公共办公室规范管理制度

PAGE公共办公室规范管理制度一、总则（一）目的为了营造良好的办公环境，提高工作效率，规范公共办公室的使用和管理，确保各项工作有序开展，特制定本规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有公共办公室区域，包括但不限于办公桌椅、电脑设备、文件资料、会议室、茶水间等相关设施的使用和管理。（三）基本原则1.遵守法律法规原则：严格遵守国家相关法律法规，确保制度内容合法合规。2.公平公正原则：对所有使用公共办公室的人员一视同仁，公平分配资源，公正处理违规行为。3.高效有序原则：以提高工作效率为目标，合理规划办公区域，确保各项工作有序进行。4.爱护设施原则：倡导全体人员爱护公共办公室内的设施设备，共同维护良好的办公环境。二、办公区域使用规范（一）工位管理1.每位员工应按照公司/组织指定的工位办公，不得擅自更换。如有特殊情况需要调整，需提前向行政部门申请，经批准后方可变动。2.保持工位整洁，桌面物品摆放整齐，文件资料应分类存放，不得随意堆放。个人办公区域内不得摆放与工作无关的杂物。3.离开工位时，应将座椅归位，关闭电脑、显示器等设备电源，整理好桌面。长时间离开公司/组织时，应将重要文件资料妥善保管，防止丢失或泄露。（二）公共区域使用1.会议室、洽谈室等公共空间，使用后应及时清理，保持整洁。桌椅摆放整齐，关闭电器设备电源，将垃圾带走并分类投放至指定垃圾桶。2.茶水间应保持清洁卫生，使用完毕后应及时清理个人使用的茶具，不得将茶叶、咖啡渣等随意丢弃在水槽或台面上。爱护茶水间的设施设备，如饮水机、微波炉等，发现故障及时向行政部门报告。3.公共通道应保持畅通无阻，不得堆放任何物品。严禁在公共通道内停放自行车、电动车等交通工具。三、设施设备管理（一）办公设备1.电脑、打印机、复印机等办公设备由公司/组织统一配备，员工应正确使用和维护。按照操作规程进行操作，不得擅自拆卸、改装设备。2.定期对办公设备进行清洁和保养，如发现设备故障应及时向行政部门报修，并详细说明故障情况。未经许可，不得私自请外部人员维修设备。3.办公设备的耗材（如纸张、墨盒、硒鼓等）由行政部门统一管理和发放。员工应合理使用耗材，避免浪费。如需额外领取，应填写领用申请表，经批准后到指定地点领取。（二）家具设施1.爱护公共办公室内的办公桌椅、文件柜等家具设施，不得随意损坏或涂改。如因个人原因造成损坏，应照价赔偿。2.发现家具设施出现损坏或故障时，应及时向行政部门报告。行政部门应及时安排维修，确保正常使用。四、文件资料管理（一）文件分类与存放1.员工应将文件资料按照类别进行分类整理，建立清晰的文件目录。重要文件应备份存储在公司/组织指定的存储设备或云端空间，防止数据丢失。2.机密文件应严格按照保密规定进行保管，设置专门的存放区域，并采取加密、锁柜等安全措施。未经授权，不得擅自将机密文件带出办公区域或泄露给无关人员。（二）文件借阅与归还1.因工作需要借阅文件资料的，应填写借阅申请表，注明借阅时间、借阅人、文件名称及用途等信息，经文件保管部门负责人批准后方可借阅。2.借阅人应妥善保管所借文件资料，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期限届满后，应及时归还文件资料，如因特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。（三）文件销毁1.对于已失效或无需保存的文件资料，应按照公司/组织的文件销毁规定进行处理。由文件保管部门定期清理，填写文件销毁清单，经审批后进行销毁。2.文件销毁应采用适当的方式，确保文件信息无法恢复。可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，销毁过程应有专人监督，并记录销毁情况。五、环境卫生管理（一）日常清洁1.每位员工应负责保持自己工位及周边区域的环境卫生，每日上班前和下班后进行简单清扫，擦拭桌面、键盘等。2.公司/组织应安排专人定期对公共区域进行全面清洁，包括地面清扫、门窗擦拭、卫生间消毒等。清洁工作应在非办公时间进行，避免影响正常工作。（二）垃圾分类与处理1.在公共办公室内设置分类垃圾桶，分别投放可回收物、有害垃圾、厨余垃圾和其他垃圾。员工应按照垃圾分类标准正确投放垃圾，不得随意混投。2.定期清理垃圾桶，确保垃圾不溢出。对于有害垃圾，应按照环保要求进行专门处理，不得随意丢弃。六、安全管理（一）消防安全1.公共办公室内严禁吸烟，不得使用明火。如需使用电暖器、电水壶等电器设备，应选择合格产品，并确保在安全的环境下使用，不得私拉乱接电线。2.定期检查消防设施设备，确保灭火器、消火栓等完好有效。员工应熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的火灾逃生技能。3.如发现火灾隐患或发生火灾事故，应立即报告公司/组织相关部门，并按照应急预案进行处理。不得惊慌失措，确保人员安全疏散。（二）信息安全1.员工应妥善保管个人账号密码，不得随意透露给他人。使用公司/组织内部网络时，应遵守网络安全规定，不得进行非法网络活动，如黑客攻击、网络赌博等。2.对于涉及公司/组织机密信息的电子设备和存储介质，应采取加密、访问控制等安全措施。不得将公司/组织机密信息存储在个人移动设备或未经授权的外部存储设备上。3.定期对电脑系统进行病毒查杀和数据备份，防止数据丢失或被篡改。如发现信息安全问题，应及时报告公司/组织的信息安全管理部门，并配合进行处理。七、行为规范（一）工作纪律1.遵守公司/组织的考勤制度，按时上下班，不得迟到早退。如需请假，应按照规定提前办理请假手续。2.在公共办公室内保持安静，不得大声喧哗、争吵或播放高分贝音乐。如需讨论工作，应尽量选择合适的场所，避免影响他人。3.严禁在办公时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、炒股等。（二）文明办公1.尊重他人的工作空间和隐私，不得随意翻看他人文件资料或干扰他人工作。如需与他人沟通，应礼貌待人，使用文明用语。2.爱护公共办公室内的绿植和装饰物品，不得随意破坏或采摘。保持办公环境的美观和整洁。八、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立公共办公室管理监督小组，由行政部门负责人担任组长，成员包括各部门代表。监督小组负责定期对公共办公室的使用和管理情况进行检查和监督。2.鼓励员工对违反本规范管理制度的行为进行举报，监督小组应及时受理举报信息，并进行调查核实。（二）检查内容1.办公区域的整洁卫生情况，包括工位、公共区域、茶水间等。2.设施设备的使用和维护情况，如电脑设备、办公家具等。3.文件资料的管理情况，包括文件分类、存放、借阅、销毁等。4.行为规范的遵守情况，如工作纪律、文明办公等。（三）违规处理1.对于违反本规范管理制度的行为，监督小组将根据情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，给予口头警告或书面提醒；情节较重的，将按照公司/组织的相关规定进行处罚，如罚款、绩效扣分、辞退等。2.对于因违规行为给公司/组织造成损失的，违