展厅样机管理制度规范标准

PAGE展厅样机管理制度规范标准一、总则（一）目的为加强公司展厅样机的管理，确保样机的安全、完整、有效展示，充分发挥样机在产品宣传、销售促进、技术交流等方面的作用，特制定本管理制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司展厅内所有样机的管理，包括样机的采购、验收、存放、展示、维护、使用、报废等环节。（三）管理原则1.规范化原则：建立健全样机管理的各项规章制度，明确各环节的操作流程和标准，确保管理工作有章可循、规范有序。2.安全性原则：加强对样机的安全保护措施，防止样机被盗、损坏、丢失等情况发生，确保样机的安全可靠。3.有效性原则：充分发挥样机的展示和使用功能，提高样机的使用效率，为公司的业务发展提供有力支持。4.责任明确原则：明确各部门和人员在样机管理中的职责，做到责任到人，确保管理工作落到实处。二、管理职责（一）展厅管理部门1.负责展厅的日常管理工作，包括展厅的布局规划、环境维护、安全保卫等。2.制定样机展示计划，合理安排样机的展示位置和展示时间，确保样机能够得到充分展示。3.负责样机的验收、入库、存放、出库等工作，建立样机管理台账，对样机的数量、型号、状态等进行详细记录。4.定期对展厅样机进行检查和盘点，确保样机的数量准确、状态良好。5.协助相关部门和人员进行样机的使用和维护工作，提供必要的技术支持和服务。（二）采购部门1.根据公司业务发展需要和展厅展示要求，负责样机的采购工作，确保采购的样机符合公司的技术标准和质量要求。2.与供应商签订采购合同，明确样机的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款，确保采购工作的顺利进行。3.负责样机采购过程中的质量控制和验收工作，确保采购的样机质量合格。（三）技术部门1.负责为展厅样机的展示和使用提供技术支持，包括样机的安装调试、性能测试、故障排除等。2.对展厅样机的技术参数和性能指标进行审核和确认，确保样机能够准确展示公司产品的技术优势。3.参与样机的验收工作，对样机的技术质量进行评估和验收。4.根据公司产品的技术发展和市场需求，提出样机更新和升级的建议。（四）销售部门1.负责利用展厅样机进行产品销售和市场推广工作，向客户介绍公司产品的性能、特点、优势等，促进产品销售。2.收集客户对样机的反馈意见和市场需求信息，及时反馈给相关部门，为公司产品的研发和改进提供依据。3.协助展厅管理部门做好样机的展示和维护工作，确保样机能够正常展示和使用。（五）使用部门和人员1.使用部门和人员负责按照规定的流程和要求使用展厅样机，确保样机的安全和正常运行。2.在使用样机过程中，如发现问题应及时向展厅管理部门报告，并配合做好故障排除和维修工作。3.负责对样机的使用情况进行记录，包括使用时间、使用人员、使用内容等。（六）财务部门1.负责对样机采购、维护、报废等费用进行核算和管理，确保费用支出合理合规。2.定期对样机的资产状况进行清查和盘点，确保资产账实相符。三、样机采购与验收（一）采购申请1.各部门根据业务发展需要和展厅展示要求，填写样机采购申请表（见附件1），详细说明采购样机的型号、规格、数量、用途、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，核实申请的合理性和必要性。2.对于金额较大或涉及重要技术参数的采购申请，采购部门应组织相关部门和人员进行论证和审批，确保采购决策的科学性和准确性。3.采购申请经审批通过后，采购部门方可开展采购工作。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应严格按照采购合同的要求，确保采购的样机符合公司的技术标准和质量要求。2.采购部门应与供应商签订详细的采购合同，明确样机的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。采购合同应报公司法律合规部门审核备案。3.在采购过程中，采购部门应及时跟踪采购进度，确保样机按时、按质、按量交付。（四）验收标准1.样机到货后，采购部门应及时通知展厅管理部门、技术部门等相关人员进行验收。验收人员应按照合同要求和相关技术标准，对样机的数量、规格、型号、外观、性能等进行全面检查。2.验收内容包括但不限于：数量核对：检查样机的实际到货数量是否与合同约定一致。规格型号：核对样机的规格型号是否符合采购合同要求。外观检查：检查样机的外观是否有损坏、变形等缺陷。性能测试：按照相关技术标准对样机的性能进行测试，确保样机性能达标。技术资料：检查样机是否附带完整的技术资料，如说明书、操作手册、合格证等。（五）验收流程1.验收人员在收到采购部门通知后，应在规定时间内到达验收现场。验收人员应认真填写样机验收报告（见附件2），详细记录验收情况。2.验收合格的样机，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的样机，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。3.对于验收过程中发现的问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求供应商限期整改或处理。如供应商未能按时解决问题，采购部门有权按照合同约定扣除相应款项或追究供应商的违约责任。四、样机存放与展示（一）存放要求1.展厅管理部门应根据样机的类型、规格、数量等，合理规划样机的存放区域，确保样机存放安全、有序。