如何规范职位说明书制度

PAGE如何规范职位说明书制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司职位说明书的制定、修订、使用和管理，明确各职位的职责、权限、工作内容和任职要求，为公司的人力资源管理提供科学依据，确保各项工作的顺利开展和公司战略目标的实现，促进公司的规范化、标准化运营。（二）适用范围本制度适用于公司及下属各部门、分支机构的所有职位。（三）基本原则1.准确性原则：职位说明书应准确反映职位的实际工作内容、职责和要求，确保信息真实、可靠。2.完整性原则：涵盖职位的各项关键要素，包括工作任务、职责范围、工作关系、任职资格等，无重大遗漏。3.动态性原则：根据公司业务发展、组织架构调整、工作流程优化等因素，及时对职位说明书进行修订和完善，保持其与实际工作的适应性。4.沟通协作原则：在职位说明书的制定过程中，充分与相关部门和人员进行沟通、协作，确保各方对职位的理解一致，避免出现职责不清、工作重叠或遗漏等问题。二、职位说明书的制定（一）职责分工1.人力资源部门负责制定职位说明书的编制规范和流程，提供必要的培训和指导。组织协调各部门开展职位说明书的编写工作，审核各部门提交的职位说明书初稿。汇总、整理职位说明书，建立职位说明书数据库，并负责维护和更新。2.各部门负责本部门职位说明书的编写工作，明确本部门各职位的职责、工作内容、工作流程和任职要求等。与其他相关部门沟通协作，确保职位说明书中涉及的工作关系、职责范围等内容准确无误。根据实际工作变化，及时对本部门职位说明书进行修订，并提交人力资源部门审核。（二）编写流程1.准备阶段人力资源部门根据公司组织架构和业务发展需求，确定需要编写职位说明书的职位清单。收集与职位相关的信息，如工作流程、业务规范、岗位责任制等，为编写职位说明书提供参考依据。组织编写人员培训，使其熟悉职位说明书的编写规范和要求。2.编写阶段各部门按照职位说明书的编写规范，结合本部门实际工作情况，对每个职位进行详细描述。工作内容应具体、明确，包括工作任务、工作目标、工作标准等；职责范围应清晰界定，明确职位在各项工作中的责任和权限；任职要求应根据职位的性质和工作难度，确定所需的学历、专业、工作经验、技能水平、能力素质等条件。在编写过程中，应注重与其他相关职位的工作衔接和协调，避免出现职责不清或工作重叠的情况。3.审核阶段各部门完成职位说明书初稿后，提交人力资源部门审核。人力资源部门对职位说明书进行全面审核，重点检查内容是否准确、完整，职责是否清晰，任职要求是否合理等。对于审核中发现的问题，及时与相关部门沟通反馈，要求其进行修改完善。审核通过后的职位说明书，由部门负责人签字确认。4.批准阶段经人力资源部门审核通过的职位说明书，报公司管理层批准。公司管理层对职位说明书进行最终审定，确保其符合公司战略目标和人力资源管理要求。批准后的职位说明书正式生效，作为公司人力资源管理的重要文件存档。三、职位说明书的内容（一）职位基本信息1.职位名称：准确反映职位的主要职责和工作性质，应简洁明了、易于识别。2.职位编码：为便于职位管理和查询，为每个职位赋予唯一的编码。3.所属部门：明确职位所在的部门或机构。4.直接上级：指出职位的直接上级领导职位。5.直接下级：列出职位的直接下级职位（如有）。6.职位定员：确定该职位的人员编制数量。（二）职位概述简要描述职位的主要工作内容和目标，概括职位在公司组织架构中的地位和作用，使读者对该职位有一个总体的认识。（三）工作职责与任务1.主要职责详细列出职位承担的主要工作责任，应按照重要程度和工作频率进行排序。每项职责应明确具体的工作内容和工作要求，确保职责清晰、可衡量。2.工作任务进一步细化主要职责，明确职位需要完成的具体工作任务。工作任务应具体、可操作，包括任务的内容、步骤、方法和时间要求等。