相关部门及时整改。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价机制，对各业务部门的合同