教育局档案利用制度规范

PAGE教育局档案利用制度规范一、总则（一）目的为了加强教育局档案的管理与利用，确保档案信息的安全、准确、完整，充分发挥档案在教育工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于教育局机关各科室、直属单位以及下属各级各类学校在档案利用方面的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案管理法律法规以及教育行业相关规定，确保档案利用活动合法合规。2.安全保密原则：在档案利用过程中，切实保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失，同时严格遵守保密规定，保护涉及个人隐私、学校机密等敏感信息。3.高效便民原则：优化档案利用流程，提高服务效率，为档案利用者提供便捷、高效的服务，满足其合理需求。4.真实完整原则：确保档案利用所依据的档案内容真实、准确、完整，维护档案的原始记录性。二、档案利用范围（一）教育教学研究1.教师开展教学方法创新、课程改革等研究时，可查阅相关学科的教学档案、教研活动记录等，以获取历史经验和参考案例。2.教育科研项目申报、实施过程中，项目负责人可查阅课题立项档案、研究过程资料、成果鉴定档案等，为项目研究提供支撑。（二）学校管理1.学校制定发展规划、管理制度时，可参考教育局及上级部门的政策文件档案、学校历史发展档案等，确保规划和制度的科学性、合理性。2.学校进行师资队伍建设、学生管理、校园文化建设等工作时，可查阅相关的教师人事档案、学生学籍档案、校园文化活动档案等，为各项工作提供依据和参考。（三）教育决策1.教育局领导及相关部门在制定教育政策、规划教育发展方向时，可查阅各类教育统计档案、教育现状调研档案、国内外教育动态档案等，为决策提供数据支持和参考依据。2.针对教育热点、难点问题进行专项研究和决策时，可综合利用相关的档案资料，全面了解情况，制定科学合理的决策方案。（四）教育督导评估1.教育督导部门开展学校督导评估工作时，可查阅学校的自评报告档案、教学质量监测档案、师资队伍建设档案等，对学校各项工作进行全面、客观的评价。2.在对教育工作进行专项督导评估时，可依据相关的政策法规档案、工作标准档案等，确保督导评估工作的规范性和公正性。（五）社会服务1.应社会各界对教育信息的需求，如家长了解学校招生政策、教育资源配置情况等，可提供相应的档案资料进行查阅或咨询服务。2.对于教育领域的历史文化研究、公益宣传等活动，可根据需要提供相关的档案素材，发挥档案的社会教育功能。三、档案利用流程（一）申请1.档案利用者需填写《档案利用申请表》，详细说明利用档案的目的、内容、范围、期限等信息。2.申请表应加盖申请单位或个人的公章（个人申请需签字），并注明联系方式。（二）审核1.档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核。重点审核申请目的是否符合档案利用范围，申请内容是否明确、合理，申请期限是否适当等。2.对于涉及重要档案、机密档案或可能影响档案安全的利用申请，需报经档案管理部门负责人或教育局相关领导审批。（三）查阅1.经审核批准后，档案管理部门根据申请内容，为利用者提供相应的档案资料。利用者需在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。2.档案管理人员应现场协助利用者查阅档案，提供必要的指导和帮助。利用者查阅档案时，应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（四）复制1.如利用者需要复制档案资料，应向档案管理部门提出申请，并注明复制的内容、数量、用途等。2.档案管理部门对复制申请进行审核，经批准后，按照规定的复制方式和要求进行复制。复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明与原件核对无误。3.对于涉及保密内容的档案，应严格控制复制范围和数量，并按照保密规定进行管理。（五）归还1.档案利用完毕后，利用者应及时将档案资料归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，利用者应及时报告，并承担相应的责任。档案管理部门应做好记录，并采取相应的措施进行处理。四、档案利用权限与限制（一）利用权限1.教育局机关工作人员因工作需要，可按照规定程序查阅、复制与其工作职责相关的档案资料。2.直属单位和下属学校的工作人员，在履行本单位工作职责时，可申请查阅、复制相关的档案资料，但需经过本单位负责人审批，并报教育局档案管理部门备案。3.外单位因工作需要查阅教育局档案的，需持有单位介绍信，并经教育局档案管理部门审核批准。涉及重要档案或机密档案的查阅，需报经教育局相关领导审批。4.个人因特殊原因需要查阅教育局档案的，如涉及个人权益、历史研究等，需提供相关证明材料，经档案管理部门审核批准后，方可查阅。（二）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围和利用方式，未经批准，不得擅自提供给无关人员查阅、复制。2.档案形成未满规定保管期限的，一般不得对外提供利用。确因工作需要提前利用的，需报经档案管理部门负责人和相关业务部门负责人审批。3.对档案进行涂改、伪造、抽换、损毁等行为的，禁止其利用档案，并依法追究相关责任。4.利用档案时，不得擅自公布档案内容，如需公开发布档案信息，需按照信息公开的相关规定进行审批。五、档案利用安全与保密管理（一）安全管理1.档案查阅场所应具备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存放环境安全。2.档案管理人员应定期对档案查阅场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.在档案利用过程中，如发生火灾、水灾、失窃等安全事故，档案管理人员应立即采取应急措施，并及时报告上级主管部门。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案利用过程中涉及的机密信息严格保密，不得泄露给无关人员。2.利用者在查阅档案时，应遵守保密规定，不得在利用过程中谈论、传播档案中的机密信息。3.对于涉及保密档案的利用，应严格控制知悉范围，限定查阅时间和地点，并要求利用者签署保密承诺书。4.档案管理部门应定期对档案利用情况进行保密检查，发现问题及时整改，确保档案信息安全保密。六、档案利用监督与考核（一）监督机制1.教育局建立档案利用监督机制，由档案管理部门负责对档案利用活动进行日常监督检查。2.监督检查的内容包括档案利用申请的审核情况、利用流程的执行情况、档案安全保密措施的落实情况等。3.对于发现的违规行为，档案管理部门应及时制止，并责令限期整改。情节严重的，依法依规追究相关责任人员的责任。（二）考核制度1.将档案利用工作纳入教育局对各科室、直属单位以及下属学校的工作考核内容，考核指标包括档案利用服务质量、档案安全保密情况、档案利用效率等。2.定期对档案利用工作进行考核评估，根据考核结果进行奖惩。对档案利用工作成绩突出的单位和个人，给予表彰和奖励；对存在问题较多、工作不力的单位和个人，进行通报批评，并责令整改。七、档案利用信息化建设（一）建立档案信息管理系统1.利用现代信息技术，建立教育局档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.档案信息管理系统应涵盖各类档案的基本信息、目录信息、全文信息等，方便利用者快速查询和获取所需档案资料。（二）推进档案信息资源共享1.通过档案信息管理系统，实现教育局内部各科室、直属单位以及下属学校之间的档案信息资源共享，提高工作效率和协同办公能力。2.逐步探索与其他相关部门之间的档案信息共享机制，促进教育信息的互联互通，更好地为教育事业发展服务。（三）加强信息化安全管理1.建立健全档案信息管理系统的安全防护体系，采取数据加密、身份认证、访问控制等技术手段，确保档案信息在网络传输和存储过程中的安