检察院公函制度规范要求

PAGE检察院公函制度规范要求一、总则（一）目的为了规范检察院公函的使用，确保公函的严肃性、准确性和权威性，保障检察工作的顺利开展，依据相关法律法规，特制定本制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于检察院在履行法律监督职责过程中所使用的各类公函，包括但不限于法律文书送达公函、案件线索移送公函、协助调查公函等。（三）基本原则1.依法依规原则公函的制作和使用必须严格遵循国家法律法规和检察工作相关规定，确保公函内容合法、程序合规。2.准确规范原则公函应准确表达检察意图，语言规范、格式统一，避免出现模糊、歧义或错误表述。3.及时高效原则在保证公函质量的前提下，应及时制作和送达公函，提高工作效率，确保检察工作的时效性。4.保密安全原则涉及国家秘密、工作秘密和当事人隐私的公函，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、公函的种类及适用情形（一）法律文书送达公函1.适用情形用于向有关单位、个人送达各类检察法律文书，如起诉书、不起诉决定书、抗诉书等。2.内容要求明确送达文书的名称、文号、制作日期。准确填写受送达人姓名、单位名称、地址等信息。注明送达的法律依据和送达方式。（二）案件线索移送公函1.适用情形在办理案件过程中，发现其他单位或部门管辖的案件线索，需要移送相关单位时使用。2.内容要求详细说明案件线索的来源、发现时间、涉及的主要事实和证据。明确移送的线索所涉及的罪名或违法事项。注明移送线索的法律依据和接收单位。（三）协助调查公函1.适用情形请求其他单位或部门协助检察机关进行调查取证、核实情况等工作时使用。2.内容要求说明协助调查的事项、目的和要求。提供相关案件的基本情况和已掌握的线索。明确协助调查的期限和对协助单位的保密要求。（四）其他公函根据检察工作实际需要，还可能涉及其他类型的公函，如沟通协调公函、建议意见公函等。其内容应根据具体用途和要求进行规范撰写，确保准确传达检察信息。三、公函的制作（一）格式规范1.公函应采用统一的格式，包括标题、文号、主送单位、正文、落款、日期等部分。2.标题应准确概括公函的主要内容，一般采用“关于[具体事项]的公函”的格式。3.文号应按照检察院内部规定的编号规则编制，确保文号的唯一性和规范性。4.主送单位应填写全称，准确无误，如有多个主送单位，应分行列出。5.正文应条理清晰，层次分明，开头应简要说明公函的目的和依据，主体部分详细阐述具体内容，结尾应明确提出要求或期望。6.落款应加盖检察院公章，并注明承办部门和具体承办人姓名。7.日期应填写公函制作的具体年月日。（二）内容撰写1.语言表达公函语言应简洁明了、准确规范，避免使用模糊、生僻或易引起歧义的词汇。表述应逻辑严密，符合语法规则，确保公函内容的连贯性和可读性。对于专业法律术语和检察业务词汇，应准确使用，不得随意简化或错误解读。2.事实陈述公函中涉及的事实应真实可靠，有充分的证据支持。对事实的描述应客观、全面，不得夸大或缩小，避免主观臆断和片面陈述。引用证据应注明出处和来源，确保证据的合法性和关联性。3.法律依据明确公函所依据的法律法规条款，引用法律条文应准确无误，注明法律名称、条款序号和具体内容。对于复杂的法律问题，可适当进行解释和说明，以便受文单位理解公函的法律依据和意图。四、公函的审批与签发（一）审批流程1.公函起草完成后，承办人应填写《公函审批表》，详细说明公函的内容、目的、依据、拟发送单位等信息。2.将《公函审批表》及公函初稿一并提交承办部门负责人审核。承办部门负责人应对公函的内容、格式、法律依据等进行全面审查，提出审核意见，签署审核意见后报分管检察长审批。3.分管检察长应认真审查公函内容，重点审核公函是否符合检察工作要求、法律规定以及是否有利于维护检察权威和形象。