合同借出与借阅管理操作流程标准

合同借出与借阅管理操作流程标准一、目的与适用范围为规范企业合同借出与借阅行为，保障合同文本的安全性、完整性，提升合同使用效率，维护企业合法权益，特制定本操作流程标准。本标准适用于企业各部门及所属单位的合同借阅管理工作，涵盖纸质合同与具有同等效力的电子合同借阅（电子合同借阅需遵循企业电子档案管理规范）。二、借阅申请借阅人应结合实际工作需求，填写《合同借阅申请表》（附件1），明确标注借阅合同的编号、名称、借阅目的（需与工作直接相关，如业务核对、纠纷处理、审计配合等）、预计归还日期。若借阅内容涉及商业秘密、客户隐私或核心条款，需另附《合规使用说明》，详细说明使用场景及保密措施。申请方式分为两类：常规申请：通过企业OA系统提交电子申请，同步上传申请表及说明文件；线下申请：填写纸质申请表，经部门负责人签字确认后，提交至合同管理岗。三、审批流程审批权限与流程根据合同重要性及借阅内容分级处理：（一）核心合同（如战略合作协议、大额采购/销售合同）借阅申请需经部门负责人、法务岗、分管领导三级审批。法务岗需重点审核借阅用途的合规性，分管领导需确认是否涉及重大风险。（二）常规合同（如日常服务合同、小额采购合同）由部门负责人审批，重点核查借阅需求与岗位职责的关联性。审批时限：各级审批人应在1个工作日内完成审核，逾期未反馈且无合理说明的，申请自动流转至下一环节（或视为默认同意，具体以企业制度为准）。四、合同借出合同管理员收到审批通过的申请后，按以下步骤操作：1.信息核对：确认申请表、审批单与待借阅合同的编号、版本一致，检查合同原件（或电子合同载体）的完整性（无缺页、涂改、破损）。2.登记备案：填写《合同借阅登记薄》，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、合同信息（编号、名称、份数）、预计归还日期、使用地点（如需外出）。3.交接确认：借阅人现场核对合同内容后签字确认；电子合同借阅需通过企业加密系统授权，同步记录授权时间、操作日志。特殊情况处理：若借阅人需携带合同外出（如异地谈判、诉讼出庭），需额外登记外出地点、随行人员及应急联系人，并由部门负责人签署《外出借阅责任书》。五、归还与复检（一）按时归还借阅人应在预计归还日期前，将合同交还至合同管理岗。若因工作需要确需延期，需提前1个工作日提交《延期申请》，说明原因并经原审批人同意，延期时长原则上不超过3个工作日。（二）归还检查合同管理员接收时，需逐项检查：纸质合同：是否缺页、有无新增涂改/标注、装订是否完好；电子合同：授权是否已解除、载体（如U盘）是否无病毒/损坏。确认无误后，在《登记薄》标注归还时间，借阅人签字确认。（三）逾期处理无合理理由逾期的，合同管理岗应：1.向借阅人发送《催还通知》，要求24小时内归还并提交书面说明；2.逾期超过3个工作日的，将情况反馈至借阅人部门负责人，纳入员工合规考核（具体扣分标准参照企业绩效考核制度）。六、归档与记录管理1.合同归档：归还的合同应按原编号、类别归位，电子合同需同步更新台账，确保“一物一码”可追溯。2.记录保存：《借阅申请表》《登记薄》《延期申请》等纸质记录需存档至少3年，电子记录永久备份，存档路径需符合企业档案管理规范（如加密服务器、指定云盘）。七、监督与责任追究（一）日常监督合同管理岗每月抽查借阅记录，核对合同状态与登记信息；行政部联合法务部每季度开展全面审计，重点检查高风险合同的借阅轨迹。（二）违规处理若发现以下行为，视情节轻重追责：1.私自复制、泄露合同内容：移交法务部处理，情节严重的追究法律责任；2.故意损坏、丢失合同：责令赔偿损失（参照合同拟定成本或实际损失），并扣减绩效分；3.伪造审批、虚假申请：给予记过及以上处分，取消当年评优资格。八、注意事项1.保密义务：借阅人需对合同内容严格保密，不得向无关人员透露，禁止在公共网络、非授权设备存储合同信息。2.特殊借阅：因突发诉讼、监管检查等紧急情况需借阅的，可先通过电话/企业通讯工具请示审批人，24小时内补全书面申请及审批手续。3.禁止行为：严禁涂改、删减合同条款，严禁将合同用于非工作目的（如商业交易、个人事务）。九、附则1.本标准自发布之日起实施，原有规定与本标准冲突的，以本标准为准。2.本标准由行