信息化手段下全面预算管理发展探讨

信息化手段下全面预算管理发展探讨1实施背景1.1预算填报环节信息系统上线前，财务部每年按时间节点组织各部门利用Excel表进行预算填报工作，数据通过邮件传递至各审批环节，财务部利用Excel表进行汇总，如果不符合公司整体目标，就组织各部门重新调整预算，若符合，经会议讨论通过后下达。这样不仅造成财务部门数据汇总工作量大，而且容易出现技术性错误，且各环节审批人员不能在第一时间掌握相关数据，影响审批时效。1.2预算控制及分析环节本公司的外地分公司和项目部由总部统一进行财务核算，由于地域关系，外地员工需将原始单据送至总部，财务审核通过后记账，时间跨度较长，造成记账滞后，不能真实反映公司当期成本费用，影响决策者做出科学判断。每月末，财务部会将手工统计的各部门预算执行情况表发给各部门主任和分管领导，了解本部门预算执行情况。但由于无预算信息化系统作为支撑，报销人和审批人在报销或审批时无法事先得知是否有预算外费用、是否超预算费用，信息滞后，经常出现费用已报销。在月末出具部门预算执行情况表时，才发现部分费用已超预算，无法真正做到成本费用预算的事前、事中控制。预算编制环节效率低下，影响员工士气；实际执行情况缺乏监控机制，不能及时为经营决策出具分析报告；预算不能随实际情况及时调整，使管理层对预算数据缺乏信心。这些情况制约全面预算管理水平的提升，因此，公司决定借助信息化产品提升全面预算管理水平。2实施效果在公司领导大力支持、各部门员工积极参与下，经过一年的实施及试运行，将预算编制、执行控制、预算分析、预算变更及预算考核等一整套全面预算管理体系预制到信息化产品中，效果良好。2.1完善全面预算管理基础工作信息系统建设工作的开展，进一步完善预算管理制度和报销管理制度，规范统一预算指标及表格体系，将预算编制报表按部门、权限分配给相关部门，报表上报流程预制到系统中，使预算管理流程、编制内容、部门职责更加清晰，并对全体员工进行全面预算管理理念的宣传，及各预算指标的详细解释，为顺利完成全面预算管理信息化实施工作奠定坚实基础。2.2及时准确传递预算编制数据，提升工作效率实现所有预算报表在线填报、在线审核的功能，能自动提取历史数据和计算相关数据的增减比率，自动汇总相关查询报表，形成各类财务分析报表，减轻财务人员汇总数据的工作量，并保证数据的准确性。各审批环节能按权限及时查看相关填报信息，大大提高预算审批效率。2.3加强预算执行控制力度，保证公司目标实现根据公司备用金管理办法和报销管理办法的相关规定，将借款、各类报销事项流程预制到系统中，和预算管理办法有机结合，落实公司财务各项管理规定。所有支出事项均要求在线填报，部分以前需要手工计算的报销事项（比如，差旅费），报销人员只需选择报销标准，系统会自动计算出相应报销金额，减轻填报人的计算工作，并保障正确率。各环节审核人在线审批，查看单据的同时，也能查看部门该费用的执行率，实现即时查询和实时控制的目的。超标费用的开支，需要在线填写事前呈批单，方能报销。比如，超标准的差旅费，必须事前填写“超标费用申请单”，领导审批通过后，方能执行。报销时，必须关联审批通过的事前呈批单，方能提交单据，否则无法报销。结合公司实际，制定预算年度刚性、月度柔性提醒的控制原则。报销人员在线填写相关单据后提交，若超过月度预算，系统会柔性提醒，辅助报销人员和审核人员判断费用合理性。若超过年度预算，系统会提示超刚性，且不能进行下一步流程。此时，部门需要在线提交预算变更申请，经层层审批，最终经预算管理委员会所有成员审批通过生效后，方能报销。外地分公司和项目部报销事项在线填报后，锁定此费用，计入本部门预算在途数。以上措施，加强支出事项的事前监督力度，解决预算执行数据滞后性的问题，实现及时、准确获取预算执行数据，使预算管理事中控制得到真正落实。同时，也增强预算执行的刚性控制，加强预算变更的严肃性，促进部门编制预算的准确性。2.4预算分析及时准确，辅助高层进行决策报销类事项的预算实际数从系统中直接获取，但有部分不属于报销事项的实际数，比如：营业收入、收费、折旧和摊销等事项，实际数由财务每月末通过Excel表导入，故系统中各部门分析报表的预算指标包含公司所有的预算指标，能全面、即时反映各部门和公司整体实际情况。通过个性化分析报表，能及时获取预算执行情况。各部门预算人员、部门主任和分管领导通过查看预算执行情况分析报表，能即时、准确获取本部门所有预算项的执行情况，包括年初预算、预算调整、已执行金额，剩余额等数据，同时，也能查询到每笔单据的具体信息。监控预警以仪表盘的形式展现，直观、即时地呈现部门关注的主要预算指标的执行情况。管理驾驶舱以图、表的形式向领导层展现公司整体预算执行情况。领导通过分析报表，准确掌握第一手数据，利于管理者做出科学合理的决策，优化资源配置，提高公司经营业绩。2.5预算考核结果及时，调动员工积极性将公司预算考核方法预制到系统，每个考核期结束，各部门相关人员能在系统中查询到本部门的考核结果。调动员工参与性和积极性，激励员工共同努力，确保战略目标的最终实现。2.6员工成本意识增强，降本增效成果显著2014年初，系统上线试运行，财务部组织全员学习全面预算管理理念，进行系统培训，使员工树立全面预算管理工作的“全员”意识。编写并《全面预算管理系统操作管理暂行办法》，规范系统操作流程和各操作人员的权利及义务。一年来运行平稳，员工成本费用控制意识明显增强，费用控制效果显著。2014年，成本费用总额较上年下降13％，公司重点管控指标较上年有较大程度的下降，提升公司盈利能力。3结语全面预算管理信息系统的上线运行，使本公司全面预算管理得以深入应用。一方面，增强公司员工的全面预算管理意识，促进各部门的沟通协作，加强业务的事前、事中和事后风险控制；另一方面，实现预算数据的实时控制和分析，