合同管理制度及工作流程规范要求

PAGE合同管理制度及工作流程规范要求一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度及工作流程规范要求。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规和相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调解决合同管理中的重大问题。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度及工作流程。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作。3.建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。4.监督检查合同的履行情况，及时发现和解决合同履行中的问题。5.处理合同纠纷，维护公司合法权益。（三）合同承办部门各部门为合同承办部门，负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作，并指定专人作为合同承办人。合同承办人的主要职责包括：1.负责合同项目的调研、立项、可行性分析等前期工作。2.起草合同文本，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。3.参与合同谈判，代表公司与对方进行协商沟通，争取有利的合同条款。4.按照合同管理部门的要求，办理合同签订的相关手续。5.负责合同的履行，及时向合同管理部门报告合同履行情况。6.配合合同管理部门处理合同纠纷。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同承办人应根据合同项目的具体情况，参照相关法律法规、行业标准和公司示范文本，起草合同文本。2.合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。3.合同条款应明确、具体，并避免使用模糊、歧义的语言。对于重要合同条款应进行详细说明和解释。（二）合同审核1.合同承办人起草的合同文本应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同进行全面审核，并提出审核意见。2.审核内容包括：合同主体是否合法；合同条款是否符合法律法规和公司利益；合同风险是否可控；合同格式是否规范等。3.合同管理部门应在收到合同文本后的[具体工作日]内完成审核，并将审核意见反馈给合同承办人。合同承办人应根据审核意见对合同文本进行修改完善。（三）合同审批1.经审核通过的合同文本，应按照公司内部审批流程进行审批。审批流程一般包括合同承办部门负责人审核、分管领导审批、总经理审批（根据合同金额大小和重要程度确定）。2.合同承办人应将合同文本及相关资料提交给合同承办部门负责人审核，合同承办部门负责人应重点审核合同内容是否符合本部门业务要求和利益，合同条款是否明确、可行等，并签署审核意见。3.分管领导应根据合同的性质和重要程度，对合同进行审批，并签署审批意见。对于重大合同，分管领导应组织相关部门进行专题研究，提出决策建议。4.总经理应根据公司整体利益和战略规划，对合同进行最终审批。总经理审批通过后，合同方可签订。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由合同承办人代表公司与对方签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同专用章，并按照规定的程序进行盖章。2.合同签订时，合同承办人应确保合同双方当事人签字（或盖章）齐全，合同份数符合要求。合同签订后，合同承办人应及时将合同副本提交给合同管理部门备案。3.对于金额较大、履行期限较长、涉及重要业务的合同，公司可考虑聘请法律顾问或专业律师进行见证或提供法律意见。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，合同承办部门应及时组织合同交底会议，向相关部门和人员传达合同主要内容和履行要求。2.合同交底内容包括：合同的基本情况、双方权利义务、履行期限、质量标准、价款支付方式、违约责任等。3.通过合同交底，使相关部门和人员明确各自在合同履行中的职责和任务，确保合同顺利履行。（二）履行跟踪1.合同承办人应负责合同的日常履行跟踪，及时掌握合同履行情况，并定期向合同管理部门报告。2.合同履行跟踪内容包括：合同执行进度、质量情况、价款支付情况、对方履约情况等。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行中的问题。对于重大合同履行问题，应及时报告公司领导，并采取有效措施加以解决。（三）变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办人应及时与对方协商，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等，并按照合同签订的审批程序进行审批。3.合同变更后，合同承办人应及时将变更协议副本提交给合同管理部门备案，并通知相关部门和人员。（四）终止管理1.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，合同承办人应及时与对方办理终止手续，并签订书面终止协议。2.终止协议应明确终止的原因、双方权利义务的清理情况等。3.合同终止后，合同承办人应及时将终止协议副本提交给合同管理部门备案，并对合同履行情况进行总结和评估。五、合同档案管理（一）档案建立1.合同管理部门应建立合同档案管理制度，对合同的签订、履行、变更、终止等全过程资料进行收集、整理、归档。2.合同档案应包括合同文本、审批文件、谈判记录、履行记录、变更协议、终止协议等相关资料。3.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类编号，便于查询和管理。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。合同档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，并定期对档案进行检查和清理。3.对于电子合同档案，应采取安全可靠的存储方式，并进行备份，防止数据丢失。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复印、拍照、涂改、损毁档案资料。如需复印相关资料，应经合同管理部门负责人批准。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并严格遵守档案查阅规定。六、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强对合同签订、履行过程的管理，及时发现和解决潜在的合同纠纷问题。2.合同承办人在签订合同前，应对对方的主体资格、信用状况等进行充分调查，避免与信誉不佳的单位签订合同。3.在合同履行过程中，合同承办人应严格按照合同约定履行义务，及时与对方沟通协调，避免因自身原因引发合同纠纷。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办人应及时向合同管理部门报告，并积极采取措施进行协商解决。2.合同管理部门应组织相关人员对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷解决方案，并报公司领导批准。3.对于协商不成的合同纠纷，公司可根据具体情况选择通过仲裁或诉讼等方式解决。在纠纷处理过程中，公司应积极收集证据，维护自身合法权益。（三）纠纷总结1.合同纠纷处理完毕后，合同管理部门应组织相关人员对纠纷处理情况进行总结分析，查找纠纷产生的原因，总结经验教训。2.根据纠纷总结情况，合同管理部门应提出改进措施和建议，完善合同管理制度和工作流程，防止类似纠纷再次发生。七、监督与考核（一）监督检查1.公司建立合同管理监督检查制度，定期对各部门合同管理情况进行监督检查。2.监督检查内容包括：合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改情况应及时反馈给合同管理部门。（二）考核评价1.公司将合同管理工作纳入各部门绩效考核体系