工程项目管理教学课件(共12单元)NO12工程建设项目信息管理

第12章

工程建设项目信息管理12.1工程建设项目信息管理概述12.1.1项目中的信息流1）工作流2）物流3）资金流4）信息流1.工程建设项目实施中的流动过程及其相互关系12.1工程建设项目信息管理概述12.1.1项目中的信息流1）项目与外界的信息交换2）项目内部的信息交换2.工程上的信息交换过程12.1工程建设项目信息管理概述12.1.2项目中的信息1.信息的种类（1）项目基本状况的信息。（2）现场工程实施的信息。（3）各种指令、决策方面的信息。（4）其他信息。12.1工程建设项目信息管理概述12.1.2项目中的信息2.信息的基本要求（1）适用性，专业对口。（2）准确性、可靠性，反映实际情况。（3）及时提供。（4）简单明了，便于理解。12.1工程建设项目信息管理概述12.1.3信息管理的作用和任务1.信息管理的作用（1）使上层决策者能及时、准确地获得决策所需的信息。（2）实现组织成员之间的高度协调。（3）能有效地控制和指挥项目的实施。12.1工程建设项目信息管理概述12.1.3信息管理的作用和任务1.信息管理的作用（4）让外界和上层组织了解项目实施状况，更有效地获得各方对项目实施的支持。（5）在项目组织中，实现信息资源的共享，消除组织中的信息孤岛现象，防止信息堵塞。信息的共享能提高管理效率。12.1工程建设项目信息管理概述12.1.3信息管理的作用和任务2.项目信息管理的主要任务（1）建立项目信息管理系统，设计项目实施和项目管理中信息流与信息描述体系。（2）在项目实施过程中通过各种渠道搜集信息，如现场调查问询、观察、试验，阅读报纸、杂志和书籍等。12.1工程建设项目信息管理概述12.1.3信息管理的作用和任务2.项目信息管理的主要任务（3）项目信息的加工处理。（4）项目信息的传递。（5）信息的储存和文档管理工作。12.2项目管理信息系统12.2.1项目管理信息系统概述在项目管理中，管理信息系统是将各种管理职能和管理组织相互沟通并协调一致的神经系统。项目管理信息系统是由项目的信息、信息流通和信息处理等各方面综合而成的，包括项目实施过程中信息管理的组织（人员）、相关的管理规章、管理工作流程、软件、信息管理方法（如储存、沟通和处理方法），以及各种程序和信息的载体等12.2项目管理信息系统12.2.1项目管理信息系统概述（1）在项目进程（包括前期策划、设计和计划过程实施过程）中，不断搜集项目实施状况和环境的信息，特别是项目实施状况的原始资料和各种数据。（2）对数据进行整理，得到各种报告。（3）对数据进行分析研究并得到供决策的信息。12.2项目管理信息系统12.2.1项目管理信息系统概述（4）将项目的实施状况和环境状况的信息作为对项目实施过程调整的决策，发出指令，或调整计划，或协调各方的关系，以控制项目的实施过程。12.2项目管理信息系统12.2.2项目管理信息系统的建立过程1.信息的需要（1）分析项目相关者各方及社会其他方在项目实施过程中的各个阶段的信息需求，并考虑如何及时地将信息提供给他们。（2）项目组织的各个层次和各个职能部门的信息需求是按照其在组织系统中的职责、权利和任务设计的，12.2项目管理信息系统12.2.2项目管理信息系统的建立过程1.信息的需要即其要完成工作、行使权利所需要哪些信息，当然其职责还包括对其他方提供信息。（3）不同层次的管理者对信息的内容、精度和综合性有不同的要求。12.2项目管理信息系统12.2.2项目管理信息系统的建立过程2.信息的搜集和加工1）信息的搜集2）信息的加工12.2项目管理信息系统12.2.2项目管理信息系统的建立过程3.编制索引和存储，建立文档系统1）信息存档的有关规定2）信息载体12.2项目管理信息系统12.2.2项目管理信息系统的建立过程4.信息的使用和传递渠道1）信息使用的目的2）信息的使用权限12.2项目管理信息系统12.2.2项目管理信息系统的建立过程5.