采购部门供应商管理办法

采购部门供应商管理办法一、目的与适用范围（一）目的规范公司采购活动中供应商的全生命周期管理，提升供应链稳定性与效率，保障采购物资及服务的质量、成本合理性，同时防范合作风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司采购部门在物资采购、服务外包等活动中涉及的所有供应商（含潜在、合作中及终止合作的供应商）。公司各部门在采购相关工作中涉及供应商管理的环节，均需遵循本办法。二、管理职责划分（一）采购部门作为供应商管理的主导部门，负责供应商的信息收集、准入审核、合作协调、评估组织及退出管理；建立并维护供应商信息库，动态更新供应商资料；根据采购需求筛选、推荐合适供应商，牵头处理合作中的争议与问题。（二）质量检验部门参与供应商准入的质量体系审核，负责对到货物资或服务成果进行质量检验，提供质量相关的评估数据；对供应商的质量问题提出整改要求及处理意见。（三）使用部门从实际需求角度对供应商的产品适用性、服务匹配度进行评价，参与供应商准入的实地考察及评估工作；反馈使用过程中发现的问题，提出优化建议或更换需求。（四）财务部门审核供应商的财务资质（如纳税情况、信用记录），监督采购付款流程的合规性；从成本角度分析供应商报价的合理性，提供财务相关的评估依据。三、供应商分类管理根据供应商的行业属性、合作深度、供应能力及战略重要性，将供应商分为四类，实施差异化管理：（一）战略供应商与公司存在长期战略合作关系，供应核心物资或关键服务、对公司业务连续性影响重大的供应商。需签订长期合作协议，享受优先排产、技术协同等支持；采购部门每年度开展战略复盘，深化合作机制。（二）优先供应商供应重要物资或服务、质量稳定、交货及时、合作记录良好的供应商。采购部门在同等条件下优先选择其产品，每半年评估合作效果，推动其向战略供应商升级。（三）普通供应商供应常规物资或服务、满足基本采购需求的供应商。采购部门通过比价、竞价等方式控制采购成本，每季度评估其服务质量，淘汰表现不佳者。（四）临时供应商因突发需求、应急采购或试产试用产生的短期合作供应商。合作期限原则上不超过单次采购周期，需严格审核准入条件；合作结束后评估其表现，优秀者可转入普通供应商池。四、供应商准入管理（一）准入条件1.资质要求：具备合法有效的营业执照、生产/经营许可证（如需）、质量体系认证（如ISO系列）等基础资质；特殊行业（如食品、医疗）需提供行业专项资质证明。2.供应能力：证明产能、仓储、物流配送能力可满足公司采购需求，提供近一年同类产品的销售案例或产能报告。3.质量保障：建立完善的质量管控体系，提供产品质量标准、检验流程及售后保障方案；近三年内无重大质量事故记录。4.信用与财务：无失信被执行人记录，纳税信用等级良好（如B级及以上），财务状况稳定，无连续亏损或债务危机风险。（二）准入流程1.申请与初审：供应商通过邮件、平台填报或线下提交准入申请及相关资料，采购部门3个工作日内完成资料完整性与合规性初审，不符合者退回并说明原因。2.实地考察（按需）：对战略、优先供应商及高价值采购的潜在供应商，采购部门联合质量、使用部门开展实地考察，重点核查生产环境、设备工艺、质量管控流程，形成考察报告。3.评审与准入：采购部门组织跨部门评审（成员含质量、使用、财务代表），根据资质、能力、报价等维度评分，得分≥80分（百分制）者纳入供应商信息库，分配供应商编码，正式开展合作。五、供应商评估管理（一）评估周期战略供应商：每年一次全面评估，每季度一次动态跟踪。优先供应商：每半年一次全面评估，每月一次数据收集。普通供应商：每季度一次全面评估，每两周一次数据收集。临时供应商：合作结束后7个工作日内完成评估。（二）评估指标1.质量指标：到货合格率、质量问题响应速度、整改完成率。2.交货指标：按时交货率、订单响应时间、紧急订单满足率。3.服务指标：售后响应时效、技术支持能力、问题解决满意度。4.成本指标：报价合理性（与市场均价对比）、成本下降配合度（如年度降价承诺）。5.合规指标：资质有效性、合同履约率、廉洁合作记录。（三）评估流程与应用1.数据收集：采购部门联合各相关部门，通过系统记录、检验报告、使用反馈等渠道收集评估数据，确保数据真实可追溯。2.评分与等级：采用百分制评分，根据得分划分等级：90分及以上为“优秀”，80-89分为“良好”，70-79分为“合格”，69分及以下为“不合格”。3.结果应用：优秀供应商：优先获得新订单、参与战略项目，给予付款周期缩短、年度评优等激励。良好供应商：维持合作，针对性提出优化建议，推动其向优秀升级。合格供应商：下达整改通知书，限期（一般为1个月）提交整改方案并验证效果，整改后仍不合格则启动退出流程。不合格供应商：直接启动退出流程，列入供应商黑名单，限制未来合作。六、供应商合作管理（一）日常沟通机制采购部门指定专人对接供应商，建立月度沟通会议（战略供应商）或季度沟通会议（优先、普通供应商），及时传递需求变化、质量反馈，协调解决合作问题；临时供应商通过邮件、即时通讯工具保持沟通。（二）订单与交付管理1.采购订单需明确物资/服务规格、数量、交货时间、质量标准、验收方式等核心条款，双方签字确认后生效。2.供应商需在订单约定时间内反馈排产/服务计划，如遇不可抗力需延迟交货，需提前2个工作日书面通知采购部门并协商解决方案。3.到货后，采购部门联合质量、使用部门按订单标准验收，合格后办理入库或服务确认；不合格品按合同约定退换货或索赔。（三）质量与风险管控1.质量部门定期向采购部门反馈供应商质量数据，对连续3次到货合格率低于95%的供应商，启动专项整改，整改期间暂停新订单。2.采购部门联合法务部门，对供应商的合规风险（如知识产权纠纷、环保违规）进行动态监测，发现风险及时介入处理，必要时终止合作。（四）付款管理财务部门根据合同约定及验收结果，在收到合规发票后按流程付款；对优秀供应商可申请预付款或缩短付款周期，对存在质量、交货问题的供应商，暂停付款直至问题解决。七、供应商退出管理（一）退出情形1.强制退出：供应商出现重大质量事故、恶意违约、商业贿赂、失信被执行等严重违规行为，或连续两次评估不合格且整改无效。2.主动退出：供应商因自身战略调整、产能不足等原因提出终止合作，需提前30天（战略供应商需提前90天）书面通知采购部门。3.自然退出：临时供应商合作期满且无续约需求，或普通供应商连续12个月无采购订单。（二）退出流程1.通知与协商：采购部门向供应商下达退出通知，明确退出原因、时间节点及清算要求；如涉及未结订单或款项，双方协商解决方案。2.清算与交接：完成剩余订单交付、质量验收、款项结算等工作，回收公司提供的技术资料、标识标牌等资产，办理供应商编码注销手续。3.资料归档与黑名单管理：采购部门将供应商退出资料归档，对强制退出的供应商列入黑名单，5年内