2.样机应存放在专门的展示架、展示柜或仓库内，存放环境应符合样机的要求，如温度、湿度、防尘、防潮、防火、防盗等。3.对于大型或贵重的样机，应采取单独存放、专人保管等措施，确保样机的安全。4.展厅管理部门应建立样机存放台账，对样机的存放位置、数量、状态等进行详细记录，便于查询和管理。（二）展示规划1.展厅管理部门应根据公司产品特点、市场需求和客户反馈，制定样机展示计划，合理安排样机的展示位置和展示时间。2.展示计划应包括展示主题、展示内容、展示方式、展示时间等要素，确保展示效果能够吸引客户、促进销售。3.在展示过程中，应根据客户需求和市场变化，及时调整展示内容和展示方式，保持展示的新鲜感和吸引力。（三）展示要求1.样机应按照展示计划进行摆放和展示，展示位置应醒目、便于客户参观和操作。2.展示样机应保持清洁、整齐、完好，外观应无损坏、变形、污渍等缺陷。3.对于需要通电演示的样机，应确保电源供应正常，演示内容准确、清晰、流畅。4.展厅管理部门应在样机展示区域设置明显的标识牌，标明样机的型号、规格、功能、特点等信息，便于客户了解。5.在展示过程中，展厅管理部门应安排专人负责讲解和演示，为客户提供专业、热情、周到的服务。五、样机维护与使用（一）维护计划1.技术部门应根据样机的使用情况和技术特点，制定样机维护计划，明确维护内容、维护周期、维护人员等。2.维护计划应包括日常维护、定期维护、故障维修等方面的内容，确保样机始终处于良好的运行状态。3.维护计划应报展厅管理部门备案，展厅管理部门应按照维护计划组织实施维护工作。（二）维护实施1.日常维护由使用部门和人员负责，主要包括样机的清洁、检查、保养等工作。使用部门和人员应在每次使用后对样机进行清洁和检查，及时发现和处理问题。2.定期维护由技术部门或专业维修人员负责，按照维护计划定期对样机进行全面检查、调试、保养等工作。定期维护应做好记录，并存档备查。3.对于出现故障的样机，使用部门和人员应及时向展厅管理部门报告，展厅管理部门应通知技术部门或专业维修人员进行维修。维修人员应在接到通知后及时到达现场，对故障进行诊断和排除，并填写维修记录（见附件3）。（三）使用规范1.使用部门和人员应按照规定的流程和要求使用展厅样机，不得擅自更改样机的配置和参数。2.在使用样机过程中，应严格遵守操作规程，确保样机的安全和正常运行。如因操作不当导致样机损坏，使用部门和人员应承担相应的责任。3.使用部门和人员应爱护样机，不得随意拆卸、改装、损坏样机。如发现样机有损坏或故障，应及时报告并配合做好维修工作。4.使用部门和人员应在使用后及时清理样机，保持样机的清洁和整齐。（四）使用记录1.使用部门和人员应建立样机使用记录台账，详细记录样机的使用时间、使用人员、使用内容、使用情况等信息。2.使用记录台账应定期进行整理和归档，以便查询和统计分析。3.展厅管理部门应定期对样机使用记录进行检查和核实，确保使用记录真实、准确、完整。六、样机报废与处置（一）报废条件1.样机存在严重质量问题，无法修复或修复后无法正常使用的。2.样机技术性能落后且无使用价值的。3.样机因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复的。（二）报废申请1.由使用部门或展厅管理部门填写样机报废申请表（见附件4），详细说明报废样机的型号、规格、数量、购置时间、报废原因等信息。2.将报废申请表提交至技术部门进行技术鉴定，技术部门应组织相关人员对报废申请进行评估和鉴定，确认是否符合报废条件。3.技术鉴定通过后，报废申请表依次经部门负责人、财务部门、分管领导审核签字，报总经理审批。（三）报废处置1.经总经理审批同意报废的样机，由展厅管理部门负责组织实施报废处置工作。2.报废处置方式包括但不限于：报废出售：对于部分尚有一定价值的报废样机，可通过公开招标、拍卖等方式进行报废出售，所得款项上缴公司财务。拆解回收：对于无使用价值的报废样机，可进行拆解回收，回收的零部件和材料应妥善处理，避免造成环境污染。捐赠处理：对于一些具有一定教育或公益价值的报废样机，可考虑捐赠给相关学校、科研机构或公益组织。3.在报废处置过程中，应做好记录和资料归档工作，包括报废申请表、技术鉴定报告、处置方式及过程记录等。七、监督与检查（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，由展厅管理部门、采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成，负责对展厅样机管理工作进行监督检查。2.监督小组应定期对展厅样机的管理情况进行检查，包括样机的采购、验收、存放、展示、维护、使用、报废等环节，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.制度执行情况：检查各部门和人员是否严格按照本制度规范标准开展样机管理工作，各项操作流程是否符合规定。2.台账记录情况：检查样机管理台账是否建立健全，记录是否真实、准确、完整，账实是否相符。3.样机状态情况：检查样机的数量、规格、型号、外观、性能等是否与台账记录一致，样机是否处于良好的运行状态。4.安全管理情况：检查展厅的安全保卫措施是否落实到位，样机的存放环境是否符合要求，是否存在安全隐患。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书（见附件5），要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整