信息搜集和保存信息的搜集和保存，以及传递过程中组织责任的落实，必须由专门人员负责，并将其作为项目管理系统的一部分。12.2项目管理信息系统12.2.3项目管理信息系统总体描述1.项目管理信息系统的总体结构项目管理信息系统的总体结构描述了项目管理信息的子系统构成。例如，某工程项目管理信息系统由编码子系统、合同管理子系统、物资管理子系统、财会管理子系统、成本管理子系统、设计管理子系统、质量管理子系统、组织管理子系统、计划管理子系统、文档管理子系统等构成。12.2项目管理信息系统12.2.3项目管理信息系统总体描述2.项目参与者之间的信息流通项目的信息流就是信息在项目参与者之间的流通，通常与项目的组织形式相关。信息系统中，每个参与者均为信息系统网上的一个节点。他们都负责具体信息的搜集（输入）传递（输出）和处理工作。项目管理者要具体设计这些信息的内容、结构、传递时间和准确程序等。12.2项目管理信息系统12.2.3项目管理信息系统总体描述3.项目管理职能之间的信息流通项目管理系统是一个非常复杂的系统。它由许多子系统构成，可以建立各个项目管理信息子系统。例如，在计划管理工作流程中，可以认为它不仅是一个工作流程，而且反映了一个管理信息的流程，反映了各个管理职能之间的信息关系；每个节点不仅表示各个项目管理职能的工作，而且代表着一定的信息流通过程。12.2项目管理信息系统12.2.3项目管理信息系统总体描述4.项目实施过程的信息流通项目实施过程中的工作程序既可表示项目的工作流，又可以从一个侧面表示项目的信息流。它涵盖了各工作阶段的信息输入、输出和处理过程及信息的内容、结构、要求、负责人等。按照项目生命期过程，项目管理还可以划分为可行性研究信息子系统、计划管理信息子系统、施工管理信息系统等。12.3工程项目报告系统12.3.1工程项目中报告的种类（1）日常报告。日常报告是有规律地报告信息，按控制期、里程碑事件、项目阶段提出报告，按时间可分为日报、周报、月报、年报及主要阶段报告等。（2）针对项目工作结构的报告，如工作包、子项（标段）、整个工程项目报告。12.3工程项目报告系统12.3.1工程项目中报告的种类（3）专门内容报告，即为项目管理决策提供专门信息的报告，如质量报告、成本报告和工期报告。（4）特殊情况的报告，常用于宣传项目取得的特别成果，或是对项目实施中发生的一些问题进行特别的评述如风险分析报告、总结报告、特别事件报告、比较报告等12.3工程项目报告系统12.3.2工程项目中报告的作用（1）作为决策的依据，通过报告可以使人们对项目计划和实施状况及目标完成程度深入了解，由此可以预测未来，使决策迅速且准确。报告首先是为决策服务的，特别是上层的决策；但报告的内容仅反映过去的情况，在时间上是滞后的。（2）用来评价项目，评价过去的工作及阶段成果。12.3工程项目报告系统12.3.2工程项目中报告的作用（3）总结经验，分享项目中的问题，特别是在每个项目阶段结束后、整个项目结束时都应有一个内容详细的分析报告，以保证持续的改进。（4）通过报告激励各参与者，让其了解项目成果。（5）提出问题，解决问题，安排后期的计划和为项目的后期工作服务。12.3工程项目报告系统12.3.2工程项目中报告的作用（6）预测将来情况，提供预警信息。（7）作为证据和工程资料。（8）公布信息。12.3工程项目报告系统12.3.3工程项目报告的要求（1）与目标一致。报告的内容和描述必须与目标一致，主要说明目标的完成程度和围绕目标存在的问题。（2）符合特定的要求。这里包括各层次的组织成员对项目信息需要了解的程度。12.3工程项目报告系统12.3.3工程项目报告的要求（3）规范化、系统化。在管理信息系统中应完整定义报告系统结构和内容，对报告的格式、数据结构进行标准化，并在项目中要求各参与者采用统一形式的报告。（4）真实有效。应确保工程项目报告的真实性、有效性和完整性。