（四）工作权限明确职位在工作中所拥有的决策权限、资源调配权限、人事管理权限等，确保职位能够有效地履行职责，同时避免权力滥用。（五）工作关系1.内部工作关系描述职位与公司内部其他部门、职位之间的工作协作关系，包括信息沟通、工作衔接、协调配合等方面的要求。明确职位在各项工作中与其他部门或职位的接口和职责分工，避免出现工作推诿或扯皮现象。2.外部工作关系说明职位与公司外部相关单位、机构、人员之间的工作联系，如客户、供应商、合作伙伴、政府部门等。阐述职位在对外交往中的职责和工作要求，以及与外部相关方的沟通协调方式。（六）任职资格1.学历与专业：规定职位所需的最低学历水平和相关专业背景。2.工作经验：明确职位要求的工作年限和相关工作经验类型。3.技能要求：列举职位所需具备的专业技能、操作技能、语言技能等，如计算机操作技能、外语水平、特定软件使用能力等。4.能力素质：描述职位对人员能力素质的要求，如沟通能力、团队协作能力、问题解决能力、领导力、创新能力等。5.其他要求：根据职位的特殊性质和工作需要，列出其他可能的任职要求，如身体素质、心理素质、职业资格证书等。四、职位说明书的修订（一）修订原因1.公司战略调整：随着公司战略目标的变化，各职位的工作重点和职责范围可能需要相应调整，职位说明书也应及时修订。2.组织架构变动：公司组织架构的调整，如部门合并、拆分、新设等，会导致职位设置和工作关系发生变化，需要对职位说明书进行修订。3.工作流程优化：公司业务流程的优化和改进，可能会影响职位的工作内容和工作方式，从而需要对职位说明书进行更新。4.法律法规及政策变化：国家法律法规、行业政策的调整，可能对公司某些职位的工作产生影响，职位说明书需相应修订以符合新的要求。5.其他原因：如新技术的应用、市场环境的变化、公司内部管理要求的提高等，也可能导致职位说明书需要修订。（二）修订流程1.提出修订申请各部门或相关人员根据实际工作变化，认为需要修订职位说明书时，填写《职位说明书修订申请表》，详细说明修订原因、修订内容及修订后的职位说明书草案。将申请表提交至人力资源部门。2.审核与评估人力资源部门收到修订申请后，对申请内容进行审核，判断是否确需修订。组织相关人员对修订内容进行评估，分析修订对公司其他职位和工作流程的影响，确保修订后的职位说明书与公司整体管理体系相协调。3.修订与审核经审核同意修订的职位说明书，由提出申请的部门负责按照编写流程进行修订。修订完成后，提交人力资源部门进行审核，审核流程与职位说明书制定时的审核流程相同。4.批准与发布审核通过的职位说明书，报公司管理层批准。批准后的职位说明书由人力资源部门负责发布，并及时更新职位说明书数据库，确保各部门和相关人员能够获取最新的职位说明书。五、职位说明书的使用与管理（一）使用1.人力资源规划：职位说明书为公司人力资源规划提供基础数据，帮助预测各职位的人员需求，合理配置人力资源。2.招聘与选拔：明确职位的任职资格和工作要求，为招聘工作提供标准，确保选拔出符合职位要求的合适人才。3.培训与开发：根据职位说明书中的技能要求和能力素质标准，制定针对性的培训计划，提高员工的工作能力和绩效水平。4.绩效管理：职位说明书中的工作职责和任务是制定绩效指标的重要依据，有助于明确员工的工作目标和考核标准，确保绩效考核的公平、公正、客观。5.薪酬管理：依据职位说明书中的工作难度、责任大小、任职资格等因素，确定职位的薪酬水平和薪酬结构，保证薪酬体系的合理性和内部公平性。6.职业发展规划：员工可通过职位说明书了解不同职位的发展路径和任职要求，结合自身情况制定个人职业发展规划，促进员工的成长和发展。（二）管理1.建立职位说明书数据库：人力资源部门负责建立职位说明书数据库，将所有职位说明书进行集中管理，便于查询、更新和维护。2.定期更新：根据公司实际情况和修订流程，定期对职位说明书进行全面更新，确保其时效性和准确性。3.保密管理：职位说明书属