印鉴管理制度及流程规范

PAGE印鉴管理制度及流程规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司印鉴的管理，确保印鉴使用的安全性、合法性和规范性，保护公司及相关方的合法权益，维护公司正常运营秩序。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司涉及的各类印鉴，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。3.定义（1）印鉴：指公司在经营活动中使用的各类印章，用于证明公司身份、签署文件、确认合同等具有法律效力的行为。（2）印鉴保管人：负责印鉴日常保管的人员。（3）印鉴使用审批人：对印鉴使用申请进行审核、批准的人员。二、印鉴的种类及用途1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署，代表公司的法定意志。2.合同专用章专门用于签订各类经济合同，明确合同的法律效力和公司的责任。3.财务专用章用于公司财务相关文件、票据、报表等的签章，确保财务业务的准确性和合法性。4.法定代表人章在特定情况下，代表法定代表人行使职权，如办理某些重要业务的签字确认等。5.部门章由各部门根据工作需要自行保管和使用，用于部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，代表部门的工作职权范围。三、印鉴的刻制与启用1.刻制申请各部门因工作需要刻制印鉴时，应填写《印鉴刻制申请表》，详细说明印鉴名称、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.审核与批准行政部门对《印鉴刻制申请表》进行审核，确保申请内容符合公司规定和实际工作需要。审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，由行政部门统一安排刻制。3.印鉴启用新刻制的印鉴启用前，行政部门应填写《印鉴启用登记表》，详细记录印鉴名称、启用日期、保管人等信息。同时，将印鉴启用情况通知相关部门和人员。印鉴启用后，方可正式投入使用。四、印鉴的保管1.保管原则印鉴应实行专人保管制度，确保印鉴的安全存放。保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印鉴保管规定。2.保管地点公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印鉴应存放于公司指定的保险柜或安全的保管场所，并安装必要的防盗、防火、防潮等设施。部门章可根据实际情况，由各部门自行妥善保管，但应确保安全。3.保管人职责（1）负责印鉴的日常保管，确保印鉴存放安全，无遗失、损坏等情况。（2）严格按照印鉴使用流程和审批制度，办理印鉴使用手续，不得擅自使用印鉴。（3）对印鉴使用情况进行详细登记，定期将印鉴使用登记表交行政部门存档。（4）如发现印鉴遗失、被盗或损坏等情况，应立即向行政部门报告，并采取相应的应急措施，如挂失、补办等。（5）未经公司批准，不得将印鉴转借他人使用。五、印鉴的使用1.使用申请使用印鉴时，应填写《印鉴使用申请表》，详细说明使用事项、文件名称、份数、使用部门、申请人等信息，并按照规定的审批流程进行签字审批。2.审批流程（1）一般性文件盖章：由部门负责人审核签字后，即可使用印鉴。（2）重要合同、协议盖章：需经合同管理部门、法务部门审核，并报公司领导审批后，方可使用印鉴。（3）涉及财务、人事等重要事项的文件盖章：需经相关职能部门审核，并报公司领导审批后，方可使用印鉴。3.使用登记印鉴使用人应在《印鉴使用登记表》上详细记录印鉴使用日期、使用事项、文件名称、份数、批准人等信息，并签字确认。保管人应在登记表上注明印鉴实际使用情况，并签字确认。4.使用要求（1）印鉴使用必须严格按照审批后的内容进行，不得擅自更改使用事项。（2）印鉴应加盖在文件规定的位置，确保清晰、端正、完整。（3）严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印鉴。六、印鉴的停用与销毁1.停用申请因公司机构调整、业务变更、印鉴损坏等原因，需要停用印鉴时，由相关部门填写《印鉴停用申请表》，详细说明停用原因、印鉴名称等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.审核与批准行政部门对《印鉴停用申请表》进行审核，报公司领导审批。审批通过后，行政部门通知相关部门和人员印鉴停用事宜。3.印鉴销毁停用的印鉴应及时进行销毁。销毁前，行政部门应填写《印鉴销毁申请表》，详细记录印鉴名称、停用日期、销毁原因等信息，并报公司领导审批。审批通过后，由行政部门会同相关部门共同监督销毁过程，并在《印鉴销毁登记表》上签字确认。七、监督与检查1.定期检查行政部门应定期对印鉴的保管和使用情况进行检查，确保印鉴管理制度的严格执行。检查内容包括印鉴保管是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。2.不定期抽查公司领导或内部审计部门可根据工作需要，对印鉴管理情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。3.违规处理对于违反印鉴管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。构成犯罪的，将