12.3工程项目报告系统12.3.3工程项目报告的要求（5）清晰明确。应确保项目内容完整、清晰，不模棱两可，各类人员均能正确接收并完整理解，尽量避免造成理解和传输过程中的错误。（6）报告的侧重点要求。报告通常包括概况说明、重大的差异说明、主要的活动和事件的说。12.3工程项目报告系统12.3.4工程项目报告的形成（1）罗列项目过程中应有的各种报告并系统化。（2）确定各种报告的形式、结构、内容、数据、信息采集和处理方式，尽量标准化。12.4工程项目文档管理12.4.1文档管理概述（1）系统性。（2）各文件应有单一标志，能够互相区别，这通常是通过编码实现的。（3）文档管理责任的落实，即应有专门的人员或部门负责资料管理工作。1.文档管理的要求12.4工程项目文档管理12.4.1文档管理概述文档管理需要确定的要素如图12-7所示。即谁负责资料工作，什么资料，针对什么问题，什么内容和要求，何时收集、处理资料，向谁提供资料。2.文档管理需要确定的要素12.4工程项目文档管理12.4.1文档管理概述2.文档管理需要确定的要素12.4工程项目文档管理12.4.1文档管理概述（1）企业保存的关于项目的资料。（2）项目集中管理的文档。（3）各部门专用的文档。3.文档的形式内容性数据是资料的实质性内容，如施工图纸上的图、信件的正文等。其内容丰富，形式多样，通常有一定的专业意义，在项目过程中可能发生变更。12.4工程项目文档管理12.4.2项目文件资料的特点1.内容性数据为了方便资料的编目、分解、存档、查询，必须对各种资料进行说明和解释，通过一些特征加以区别。该内容一般在项目过程中不改变，由文档管理者设计，如图标、各种文件说明、文件的索引目录等。12.4工程项目文档管理12.4.2项目文件资料的特点2.说明性数据12.5项目管理中的软信息12.5.1软信息概述前面所述的在项目系统中运行的一般都可定量化的可量度的信息，如工期、成本、质量、人员投入、材料消耗、工程完成程度等，可以用数据表示，可以写入报告中，通过报告和数据即可获得信息，了解情况。12.5项目管理中的软信息12.5.2软信息的作用软信息在管理决策和控制中起着很大的作用，这是管理系统的特点。它能更快、更直接地反映深层次的、根本性的问题。它也有表达能力，主要是对项目组织、项目参与者行为状况的反映，能够预见危机，可以说它对项目未来的影响比硬信息更大。12.5项目管理中的软信息12.5.3软信息的特点（1）软信息尚不能在报告中反映或完全正确地反映（尽管现在强调在报告中应包括软信息），缺少表达方式和正常的沟通渠道。所以只有管理人员亲临现场，参与实际操作和小组会议时才能发现并收集到软信息。（2）因为软信息无法准确地描述和传递，所以其状况只能各自领会，仁者见仁、智者见智，不确定性很大这便会导致决策的不确定性。12.5项目管理中的软信息12.5.3软信息的特点（3）软信息由于很难表达，不能传递，很难进入信息系统，因而软信息的使用是局部的。真正有决策权的上层管理者（如业主、投资者）由于不具备条件（不参与实际操作），无法获得和使用软信息，因而容易造成决策失误。12.5项目管理中的软信息12.5.3软信息的特点（4）软信息目前主要通过非正式沟通来影响人们的行为。例如，对项目经理的作风有意见和不满而互相诉说，以软抵抗对待项目经理的指令、安排。（5）对软信息必须通过模糊判断、思考来处理，常规的信息处理方式是不适用的。12.5项目管理中的软信息12.5.4软信息的获取（1）观察。通过观察现场及人们的举止、行为、态度，分析其动机，分析组织状况。（2）正规地询问、征求意见。（3）闲谈、非正式沟通。（4）要求下层提交的报告中必须包括软信息内容并定义其说明范围。12.5项目管理中的软信息12.5.5软信息需要解决的问题（1）在项目管理中，分析软信息的范围和结构，即有哪些软信息因素及它们之间有什么联系，进一步将它