工程部规范档案管理制度

PAGE工程部规范档案管理制度一、总则（一）目的为加强工程部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工程部所有档案的管理，包括但不限于工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件、工程变更文件、技术资料、设备资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：工程部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映工程实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集与工程相关的各类文件资料，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善工程部档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平。5.指导和监督各部门的档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，做好档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化和标准化。3.妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.按照规定及时提供档案查阅、借阅服务，做好登记和催还工作。5.定期对档案进行统计和分析，为档案管理决策提供依据。（三）各部门职责1.负责本部门工程文件资料的收集、整理和移交工作，确保文件资料的齐全、完整。2.按照档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.施工过程文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。3.竣工验收文件：包括工程竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。4.工程变更文件：包括工程变更申请、变更审批文件、变更后的施工图纸等。5.技术资料：包括工程技术规范、标准图集、施工工艺标准等。6.设备资料：包括设备采购合同、设备安装说明书、设备调试报告、设备运行记录等。7.其他与工程相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、准确收集。2.收集的文件资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于重要文件资料，应进行备份或复制，以防原件丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件资料之间的有机联系。2.按照文件资料的类别、时间顺序进行分类整理，便于查找和利用。3.同一类文件资料应按照重要程度、时间先后等顺序排列。（四）整理方法1.分类：将收集到的文件资料按照工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件、工程变更文件、技术资料、设备资料等类别进行分类。2.编号：对每一类文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、文件名称、日期、来源等信息，以便快速查找和检索档案。4.装订：对纸张较大或较薄的文件资料进行装订，确保文件资料的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。3.对符合归档要求的档案，应及时进行归档，并按照档案管理制度的要求进行分类存放。（二）保管期限1.工程前期文件、工程变更文件、竣工验收文件等重要档案应永久保存。2.施工过程文件、技术资料、设备资料等档案的保管期限应根据工程性质和实际需要确定，一般不少于[X]年。（三）保管方式1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应采用密集架、档案柜等方式进行存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查时应填写档案清查登记表，对清查中发现的问题及时进行处理。3.对破损、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司主管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅时应指定专人陪同，并按照档案管理部门的要求进行查阅。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如有问题应及时处理。（三）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理部门应按照规定的格式和数量进行复制，并在复制件上加盖档案管理部门印章。3.复制档案应严格遵守保密规定，不得将复制件提供给无关人员。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行科学鉴定，确定档案是否需要继续保存或销毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案目录和相关文件资料，了解档案的形成背景、内容和利用情况。2.对档案进行逐卷审查，判断档案的保存价值。3.征求相关业务部门和人员的意见，综合考虑档案的实际利用需求。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经公司主管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，确保档案彻底销毁。3.销毁档案时应填写档案销毁登记表，记录销毁档案的名称、数量、日期等信息，监销人员和销毁人员应签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录和检索工具中注明，并将相关信息进行备份。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立工程部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的快速检索、查询和利用，为公司决策提供及时、准确的档案信息支持。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、内容摘要等录入档案管理信息系统，实现档案信息的电子化存储。3.档案检索与利用：利用档案管理信息系统的检索功能，快速查找和获取所需档案信息，并提供在线借阅、下载等服务。4.系统维护与管理：定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据安全。（三）信息化安全管理1.建立档案信息安全管理制度，明确档案信息安全管理的责任和要求。2.采取数据备