晋中市档案管理制度规范

PAGE晋中市档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强晋中市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于晋中市各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和高效。2.真实性原则：档案应如实反映各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理和保存各类档案，保证档案的齐全和完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构与人员（一）管理机构1.晋中市设立档案管理局，作为全市档案工作的行政管理部门，负责对全市档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。2.各单位应设立档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位的档案管理工作。档案管理部门应在单位内部具有相对独立的地位，接受本单位和上级档案管理部门的双重领导。（二）人员职责1.档案管理部门负责人职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，组织制定本单位档案管理制度并监督实施。负责本单位档案管理工作的规划、计划和总结，组织协调档案管理各项业务工作。负责档案管理人员的培训、考核和队伍建设，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。定期检查档案管理工作情况，及时解决档案管理工作中存在的问题，确保档案管理工作正常开展。组织开发利用档案信息资源，为单位各项工作提供档案服务和支持。2.档案管理人员职责认真执行档案管理工作的各项规章制度，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目和利用等具体工作。对本单位形成的各类文件材料进行及时收集、分类、整理，确保档案的齐全、完整和准确。按照档案管理的技术规范和要求，对档案进行科学保管，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作，确保档案的质量和价值。负责档案信息的统计工作，建立健全档案统计台账，及时准确地提供档案统计数据。积极开展档案编目工作，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。热情接待档案利用者，按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和跟踪反馈工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均应纳入档案收集范围。2.具体包括：上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。本单位形成的各类公文、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。本单位开展业务活动形成的合同、协议、项目文件、技术资料、业务档案等。本单位的财务文件，如会计凭证、账簿、报表等。本单位的人事档案，包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资等材料。本单位的声像档案，如照片、录音、录像等反映本单位重要活动和工作场景的资料。其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始性和真实性，不得随意涂改、剪裁、拼凑。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的格式规范、内容完整，并与纸质文件同步归档。（三）整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于档案的数字化管理和信息共享。2.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、生产经营类、科技管理类等一级类目，在一级类目下再根据实际情况设置二级及以下类目。编号：对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和查找。编号方法可采用全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等组合方式。编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和排列顺序，便于查阅和检索。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应去除文件上的金属物，采用线装或胶装等方式，保持文件的原貌。四、档案的保管（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案存放环境安全、适宜。2.档案库房应远离易燃、易爆物品仓库和水源地，避免设在地下室或低洼地带。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放的安全和规范。2.档案装具应根据档案的分类和排列顺序进行编号，便于档案的存放和查找。3.在档案装具上应标明档案类别、年度、保管期限等信息，以便快速定位档案。（三）档案存放1.档案应按照分类编号顺序进行存放，不同类别的档案应分开存放，便于管理和查找。2.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据的安全性。3.档案存放应遵循便于保管和利用的原则，避免频繁移动档案，减少档案损坏的风险。（四）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：主要是指在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为30年。短期保管：是指在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年。2.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定执行，并结合本单位实际情况进行确定。在档案整理过程中，应准确标注档案的保管期限。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、档案管理人员和档案利用过程的安全管理。2.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，严禁在档案库房内吸烟和使用明火，严禁将易燃、易爆物品带入档案库房。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。对档案的借阅、归还等环节进行严格登记，确保档案的安全。4.加强档案信息安全管理，采取有效措施防止档案信息泄露。对涉及国家机密和单位敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.成立档案鉴定工作领导小组，由单位分管领导担任组长，档案管理部门负责人及相关业务部门人员为成员。2.档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定工作计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，应予以销毁。对于仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况进行降密处理或延长保管期限。3.在鉴定过程中，应充分征求相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。（三）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定结果，编制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定工作领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程中应有专人负责监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。档案销毁清册应作为档案管理工作的重要资料进行永久保存。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用工作应遵循依法、依规、方便、高效的原则，在确保档案安全和保密的前提下积极为利用者提供服务。2.档案利用应严格按照规定的程序和手续进行，不得擅自扩大利用范围或降低利用标准。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可根据需要查阅档案原件或复印件。查阅档案时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并对查阅过程进行监督。2.借阅：对于确需借出档案的利用者，应办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损档案。档案管理人员应定期催还借出的档案，确保档案按时归还。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人等信息。复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、复制档案内容及数量等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，登记记录应妥善保存，便于查询和统计分析。（四）利用反馈1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的需求和趋势，为档案管理工作的改进提供依据。2.积极收集利用者对档案利用工作的意见和建议，不断优化档案利用服务，提高档案利用效率和质量。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立晋中市档案管理信息系统，实现档案管理工作的信息化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案信息资源的共享和利用，为晋中市经济社会发展提供更加便捷、高效的档案服务支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，将档案内容转化为电子图像或文本信息，建立电子档案数据库。档案数字化应按照相关标准和规范进行操作，确保数字化档案的质量和准确性。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合晋中市档案管理工作需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用等业务流程的信息化管理。档案管理信息系统应具备用户管理、权限控制、数据存储、检索查询、在线利用、安全保密等功能。3.网络基础设施建设：建立稳定、安全的档案管理网络，实现档案管理部门与各单位之间的互联互通，确保档案信息的传输和共享。（三）信息化管理要求1.加强档案信息化安全管理，采取防火墙、入侵检测、数据加密、身份认证等技术手段，保障档案信息系统的安全稳定运行，防止档案信息泄露和被非法篡改。2.建立健全档案信息化管理制度，规范档案数字化操作流程、档案管理信息系统使用方法、网络安全管理等工作，确保档案信息化管理工作的规范有序。3.定期对档案信息化设备和系统进行维护和更新，确保其性能良好、运行正常。加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其信息化管理水平和业务能力。八、监督与检查（一）监督检查主体1.晋中市档案管理局负责对全市档案管理工作进行监督检查，定期或不定期对各单位档案管理工作进行抽查和指导。2.各单位档案管理部门应加强对本单位内部档案管理工作的日常监督检查，确保档案管理工作各项制度的有效执行。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况，包括档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等环节的工作规范和流程。2.档案管理机构和人员配备情况，档案管理人员的业务素质和工作能力。3.档案库房建设和设施设备配备情况是否符合要求，档案存放是否规范、安全。4.档案信息化建设情况，包括档案数字化进展、档案管理信息系统运行情况等。5.档案利用工作情况，是否依法依规为利用者提供服务。（三）监督检查方式1.定期检查：每年组织一次全市档案管理工作专项检查，对各单位档案管理工作进行全面检查和评估。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分单位的档案管理工作进行不定期抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项督查：针对档案管理工作中的重点、难点问题或重要工作任务，开展专项督查活动，推动工作落实。（四）检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达