国企合同专用章制度规范

PAGE国企合同专用章制度规范一、总则（一）目的为加强公司合同专用章的管理，规范合同签订行为，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各单位在对外签订、履行合同过程中使用合同专用章的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同专用章的使用必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.审慎使用原则：严格控制合同专用章的使用范围和审批程序，确保合同签订的合法性、真实性和有效性。3.责任明确原则：明确合同专用章使用过程中各环节的责任，做到责任到人。二、合同专用章的刻制与启用（一）刻制1.合同专用章由公司统一刻制，任何单位和个人不得擅自刻制。2.刻制合同专用章必须按照国家有关规定办理审批手续，并到公安机关指定的刻章单位刻制。（二）启用1.合同专用章刻制完成后，由公司办公室负责登记备案，并填写《合同专用章启用登记表》。2.《合同专用章启用登记表》应包括合同专用章编号、名称、规格、启用日期、保管人等信息。3.合同专用章启用前，应在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示无异议后，方可正式启用。三、合同专用章的保管（一）保管部门合同专用章由公司办公室指定专人负责保管。（二）保管要求1.保管人应妥善保管合同专用章，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.合同专用章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，并实行双人保管制度。3.保管人不得擅自将合同专用章带出公司使用，确需带出公司的，应经公司领导批准，并办理相关手续。（三）印章交接1.保管人因工作调动、离职等原因需要交接合同专用章时，应填写《合同专用章交接登记表》，并办理交接手续。2.《合同专用章交接登记表》应包括交接日期、交接双方姓名、交接印章编号、名称、规格等信息。3.交接双方应在《合同专用章交接登记表》上签字确认，并由监交人签字监督。交接手续办理完毕后，原保管人方可离职。四、合同专用章的使用（一）使用范围合同专用章仅限于在公司对外签订的各类合同、协议、意向书等法律文件上加盖。其他文件、资料等不得使用合同专用章。（二）使用流程1.合同承办部门填写《合同专用章使用申请表》，详细说明合同名称、编号、签订日期、对方单位名称、合同金额、使用印章理由等信息，并附上合同草案。2.《合同专用章使用申请表》经合同承办部门负责人签字、分管领导审核、总经理批准后，交公司办公室保管人。3.保管人根据批准的《合同专用章使用申请表》，在合同文本上加盖合同专用章，并在《合同专用章使用登记表》上登记盖章日期、合同名称、编号、对方单位名称、盖章人等信息。4.合同专用章使用完毕后，保管人应及时将印章收回，并妥善保管。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，合同承办部门来不及办理审批手续的，可先电话请示公司领导同意后使用合同专用章，但事后应及时补办审批手续。2.对于涉及金额较大、风险较高的合同，公司领导可根据实际情况要求合同承办部门进行法律审查或组织相关部门进行会审。经审查或会审通过后，方可使用合同专用章签订合同。五、合同专用章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整等原因，需要停用合同专用章的，由公司办公室提出申请，经公司领导批准后，填写《合同专用章停用申请表》。2.《合同专用章停用申请表》应包括停用日期、停用印章编号、名称、规格等信息。3.合同专用章停用后，保管人应将印章封存，并在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示无异议后，方可办理后续手续。（二）销毁1.合同专用章停用后，由公司办公室负责组织销毁。销毁前，应填写《合同专用章销毁申请表》，经公司领导批准后实施。2.《合同专用章销毁申请表》应包括销毁日期、销毁印章编号、名称、规格、销毁方式等信息。3.在销毁合同专用章时，应选择安全可靠且符合环保要求的方式进行，并由专人负责监督销毁过程。销毁完毕后，监督人应在《合同专用章销毁登记表》上签字确认。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司办公室应定期对合同专用章的保管、使用情况进行检查，确保印章使用规范、安全。2.审计部门应将合同专用章的管理情况纳入内部审计范围，对发现的问题及时提出整改意见。（二）责任追究1.对于违反本制度规定使用合同专用章的单位和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。2.因保管不善导致合同专用章被盗用、丢失或损