如何规范收发文管理制度

PAGE如何规范收发文管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织内部文件的收发、传递、处理和保管工作，确保文件的安全、准确、及时流转，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部单位往来文件的收文、发文管理。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规和行业标准，确保文件管理工作合法合规。2.文件处理应准确、及时、高效，避免延误和差错。3.明确职责分工，实行归口管理，确保文件流转顺畅。4.注重文件的保密性和安全性，防止文件泄露和丢失。二、收文管理（一）收文渠道1.公司/组织设立专门的文件收发岗位，负责接收来自上级主管部门、相关单位、内部各部门等的文件。2.通过邮政快递、电子邮件、专人送达等方式接收外部文件；内部文件可通过公司内部办公系统、纸质传递等方式流转。（二）收文登记1.对收到的文件进行详细登记，登记内容包括文件名称、文号、发文单位、日期、密级、份数、附件等。2.建立收文登记簿，按照收文顺序进行编号，确保登记信息准确无误。（三）文件初审1.收文人员对收到的文件进行初步审核，检查文件的完整性、准确性、合法性等。2.对于不符合要求的文件，及时与发文单位联系，要求补充或更正。（四）文件分类1.根据文件的性质、内容和用途，对收文进行分类，如上级文件、平级文件、下级文件、内部文件、外来函件等。2.分类后的文件应分别存放，便于查找和管理。（五）文件传阅1.根据文件的传阅范围，确定传阅人员名单，并按照规定的顺序进行传阅。2.传阅文件应使用专门的传阅夹，注明传阅日期和传阅人员签名，确保文件传递过程清晰可查。3.传阅人员应及时阅读文件，并在规定时间内将文件返还给收文人员，不得积压或延误。（六）文件办理1.对于需要办理的文件，收文人员应及时将文件送交给相关部门或人员，并明确办理要求和期限。2.承办部门或人员应按照规定的时间和要求完成文件的办理工作，并将办理结果及时反馈给收文人员。3.对于涉及多个部门的文件，收文人员应协调相关部门共同办理，确保工作顺利进行。（七）文件催办1.收文人员应对文件的办理情况进行跟踪催办，及时了解办理进度，确保文件按时办理完毕。2.对于逾期未办理的文件，收文人员应及时向承办部门或人员发出催办通知，督促其尽快办理。（八）文件归档1.文件办理完毕后，承办部门或人员应将文件及相关资料整理齐全，交还给收文人员。2.收文人员对归档的文件进行审核，确保文件内容完整、手续齐全后，按照档案管理规定进行归档保存。三、发文管理（一）发文流程1.各部门需要发文时，应填写发文审批表，明确发文事由、文件内容、发文范围、拟稿人等信息。2.发文审批表经部门负责人审核签字后，提交给公司/组织的综合管理部门或相关审批领导进行审批。3.审批通过后的发文申请，由综合管理部门或指定的文件起草人员进行文件起草。4.文件起草完成后，应进行审核、校对，确保文件质量。审核内容包括文件内容的准确性、规范性、逻辑性等，校对应检查文字、标点、格式等方面的错误。5.审核校对后的文件，由综合管理部门或相关人员进行编号、排版、打印，并加盖公司/组织公章。6.发文部门负责将文件发送给相关单位或人员，并做好发文登记。（二）发文审批1.发文审批应严格按照公司/组织的规定进行，确保文件内容符合政策法规和公司/组织的利益。2.审批人员应认真审核文件内容，对文件的必要性、准确性、可行性等进行全面评估，并签署审批意见。3.对于涉及重要事项、重大决策的文件，应经过公司/组织的高层领导审批。（三）文件编号1.公司/组织对发文进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。2.发文编号的格式应按照规定执行，一般包括年份、部门代码、文件序号等信息。3.编号应在文件起草阶段确定，并在文件的首页、正文、附件等位置标注清晰。（四）文件排版与格式1.文件排版应符合国家公文格式标准和公司/组织的统一要求，字体、字号、行距、页边距等应保持一致。2.文件格式应规范，包括标题、正文、落款、日期、附件等部分的格式要求应严格遵守。3.对于有特定格式要求的文件，如合同、协议等，应按照相关标准进行排版。（五）文件盖章1.文件盖章应严格按照规定执行，确保印章的真实性和有效性。2.盖章位置应准确无误，印章应清晰、端正，不得模糊或重叠。3.涉及多页的文件，应在骑缝处加盖印章，确保文件的完整性。（六）文件分发1.根据发文范围，将文件准确无误地分发给相关单位或人员。2.对于重要文件或机密文件，应采用专人送达、机要传递等方式进行分发，确保文件安全。3.分发文件时，应做好签收记录，注明签收日期、签收人等信息。（七）发文登记1.建立发文登记簿，对发文的相关信息进行详细登记，包括文件名称、文号、发文单位、日期、密级、份数、发送范围、签收情况等。2.发文登记应及时、准确，便于查询和统计。四、文件保密管理（一）保密制度1.公司/组织应建立健全文件保密制度，明确文件保密的范围、措施和责任。2.对涉及公司/组织机密、商业秘密、敏感信息等的文件，应严格按照保密规定进行管理。（二）文件密级划分1.根据文件内容的重要性和敏感性，将文件划分为绝密、机密、秘密三个密级。2.绝密级文件是最重要的机密文件，泄露后会对公司/组织造成特别严重的损害；机密级文件是重要的机密文件，泄露后会对公司/组织造成严重的损害；秘密级文件是一般的机密文件，泄露后会对公司/组织造成一定的损害。（三）保密措施1.对不同密级文件的制作、收发、传递、使用、保管、销毁等环节，应采取相应的保密措施。2.绝密级文件应专人专管，严格限制接触范围；机密级文件应在限定的范围内传阅和使用；秘密级文件应妥善保管，防止泄露。3.文件存储应使用加密设备或存储介质，并设置访问密码；文件传输应采用加密传输方式，确保文件在传输过程中的安全。4.对涉及保密文件的人员，应进行保密教育和培训，提高其保密意识和技能。（四）保密监督与检查1.公司/组织应定期对文件保密制度的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.对违反保密制度的行为，应依法依规进行处理，追究相关人员的责任。五、文件保管与销毁（一）文件保管1.设立专门的文件档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。2.按照档案管理的要求，对文件进行分类、编号、装订、上架等整理工作，确保文件存放有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等是否相符，发现问题及时处理。（二）文件借阅1.建立文件借阅制度，明确借阅范围、借阅手续、借阅期限等规定。2.因工作需要借阅文件的人员，应填写借阅申请表，经部门负责人或相关领导批准后到档案室办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得转借、复印、泄露文件内容，按时归还文件。（三）文件销毁1.对已失去保存价值的文件，应按照规定进行销毁。2.文件销毁前，应进行鉴定和审批，确保销毁文件符合规定要求。3.文件销毁应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。4