公安局规范发文管理制度

PAGE公安局规范发文管理制度一、总则（一）目的为进一步加强公安局发文管理，确保文件的准确性、规范性和严肃性，提高工作效率，促进各项公安工作的顺利开展，依据国家有关法律法规及公安工作相关规定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安局机关各部门、各直属单位以及下属派出机构在履行职责过程中形成和使用的各类文件，包括但不限于通知、通报、报告、请示、批复、决定、命令等。（三）基本原则1.依法依规原则发文必须严格遵守国家法律法规、公安工作相关政策以及上级公安机关的规定，确保文件内容合法合规。2.准确规范原则文件表述应准确清晰、逻辑严谨、格式规范，避免出现歧义、错别字和语法错误等问题。3.精简高效原则严格控制发文数量，提高文件质量，注重文件的针对性和实效性，避免冗长繁琐、空洞无物的文件。4.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强文件的保密管理，确保文件在起草、审核、印发、传递、存档等各个环节的安全，防止文件泄露。二、发文流程（一）拟稿1.承办部门或单位根据工作需要，确定文件主题和内容框架，指定专人负责拟稿。拟稿人应深入了解相关政策法规和实际情况，确保文件内容真实、准确、完整。2.拟稿人应按照公安公文格式要求，认真撰写文件正文，做到语言规范、条理清晰、重点突出。文件内容应明确发文目的、依据、具体事项、执行要求等要素。3.拟稿人在拟稿过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，涉及多个部门的文件，主办部门应主动与协办部门沟通协调，达成共识后再行拟稿。（二）审核1.拟稿完成后，拟稿人应将文件初稿提交本部门负责人进行初审。初审主要对文件内容的准确性、必要性、格式规范性等进行审核，提出修改意见。2.经本部门初审通过的文件，送公安局办公室进行核稿。办公室核稿人员应从文件的政策依据、文字表述、格式规范、发文程序等方面进行全面审核，对不符合要求的地方提出修改建议，并反馈给拟稿部门进行修改。3.涉及重大事项、重要政策或规范性文件的，办公室核稿后，应提交公安局领导或相关业务部门负责人进行会审。会审应组织相关人员进行集中讨论，充分听取各方意见，确保文件内容科学合理、合法合规。（三）签发1.文件经审核修改无误后，按照以下签发权限进行签发：以公安局名义发布的重要文件、涉及全局性工作的文件、规范性文件等，由公安局局长签发。一般性文件、涉及局部工作且不涉及重大决策的文件，由分管副局长签发。各部门、各直属单位内部工作文件，由部门负责人或单位主要领导签发。2.签发人应认真审阅文件内容，对文件的准确性、规范性和合法性负责，并在发文稿纸上签署明确意见和姓名、日期。（四）编号1.办公室负责对已签发的文件进行编号登记。编号应按照一定的规则进行编排，确保文件编号的唯一性和连续性。2.文件编号应标注在发文稿纸的相应位置，格式为“[年份]+发文机关代字+序号”，如“[20XX]公发第XX号”。（五）印发1.办公室根据文件签发意见和编号，对文件进行排版、校对，确保文件格式规范、内容准确无误。2.文件排版完成后，经校对人员再次核对无误后，交付印刷。印刷数量应根据文件的发放范围和实际需要确定，避免浪费。3.印刷完成的文件应进行装订、盖章等处理，确保文件的完整性和严肃性。盖章应清晰、端正，符合规定要求。（六）分发1.办公室按照文件规定的发放范围和对象，及时将文件分发到各部门、各直属单位以及下属派出机构。分发方式可采用专人送达、机要邮寄、电子传输等方式。2.对于涉密文件，应严格按照保密规定进行传递，确保文件安全。三、发文格式（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸，幅面尺寸为210mm×297mm。2.页边距：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.17cm。3.页眉、页脚：页眉一般为公安局名称或文件标识，页脚为页码，页码采用阿拉伯数字，居中排列。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体字，加粗，居中排列。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，顶格书写，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。3.正文：一般用三号仿宋体字，每自然段首行缩进2个字符，回行顶格。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期用阿拉伯数字将年（4位）、月（2位）、日（2位）标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），成文日期一般右空四字编排，印章用红色。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）排版要求1.段落间距：一般采用1.5倍行距，段前、段后间距为0.5行。2.页码：页码一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、发文种类及适用范围（一）通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（二）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（三）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（四）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（五）批复适用于答复下级机关请示事项。（六）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（七）命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。五、发文管理职责分工（一）承办部门或单位1.负责文件的起草工作，确保文件内容符合实际工作需要，准确反映工作情况和要求。2.按照规定程序对文件进行初审，提出修改意见，并配合办公室做好文件的审核、修改等工作。3.负责文件的具体执行和落实，及时反馈文件执行过程中的情况和问题。（二）办公室1.负责文件的核稿工作，对文件的政策依据、文字表述、格式规范、发文程序等进行全面审核，提出修改建议。2.负责文件的编号、排版、校对、印发、分发等工作，确保文件按时、准确发放到相关部门和单位。3.负责文件的登记、存档工作，建立健全文件管理档案，便于文件的查阅和利用。4.对发文工作进行统筹协调和指导，定期对发文情况进行统计分析，提出改进措施和建议。（三）签发人1.对文件的准确性、规范性和合法性负责，认真审阅文件内容，签署明确意见和姓名、日期。2.对涉及重大事项、重要政策或规范性文件的签发，应充分考虑文件的科学性、合理性和可行性，确保文件质量。六、发文归档与保管（一）归档要求1.文件承办部门或单位应在文件办理完毕后，及时将文件定稿、正本、附件等相关材料整理齐全，移交办公室进行归档。2.归档文件应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档目录，便于查找和利用。3.归档文件应采用纸质和电子两种形式进行保存，电子文件应按照规定格式进行存储，并定期进行备份，确保文件的安全性和完整性。（二）保管期限1.公安局发文的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的文件：主要是涉及全局性、长远性、历史性等重要文件，如公安局的重要决策文件、规范性文件、重大案件的处理文件等。长期保管的文件：一般是在较长时间内具有查考利用价值的文件，如一般性的工作文件、业务报表、会议纪要等，保管期限为15年至50年。短期保管的文件：主要是在较短时间内需要查考利用的文件，如临时性的通知、便函等，保管期限为5年以下。2.办公室应根据文件的性质、内容和重要程度，准确确定文件的保管期限，并在归档时注明。（三）保管措施1.设立专门的文件档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保文件的安全保管。2.建立健全档案管理制度，明确档案管理人员的职责，加强对档案管理人员的培训，提高档案管理水平。3.严格档案查阅借阅手续，查阅借阅文件应填写申请表，经批准后方可查阅借阅，并在规定时间内归还。查阅借阅人员应爱护文件，不得擅自涂改、损坏、转借文件。七、发文保密管理（一）保密范围1.涉及国家秘密、警务工作秘密、内部敏感信息等文件，均属于保密范围。2.具体保密事项按照国家保密法律法规和公安工作保密规定执行。（二）保密措施1.对保密文件应实行专人管理，严格控制知悉范围，限定在工作需要知悉的人员范围内。2.保密文件的起草、审核、印发、传递、存档等环节应严格遵守保密规定，采取加密存储、专人传递、专柜存放等措施，防止文件泄露。3.对涉及国家秘密的文件，应按照国家保密规定进行定密、解密管理，明确密级标识和保密期限。4.加强对涉密人员的保密教育和培训，提高涉