对于重大、复杂或涉及敏感问题的公函，分管检察长应组织相关部门进行研究讨论，必要时征求上级检察院或其他相关单位的意见。审核通过后，分管检察长签署审批意见。（二）签发权限1.一般公函由分管检察长签发。2.涉及重大案件、重要事项或需以检察院名义对外发布的公函，应由检察长签发。（三）特殊情况处理对于紧急情况下需要立即发出的公函，经承办部门负责人同意后，可先行发送，但事后应及时补办审批手续，并向分管检察长和检察长汇报。五、公函的送达与签收（一）送达方式1.直接送达能够直接送交受送达人的，应采取直接送达方式。送达时，应由送达人将公函直接交给受送达人，并由受送达人在送达回证上签名或盖章，注明收到日期。2.邮寄送达无法直接送达的，可以通过邮政特快专递等方式邮寄送达。邮寄送达时，应使用符合法律规定的邮政专用信封，并在信封上注明公函名称、文号和收件人姓名、地址等信息。同时，应留存邮寄凭证，作为送达的证明。3.留置送达受送达人拒绝接收公函的，送达人可以邀请有关基层组织或者所在单位的代表到场，说明情况，在送达回证上记明拒收事由和日期，由送达人、见证人签名或者盖章，把公函留在受送达人的住所；也可以把公函留在受送达人的住所，并采用拍照、录像等方式记录送达过程，即视为送达。4.委托送达根据检察工作需要，也可以委托其他单位或部门代为送达公函。委托送达时，应出具委托函，明确委托事项和要求，并要求受托单位及时反馈送达情况。（二）签收要求1.受送达人收到公函后，应在送达回证上按照要求进行签收。签收内容包括公函名称、文号、收到日期等，并签名或盖章确认。2.送达回证应由送达人带回检察院存档，作为公函送达的凭证。送达回证应妥善保管，保存期限按照档案管理规定执行。3.对于邮寄送达的公函，应跟踪邮件送达情况，如出现邮件退回、无人签收等异常情况，应及时与邮政部门联系，查明原因，并采取相应的补救措施。六、公函的归档与管理（一）归档要求1.公函办理完毕后，承办人应及时将公函原件、送达回证、审批表等相关材料进行整理归档。2.归档材料应按照年度、类别、文号顺序进行排列，确保档案的系统性和完整性。3.对于电子文档形式的公函，应按照规定进行备份存储，并与纸质档案相对应，建立电子档案索引，便于查询和利用。（二）档案管理1.检察院应设立专门的档案管理部门或指定专人负责公函档案的管理工作。档案管理人员应具备相应的档案管理知识和技能，熟悉档案管理流程和规定。2.档案管理人员应定期对公函档案进行检查、核对和清点，确保档案的安全和完整。对于破损、褪色、字迹模糊等不符合档案保管要求的材料，应及时进行修复或复制。3.严格控制公函档案的查阅和借阅权限，查阅和借阅公函档案应履行审批手续，填写《档案查阅登记表》，注明查阅或借阅的原因、内容、期限等信息。查阅和借阅人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或销毁档案材料。4.按照档案管理的相关规定，对公函档案进行定期鉴定和清理，对于超过保管期限且确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁处理，并做好销毁记录。七、公函使用中的监督与责任追究（一）监督检查1.检察院内部应建立健全公函使用监督检查机制，定期对公函的制作、审批、送达、归档等环节进行检查，确保公函制度的严格执行。2.上级检察院应对下级检察院的公函使用情况进行监督指导，发现问题及时督促整改。3.对于涉及公函使用的投诉、举报等情况，应及时进行调查核实，依法依规处理。（二）责任追究1.对于违反本制度规范要求制作、使用公函的行为，应视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、责令改正、通报批评等处理。2.因公函制作、使用不当导致严重后果或造成不良影响的，应依法依规追究相